設(shè)計(jì)院檔案管理信息化建設(shè)

李營(yíng)

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)信息高速發(fā)展的階段。目前，檔案工作信息化管理開(kāi)始在設(shè)計(jì)院檔案管理中普及，但是明顯存在信息資源開(kāi)發(fā)不足，共享程度低等問(wèn)題，有待于進(jìn)一步的普及與發(fā)展檔案管理的信息化水平。本文簡(jiǎn)單分析了檔案管理信息化的意義、現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)檔案管理信息化的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】設(shè)計(jì)院；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和在檔案設(shè)計(jì)管理中的應(yīng)用，設(shè)計(jì)院的檔案管理也開(kāi)始進(jìn)入信息化新模式。由于設(shè)計(jì)院的產(chǎn)品是建筑工程圖紙，因此，其檔案管理具有一定的特殊性，即以CAD網(wǎng)絡(luò)作圖作為檔案形成的主要途徑。采用電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化查閱、歸檔與驗(yàn)收，即提高工作效率、節(jié)省時(shí)間，又方便領(lǐng)導(dǎo)檢查與服務(wù)客戶。

一、 設(shè)計(jì)院檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作直接影響項(xiàng)目的開(kāi)展。

檔案是一種不可忽略的資源，工作人員在檔案資料的收集整理過(guò)程中可進(jìn)行新項(xiàng)目的研發(fā)，檔案管理工作人員可配合設(shè)計(jì)人員迅速的找出所需資料，保證項(xiàng)目的開(kāi)展與完工。

（二）檔案管理工作可提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

設(shè)計(jì)院生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的優(yōu)劣可以通過(guò)檔案管理工作很好的反應(yīng)出來(lái)，檔案管理工作不僅是整理收集本企業(yè)的有關(guān)信息，還可以通過(guò)管理工作提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。另外，管理完善的檔案資料可方便查找與歸檔，不會(huì)因遺失而產(chǎn)生不必要的檔案問(wèn)題。

（三） 檔案管理工作可減少企業(yè)不必要的損失。

設(shè)計(jì)院檔案管理工作水平的提高，可為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)可從檔案資料中尋找問(wèn)題的解決方案或以往的工作經(jīng)驗(yàn)，即可節(jié)約時(shí)間，又可減少不必要的損失。

二、 設(shè)計(jì)院檔案信息化現(xiàn)狀

（一）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，我設(shè)計(jì)院檔案管理部門已有計(jì)算機(jī)…多臺(tái)，服務(wù)器…個(gè)。設(shè)計(jì)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當(dāng)完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國(guó)已頒布了40多項(xiàng)與檔案信息化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于陳舊，且標(biāo)準(zhǔn)間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)執(zhí)行。

（二）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，我國(guó)產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識(shí)的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護(hù)中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。針對(duì)設(shè)計(jì)院來(lái)講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，當(dāng)前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過(guò)低，雖然可進(jìn)行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用與維護(hù)過(guò)程中，受專業(yè)信息知識(shí)的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（四）檔案信息資源整合不完善。

目前，設(shè)計(jì)院檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主要特點(diǎn)，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)設(shè)計(jì)院內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無(wú)檔案信息化合作意識(shí)。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會(huì)出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動(dòng)，嚴(yán)重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。

三、加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)的措施

（一）實(shí)行網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化驗(yàn)收。

設(shè)計(jì)院應(yīng)建立計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)CAD 制圖，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化驗(yàn)收與歸檔等工作。對(duì)于檔案的電子歸檔程序、交驗(yàn)單簽署等要提前設(shè)定，由項(xiàng)目管理、驗(yàn)收、設(shè)計(jì)人員根據(jù)需要儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)一次輸入，數(shù)據(jù)終身儲(chǔ)存與共享。

（二）利用終端機(jī)進(jìn)行圖紙修改和其他內(nèi)容的查閱。

對(duì)于提交的圖紙，如出現(xiàn)問(wèn)題，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員下載后，申請(qǐng)者修改好，審核后在網(wǎng)上直接提交，可利用終端機(jī)辦理手續(xù)、查閱審核信息。由于設(shè)計(jì)院檔案的主要內(nèi)容是圖紙資料，其具有很強(qiáng)的實(shí)用性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)展示，可以為其他工作提供幫助。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。

檔案管理信息化對(duì)技術(shù)的要求較高，需要專業(yè)性的信息化管理人才，其管理工作人員必須可以熟練運(yùn)用信心工具進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、歸檔與處理工作。設(shè)計(jì)院可通過(guò)以下手段對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，以提高管理人員的信息化水平。第一，加強(qiáng)檔案管理信息化宣傳教育，提高管理人員的信息化管理意識(shí)，這樣，管理人員就可以自覺(jué)地進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)。第二，設(shè)計(jì)院應(yīng)加強(qiáng)信息化人才的引進(jìn)，尤其是對(duì)于檔案知識(shí)與信息化管理知識(shí)相結(jié)合的復(fù)合型人才的招聘。第三，設(shè)計(jì)院應(yīng)積極開(kāi)展檔案管理信息化工作的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，為管理人員提供學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)，擴(kuò)展視野、推廣經(jīng)驗(yàn)、豐富知識(shí)，提高人才隊(duì)伍的信息管理素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化安全體系的建設(shè)。

由于檔案信息化后，所有檔案都是以電子文檔的模式存在，電子文檔存在較強(qiáng)的易破壞性和易泄露性，因此，相應(yīng)的安全措施應(yīng)完善。檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建安全保密體系，做好檔案的保密與開(kāi)放，以及保管與利用之間的關(guān)系，防止檔案資料的泄露，針對(duì)秘密檔案資料，設(shè)定查閱制度和查閱權(quán)限，對(duì)于級(jí)別較高的檔案資料，科設(shè)計(jì)多級(jí)管理權(quán)限，通過(guò)層層關(guān)卡，確保檔案信息的安全性。

（五）加大提供檔案信息化建設(shè)的資源。

檔案信息化的核心是其資源建設(shè)，資源供應(yīng)是檔案信息化服務(wù)的前提。任何企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，都需要高度重視檔案資源的開(kāi)發(fā)，根據(jù)設(shè)計(jì)院的實(shí)際情況，應(yīng)首先設(shè)計(jì)一個(gè)資源開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，之后就是要有效、快速、安全的開(kāi)展數(shù)字化資源管理工作，不斷加大檔案的信息量，并使其實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣可有效提高檔案信息化資源的收集效率，有利于檔案資源的全面有效管理。最近幾年，部分設(shè)計(jì)院開(kāi)始加大對(duì)檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)軟件的引進(jìn)與研發(fā)，通過(guò)將歷史檔案掃描存檔，使歷史資料也可快速的滿足需求者的需要。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，設(shè)計(jì)院檔案管理應(yīng)不斷順應(yīng)發(fā)展的需求，建設(shè)信息化管理體系是目前檔案管理的必然要求，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和客觀實(shí)際的變化，檔案管理信息化會(huì)不斷補(bǔ)充與完善。

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