以利用和服務為導向管理高校美術院系教學檔案

狄岱岳 黃紅霞

（1湖南理工學院 美術學院；2湖南理工學院 信息學院，湖南 岳陽 414006）

教學檔案管理是高校美術院系教育管理的重要組成部分，它是一項長期性、重要性、基礎性工作，更是衡量其教學與管理和其他各項工作水平的重要標志之一。由于高校美術院系招生規模持續保持高位，其教學檔案數量也在成倍增加，這就對高校美術院系教學檔案管理提出了更高的任務和要求。相對美術專業院系而言，其他學科專業院系的教學檔案管理更容易。由于美術專業的獨特性，大量的專業教學檔案信息不斷產生和形成，這就決定了其教學檔案載體的多樣性。在這種形勢下，做好高校美術院系教學檔案管理工作，提高院系管理水平，才能為院系的各項教學改革與研究提供保障，才能更好地為院系的建設和發展提供服務。

一、高校美術院系教學檔案的內涵

高校美術院系教學檔案是在專業教學過程中形成的檔案材料，是美術院系教學活動、實踐環節、教研教改和教學管理過程的歷史記錄，能夠體現出美術院系的教學質量水平，真實地記錄教學工作的內容、方法和效果，是美術院系對教師進行考核獎勵的重要依據，更是檢驗院系教學水平、辦學實力、管理能力等最原始、最有效的信息資源。科學、系統、規范的教學檔案，在院系的改革、建設和發展中，以其獨特的形式扮演著重要的角色，對強化教學管理、促進教學改革、提高育人質量發揮著重要的作用。

二、高校美術院系教學檔案的特點

1.專業的特殊性。美術院系的專業培養目標和培養要求相對其他學科專業有其自身的特殊性，課程設置、教學安排、作業的形式和要求等都有別于其他學科。

2.周期的時序性。教學檔案是隨著教學活動時間的變化而不斷形成和產生的過程材料和總結材料，高校美術院系的教學活動一般以學期或者學年為一個周期，從計劃到實施、從檢查到總結都有很強的時序性和周期性。因此，教學檔案的歸類整理應該按照這一周期性的規律來建構。

3.信息的廣泛性。隨著藝術學在國務院學位委員會和教育部新修訂的《學位授予和人才培養學科目錄(2011年)》中成為新的第13個學科門類，設置的學科專業更多，檔案信息也就更加廣泛。

4.形式的多樣性。繪畫專業的作業多為直觀的藝術作品，設計專業兼平面作品、電子作業、制作實物、影像視頻等諸多有價值的檔案資料。

三、高校美術院系教學檔案的分類

高校美術院系的教學檔案應該按照大類、屬類進行科學合理的立卷分類，堅持真實性、系統性、實用性三大原則，依據檔案形成的時間周期進行編號整理歸檔。高校美術院系的教學檔案具體內容包括：

教學文件管理：各級教學管理文件、會議資料、教師個人教學檔案等。

教學研究改革：教研活動、教改項目、質量工程項目等。

教學基本建設：隊伍建設、專業建設、課程建設、教材建設、基地建設、教研室建設等。

教學運行管理：常規教學管理、學籍管理、考務管理、實踐教學環節等。

教學質量監控：各級各類評估、教學督導、教學檢查、教學評價、教學獎勵等。

學科專業競賽：教學競賽、專業技能競賽、職業技能競賽等。

四、對加強高校美術院系教學檔案建設與管理的思考

1.提高檔案工作的認識。教學檔案管理是一項默默無聞、專為他人“鋪路”、充當配角的服務性工作，但是教學檔案能夠為教學工作和教學計劃提供依據和借鑒，能夠為教學實踐和教學研究提供信息平臺，能夠為教學評估提供有力的支撐。有些高校院系對檔案工作的重要性認識不夠，院系基本沒有完整的行文制度，沒有檔案文件的傳閱制度，文件資料隨意擺放或丟失。鑒于此，只有通過教學評估，以評促建，以評促管，才能夠提高院系領導對檔案工作的認識，要使得教學檔案工作深入領導、老師、學生的心中，形成人人關心檔案的良好氛圍。

2.優化檔案管理的隊伍。美術院系的檔案管理人員往往是院系辦公室主任、教學秘書或其他兼管員，兼職檔案員事務性工作頭緒多而雜，沒有正確認識檔案工作的重要性，并且沒有受過專門的檔案管理培訓，積極性和主動性欠缺，甚至責任心不強，疏于檔案的收集、整理、歸檔，因而不可能對檔案進行系統的管理。建立專職或兼職的檔案管理員，健全制度，明確職責所在，強化責任心，并且在考核、待遇、職稱晉級等方面有所體現，才能穩定教學檔案管理的隊伍，確保檔案管理的延續性。

3.加強業務學習和培訓。《高等學校檔案管理辦法》明確指出高校檔案工作是高校重要基礎工作，因此，應該加強院系教學檔案管理人員的業務學習和培訓，范圍包括相關法律、校院規章制度、檔案管理基礎知識、計算機專業知識和技能等。利用現代化科技，實現美術院系教學檔案的數字化，用電腦來實現檔案信息的收集、整理、歸檔、查詢，提高管理的科學化水平。比如在繪畫專業的作業歸檔上，可以采用拍照的圖片以學號姓名作為圖片命名，按照班級、課程、學期等信息設置文件夾的方式進行電子版的歸檔。

4.強化利用和服務功能。高校美術院系教學檔案管理的最終目的是更好地提供利用，為教學和院系各項工作服務。高校美術院系教學檔案本身具有潛在的價值，合理開發利用這些教學檔案，滿足院系和師生的需求，它的價值才會實現。只收集歸檔，不加以利用，教學檔案就失去其應有的價值。我們可以把教學活動的過程性材料如教學大綱、電子教案、教學日歷等教學文件建立教學交流平臺，供老師們交流、借鑒，以促進教學水平的提高。同時可以把各專業的課程作業建立網上展廳，為學生提供學習交流的平臺；可以把教師的科研成果在網站上進行推介，給公司企業、社會機構或團體提供參考和聯系；可以把教師的教學課件、學習資源建立課程建設交流平臺，供教師和學生下載學習。再比如：將學生的畢業設計作品或課堂作業的原始圖像以電子版的形式上交歸類存檔，以后可以將歷年畢業生中的優秀畢業設計或課堂作業用來參加各級各類學科競賽。

教學檔案管理的利用和服務，對于總結、探索學校教學及管理工作的規律，提高教學質量和管理水平，具有十分重要的意義。做好檔案管理工作，應該加強美術院系檔案管理的服務性。首先為學校檔案管理服務，并服從其管理和接受其指導；其次為院系領導日常管理和重大決策服務；最后為院系師生提供服務。院系檔案管理人員應該主動開展形式多樣的檔案信息資源利用和服務工作，為院系領導制定和實施科學決策提供依據；為教師提高教學質量提供有效信息服務；為教學管理人員提高管理水平提供基礎保障；為各項檢查評估提供原始的檔案材料，等等。

總之，高校美術院系的教學檔案管理，應該結合美術院系的專業特點，在確保檔案建設與管理的規范性、科學性、服務性的同時，以制度建設為手段，以檔案科學合理分類為目標，以利用和服務為導向，為提高美術院系的教學質量、科研能力和管理水平提供有力的保障。

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