高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策

王成英

摘 要：檔案是重要的信息資源，同時(shí)也是相關(guān)院校的寶貴財(cái)富。高職院校的檔案能夠真實(shí)與全面反映院校的辦校歷史以及所有師生的相關(guān)信息，是促進(jìn)院校發(fā)展與加強(qiáng)院校管理的重要手段。通過加強(qiáng)院校檔案管理的工作，準(zhǔn)確、及時(shí)的提供相關(guān)信息，進(jìn)而為院校與社會(huì)服務(wù)，并且逐漸實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化與科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)對(duì)策

高職院校指的就是開展高等職業(yè)教育的普通院校，也就是在專業(yè)教育時(shí)期開展職業(yè)教育，同時(shí)也是我國現(xiàn)階段高等職業(yè)教育的關(guān)鍵。檔案管理在高職院校的科研領(lǐng)域與人才培養(yǎng)方面均起到了基礎(chǔ)性的作用，加強(qiáng)高職院校的檔案管理是促進(jìn)高職院校發(fā)展的必要手段。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高職院校的規(guī)模正在不斷的擴(kuò)大，相關(guān)的院校檔案發(fā)揮著不可替代的作用。本文就高職院校的檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策進(jìn)行分析。

1 高職院校的檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 重視程度比較低

因?yàn)楦呗氃盒＾k學(xué)的主要目的就是教學(xué)與科研，所以，通常情況下都比較重視教學(xué)與科研題目的立項(xiàng)等方面。由此可以看出，大多數(shù)院校都將管理工作的重點(diǎn)放在了教學(xué)與科研方面，進(jìn)而忽略了相關(guān)檔案的管理工作，進(jìn)一步導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)方面存在著一定的不足，沒有引起足夠的重視，同時(shí)缺乏人力、財(cái)力、物力的投入，沒有制定詳細(xì)的檔案管理計(jì)劃與崗位職責(zé)的明確，進(jìn)而影響了高職院校的檔案管理工作，阻礙了其檔案事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

1.2 缺乏檔案管理的意識(shí)

在我國現(xiàn)階段的高職院校中普遍存在著對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、管理意識(shí)薄弱以及思想落后等問題，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種可以利用的信息資源。部分檔案管理人員一直認(rèn)為檔案管理工作只是一種附屬性質(zhì)的工作，不會(huì)影響到院校的發(fā)展，因此，在行動(dòng)方面就體現(xiàn)出一種安于現(xiàn)狀、墨守成規(guī)的現(xiàn)象。檔案管理只是停留在手工的管理時(shí)期，進(jìn)而對(duì)檔案的開發(fā)與利用產(chǎn)生了一定的影響，使得相關(guān)的檔案信息無法發(fā)揮出其本身具有的作用，導(dǎo)致出現(xiàn)了資源的浪費(fèi)。

1.3 檔案管理人員整體的專業(yè)素質(zhì)比較低

現(xiàn)階段，高職院校的檔案管理人員整體水平比較低，大多數(shù)管理人員都不是本專業(yè)畢業(yè)，相對(duì)的學(xué)歷也比較低。隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，歸檔的范圍也在隨之增大，對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)代化要求也在逐漸的提升，相應(yīng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也就無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的需求。在檔案管理人員方面存在著專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)不足以及知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善等問題，尤其是缺乏可以研究檔案與開發(fā)、利用檔案信息的管理人才，這些問題都制約了檔案管理工作的開展與檔案信息的開發(fā)與利用。

1.4 檔案利用效率比較低

現(xiàn)階段，大部分高職院校的檔案管理工作內(nèi)容依然是對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、黨政事務(wù)、教學(xué)、財(cái)會(huì)等方面的檔案管理，對(duì)于其他檔案的管理非常少甚至沒有，比如聲音檔案、實(shí)物檔案以及影像檔案等。這樣也就降低了檔案管理工作的作用，同時(shí)也縮窄了檔案信息的利用效率。除此之外，因?yàn)榇嬖诘穆浜蠊芾硭枷肱c檔案規(guī)章制度，導(dǎo)致大部分高職院校的檔案管理人員缺少相關(guān)的管理、服務(wù)意識(shí)，并且也降低了管理工作的效率，致使需要辦理非常多的手續(xù)才可以完成檔案信息的利用，甚至有的時(shí)候還無法滿足實(shí)際需求，這也就在一定程度上降低了檔案利用的效率。

