企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展方向

摘 要：企業(yè)要緊緊圍繞轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式，積極推廣和應(yīng)用信息技術(shù)，提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展。檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。本文通過闡述企業(yè)檔案管理信息化的必然性，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的問題，提出企業(yè)該如何進(jìn)行管理信息化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；思考

1 引言

經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)已成為一種潮流不可阻擋，全面提高核心競(jìng)爭(zhēng)力已是企業(yè)管理的當(dāng)務(wù)之急。企業(yè)是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主體，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，企業(yè)必須加快實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的共享與利用，提高企業(yè)運(yùn)作效率，向技術(shù)進(jìn)步、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理模式方向轉(zhuǎn)變。

2 企業(yè)檔案管理信息化的必然性

管理信息化是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)面臨著知識(shí)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力日益與企業(yè)信息化程度密切相關(guān)。信息技術(shù)、信息系統(tǒng)作為一種資源已不僅僅支撐企業(yè)戰(zhàn)略，而且還有助于決定企業(yè)戰(zhàn)略，信息戰(zhàn)略已成為企業(yè)戰(zhàn)略不可分割的一部分。

企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。從企業(yè)外部看，經(jīng)濟(jì)全球化與信息化呈加速趨勢(shì)，市場(chǎng)范圍不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手層出不窮，科技競(jìng)爭(zhēng)、營(yíng)銷競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)和人才的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，這對(duì)企業(yè)形成了強(qiáng)大的壓力。從企業(yè)內(nèi)部看，為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理方式都需不斷調(diào)整、改革，以提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。

3 企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容形式

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。

今后的檔案，依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型等不同類型。數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報(bào)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識(shí)型的產(chǎn)生面最廣，將關(guān)鍵準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)及時(shí)傳輸給相應(yīng)的決策人手中，為企業(yè)的運(yùn)作決策提供數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)在于信息的集成和共享，是一個(gè)人機(jī)合一的有層次的系統(tǒng)工程，包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工理念的信息化；企業(yè)決策、組織管理信息化；企業(yè)經(jīng)營(yíng)手段信息化；設(shè)計(jì)、加工應(yīng)用信息化。

4 信息化管理對(duì)企業(yè)檔案工作的意義

4.1 有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本

信息化企業(yè)成本的下降，其實(shí)質(zhì)是通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，充分利用信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)用，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

4.2 促進(jìn)了信息資源的流通利用和共享，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)為實(shí)現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了多部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了檔案信息微機(jī)標(biāo)準(zhǔn)化著錄工作，建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫，對(duì)部分檔案進(jìn)行了檔案原件的計(jì)算機(jī)掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。

4.3 促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進(jìn)

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個(gè)管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，使信息溝通暢通及時(shí)，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

5 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

5.1 對(duì)檔案管理信息化思想認(rèn)識(shí)上相對(duì)匱乏

信息化的結(jié)果是使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，將為企業(yè)打造一個(gè)全新的管理體制，重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。出于思想觀念和知識(shí)水平所限，一些人對(duì)于新技術(shù)、新流程不去主動(dòng)學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。

5.2 缺乏檔案管理信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，理論實(shí)踐結(jié)合不夠

由于我國多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進(jìn)程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)對(duì)自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，因此很難在推進(jìn)本企業(yè)信息化建設(shè)方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的成功實(shí)施。

5.3 檔案管理信息化建設(shè)不能與企業(yè)基礎(chǔ)信息資源建設(shè)同步進(jìn)行

一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個(gè)設(shè)計(jì)單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運(yùn)作，必然會(huì)造成有些企業(yè)在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對(duì)接共享。

5.4 部分企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在盲目性

在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程中，軟件公司對(duì)企業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程、管理特色、個(gè)性化需求缺少專業(yè)的了解，有些企業(yè)采用拿來主義，照搬套用，方案論證過程中缺乏系統(tǒng)的需求分析，實(shí)施過程中又缺乏量身定制的二次開發(fā)能力，使得所建的信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個(gè)性而異，缺乏針對(duì)性和實(shí)用性，實(shí)施后效果不理想。

5.5 檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量有待提高

從企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中可以看出，不少企業(yè)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)功能求大求全，使所建造的企業(yè)信息化系統(tǒng)與自身業(yè)務(wù)流程、管理流程大相徑庭。同時(shí)相應(yīng)的人才隊(duì)伍數(shù)量和質(zhì)量不足，缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)功能的高層次認(rèn)識(shí)。

6 企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的方向

6.1 把握我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型特征，做好信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層必須首先實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的作用，明確檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，認(rèn)真抓好企業(yè)管理信息化建設(shè)。從全局上權(quán)衡、協(xié)調(diào)、審定、決策及組織實(shí)施。將檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案，檔案管理信息化建設(shè)要正確處理循序漸進(jìn)與整體提升的關(guān)系，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康有序發(fā)展。

6.2 著眼于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程

在企業(yè)管理信息化建設(shè)過程中，可以分階段地逐步推進(jìn)管理信息化，減少投資風(fēng)險(xiǎn)，提高成功率，從而使得管理信息化建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展相輔相成，相互促進(jìn)。企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化、管理決策的信息化、辦公自動(dòng)化等信息系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，最大限度地支持企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

6.3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際情況，循序漸進(jìn)地進(jìn)行

每個(gè)企業(yè)都應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，科學(xué)、合理地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)決策，符合自己的日常業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行深入的可行性研究。將有限的資金合理應(yīng)用，挑選符合企業(yè)所處行業(yè)中經(jīng)驗(yàn)比較豐富的軟件公司協(xié)助開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，盡量不走彎路。

6.4 大力提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作者必須具有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神以及扎實(shí)的現(xiàn)代科技管理知識(shí)。每個(gè)企業(yè)都應(yīng)當(dāng)采取多種途徑和方法，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，有目的地培養(yǎng)和提高檔案工作者對(duì)檔案信息化管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)和技能，讓檔案工作人員系統(tǒng)地、全面地掌握現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的本領(lǐng)。

6.5 加強(qiáng)各項(xiàng)管理規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案信息管理工作質(zhì)量

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須制定特定、完善、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度，從而有效保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全有序地開展。相關(guān)部門應(yīng)制定出操作性強(qiáng)的檔案信息資源管理的原則和具體要求，設(shè)立專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息來滿足企業(yè)自身發(fā)展的需求。針對(duì)電子檔案存在不安全、易修改等特性，可采取以電子介質(zhì)歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質(zhì)檔案共同存儲(chǔ)，在保存時(shí)效上予以分別規(guī)定，將二者有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的高質(zhì)量。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息的安全管理工作，不給蓄意竊密者有機(jī)可乘，對(duì)企業(yè)運(yùn)行的各項(xiàng)信息系統(tǒng)設(shè)定防護(hù)措施和應(yīng)急方案。

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作者簡(jiǎn)介

馬艷靖（1967-），工程師， 畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，目前在江蘇華明實(shí)業(yè)公司工作