高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策

王成英

摘 要：檔案是重要的信息資源，同時也是相關院校的寶貴財富。高職院校的檔案能夠真實與全面反映院校的辦校歷史以及所有師生的相關信息，是促進院校發展與加強院校管理的重要手段。通過加強院校檔案管理的工作，準確、及時的提供相關信息，進而為院校與社會服務，并且逐漸實現檔案工作的現代化、規范化與科學化。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；現狀；改進對策

高職院校指的就是開展高等職業教育的普通院校，也就是在專業教育時期開展職業教育，同時也是我國現階段高等職業教育的關鍵。檔案管理在高職院校的科研領域與人才培養方面均起到了基礎性的作用，加強高職院校的檔案管理是促進高職院校發展的必要手段。隨著我國教育事業的不斷發展與進步，高職院校的規模正在不斷的擴大，相關的院校檔案發揮著不可替代的作用。本文就高職院校的檔案管理現狀與改進對策進行分析。

1 高職院校的檔案管理工作現狀

1.1 重視程度比較低

因為高職院校辦學的主要目的就是教學與科研，所以，通常情況下都比較重視教學與科研題目的立項等方面。由此可以看出，大多數院校都將管理工作的重點放在了教學與科研方面，進而忽略了相關檔案的管理工作，進一步導致對檔案管理工作的認識方面存在著一定的不足，沒有引起足夠的重視，同時缺乏人力、財力、物力的投入，沒有制定詳細的檔案管理計劃與崗位職責的明確，進而影響了高職院校的檔案管理工作，阻礙了其檔案事業的不斷發展與進步。

1.2 缺乏檔案管理的意識

在我國現階段的高職院校中普遍存在著對檔案管理認識不足、管理意識薄弱以及思想落后等問題，沒有充分認識到檔案是一種可以利用的信息資源。部分檔案管理人員一直認為檔案管理工作只是一種附屬性質的工作，不會影響到院校的發展，因此，在行動方面就體現出一種安于現狀、墨守成規的現象。檔案管理只是停留在手工的管理時期，進而對檔案的開發與利用產生了一定的影響，使得相關的檔案信息無法發揮出其本身具有的作用，導致出現了資源的浪費。

1.3 檔案管理人員整體的專業素質比較低

現階段，高職院校的檔案管理人員整體水平比較低，大多數管理人員都不是本專業畢業，相對的學歷也比較低。隨著高職院校規模的擴大，歸檔的范圍也在隨之增大，對于檔案管理工作的現代化要求也在逐漸的提升，相應檔案管理人員的專業素質也就無法滿足檔案現代化管理的需求。在檔案管理人員方面存在著專業知識不強、創新意識不足以及知識結構不完善等問題，尤其是缺乏可以研究檔案與開發、利用檔案信息的管理人才，這些問題都制約了檔案管理工作的開展與檔案信息的開發與利用。

1.4 檔案利用效率比較低

現階段，大部分高職院校的檔案管理工作內容依然是對基礎建設、黨政事務、教學、財會等方面的檔案管理，對于其他檔案的管理非常少甚至沒有，比如聲音檔案、實物檔案以及影像檔案等。這樣也就降低了檔案管理工作的作用，同時也縮窄了檔案信息的利用效率。除此之外，因為存在的落后管理思想與檔案規章制度，導致大部分高職院校的檔案管理人員缺少相關的管理、服務意識，并且也降低了管理工作的效率，致使需要辦理非常多的手續才可以完成檔案信息的利用，甚至有的時候還無法滿足實際需求，這也就在一定程度上降低了檔案利用的效率。

2 改進高職院校檔案管理工作的對策

2.1 增強檔案管理的重視程度

隨著高職院校的不斷發展，教育事業規模的不斷擴大，相關檔案管理工作所要涉及到的方面也在不斷的增加，相應的工作量也在逐漸的增加，相對的檔案管理工作的難度也在不斷加強，這也就表示需要引起相關工作人員的高度重視。在重視檔案管理工作的同時，也要不斷的更新檔案管理意識，增加人力、財力、物力的投入，進而為檔案管理工作的開展提供可靠的保障。

2.2 提升檔案管理的意識

相關的檔案管理人員具有強烈的管理意識是完成檔案管理工作的基礎，也是相關檔案管理人員必備的基本素質。高職院校的檔案管理人員一定要充分認識到檔案管理工作開展的重要性，提升相應的管理意識。除此之外，還要提升相關工作人員的檔案歸檔意識，加強檔案文件的收集與歸檔，養成辦理完相關的檔案文件之后進行及時的整理歸檔習慣，使得相關的檔案信息可以更好的為高職院校的發展提供

服務。

2.3 提升檔案管理人員的專業素質

檔案管理是一門綜合性比較強的邊緣學科，所要涉及的知識范圍比較廣，所以，對于從業人員的專業素質有著非常高的要求。針對這樣的情況，高職院校一定要定期對相關的檔案管理人員開展培訓工作，讓他們了解并且掌握新的管理技術與知識，以此來擴展自身的知識范圍，完善知識結構。在招聘檔案管理人員的時候，一定要嚴格控制人員的錄用，非本專業人員一律不予錄用。對于目前在崗的工作人員進行定期的考核，對于那些考核不合格的工作人員予以調離或者對其進行培訓，合格之后才可以繼續相關工作，對于一些吃苦耐勞、具有責任心、無私奉獻以及盡到職責的工作人員予以獎勵，進而不斷對檔案管理工作隊伍進行優化。除此之外，檔案管理工作還具有服務性的特點，也就是為教學、科研、院校以及用人單位服務，因此，相關的管理人員一定要具備相應的服務意識與水平。在日常工作過程中，樹立全心全意為他人服務的中心思想，以公平、真誠的工作態度提升服務水平，進而促進檔案管理工作的發展。

2.4 開展現代化管理，加強檔案的利用效率

隨著時代的發展與進步，檔案管理工作越來越具有現代化與信息化，并且已經成為檔案管理工作主要的發展方向。一方面可以利用現代化高科技的方法提升檔案的利用效率，使檔案管理工作從比較落后的手工操作逐漸轉向現代化的管理模式；另外一方面，可以利用現代化的管理方式將檔案的信息提供給相關的院校與社會機構，為其提供可靠的參考信息，進而增強檔案的利用效率。

2.5 安排專人管理，健全檔案管理的體系

在檔案管理工作中，為了加強并且完善各項工作的落實，一定要形成以主管領導為主體，辦公室主任分管作用，檔案管理人員的責任制度以及各職能部門協助的四級管理網絡。在每一年的工作計劃以及工作總結當中，均要將檔案管理工作單獨列出來，開展認真的規劃與部署，并且在日常的管理工作進行仔細的落實與完善。

3 結束語

總而言之，檔案管理工作是高職院校發展的基礎，同時也是開展各項工作的組成部分，一定要加強檔案信息的收集、整理與歸檔，同時也要健全檔案管理的網絡，提升檔案信息的利用效率，使得檔案管理的方式更加現代、信息化與科學化，進而促進教育事業的快速

發展。

參考文獻

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