2 改進(jìn)高職院校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)檔案管理的重視程度

隨著高職院校的不斷發(fā)展，教育事業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相關(guān)檔案管理工作所要涉及到的方面也在不斷的增加，相應(yīng)的工作量也在逐漸的增加，相對(duì)的檔案管理工作的難度也在不斷加強(qiáng)，這也就表示需要引起相關(guān)工作人員的高度重視。在重視檔案管理工作的同時(shí)，也要不斷的更新檔案管理意識(shí)，增加人力、財(cái)力、物力的投入，進(jìn)而為檔案管理工作的開展提供可靠的保障。

2.2 提升檔案管理的意識(shí)

相關(guān)的檔案管理人員具有強(qiáng)烈的管理意識(shí)是完成檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是相關(guān)檔案管理人員必備的基本素質(zhì)。高職院校的檔案管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開展的重要性，提升相應(yīng)的管理意識(shí)。除此之外，還要提升相關(guān)工作人員的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)檔案文件的收集與歸檔，養(yǎng)成辦理完相關(guān)的檔案文件之后進(jìn)行及時(shí)的整理歸檔習(xí)慣，使得相關(guān)的檔案信息可以更好的為高職院校的發(fā)展提供

服務(wù)。

2.3 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理是一門綜合性比較強(qiáng)的邊緣學(xué)科，所要涉及的知識(shí)范圍比較廣，所以，對(duì)于從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)有著非常高的要求。針對(duì)這樣的情況，高職院校一定要定期對(duì)相關(guān)的檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，讓他們了解并且掌握新的管理技術(shù)與知識(shí)，以此來擴(kuò)展自身的知識(shí)范圍，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。在招聘檔案管理人員的時(shí)候，一定要嚴(yán)格控制人員的錄用，非本專業(yè)人員一律不予錄用。對(duì)于目前在崗的工作人員進(jìn)行定期的考核，對(duì)于那些考核不合格的工作人員予以調(diào)離或者對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，合格之后才可以繼續(xù)相關(guān)工作，對(duì)于一些吃苦耐勞、具有責(zé)任心、無私奉獻(xiàn)以及盡到職責(zé)的工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而不斷對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化。除此之外，檔案管理工作還具有服務(wù)性的特點(diǎn)，也就是為教學(xué)、科研、院校以及用人單位服務(wù)，因此，相關(guān)的管理人員一定要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)與水平。在日常工作過程中，樹立全心全意為他人服務(wù)的中心思想，以公平、真誠的工作態(tài)度提升服務(wù)水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 開展現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)檔案的利用效率

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作越來越具有現(xiàn)代化與信息化，并且已經(jīng)成為檔案管理工作主要的發(fā)展方向。一方面可以利用現(xiàn)代化高科技的方法提升檔案的利用效率，使檔案管理工作從比較落后的手工操作逐漸轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的管理模式；另外一方面，可以利用現(xiàn)代化的管理方式將檔案的信息提供給相關(guān)的院校與社會(huì)機(jī)構(gòu)，為其提供可靠的參考信息，進(jìn)而增強(qiáng)檔案的利用效率。

2.5 安排專人管理，健全檔案管理的體系

在檔案管理工作中，為了加強(qiáng)并且完善各項(xiàng)工作的落實(shí)，一定要形成以主管領(lǐng)導(dǎo)為主體，辦公室主任分管作用，檔案管理人員的責(zé)任制度以及各職能部門協(xié)助的四級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。在每一年的工作計(jì)劃以及工作總結(jié)當(dāng)中，均要將檔案管理工作單獨(dú)列出來，開展認(rèn)真的規(guī)劃與部署，并且在日常的管理工作進(jìn)行仔細(xì)的落實(shí)與完善。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作是高職院校發(fā)展的基礎(chǔ)，同時(shí)也是開展各項(xiàng)工作的組成部分，一定要加強(qiáng)檔案信息的收集、整理與歸檔，同時(shí)也要健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提升檔案信息的利用效率，使得檔案管理的方式更加現(xiàn)代、信息化與科學(xué)化，進(jìn)而促進(jìn)教育事業(yè)的快速

發(fā)展。

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