淺析檔案價值形態的真正意義

李敏

摘 要：本文首先對區分檔案價值形態的意義進行了闡述，其次，對檔案價值形態從整體上進行梳理和劃分，在此基礎上，論證檔案價值形態之間的關系。

關鍵詞：檔案；價值形態；意義

檔案價值形態，就是指檔案價值的具體表現形式，是檔案價值相對性特點的表現。因為檔案價值取決于檔案主體，以檔案主體的尺度為尺度，所以檔案價值必然會在現實實踐中表現出豐富多樣的形式。也可更通俗地講，檔案價值形態就是檔案的具體價值或者具體的檔案價值。檔案價值是對各種檔案價值具體的抽象和概括。檔案價值與檔案價值形態之間是抽象和具體、一般與個別的關系，一般融于個別之中，個別包含著一般。

1 區分檔案價值形態形態的意義

我國檔案界對檔案價值具體形式的研究存在著一定的缺點，即不夠系統和深入，對檔案價值形態的理論研究基本上處于‘零散狀態，沒有統一地、系統地把其作為檔案價值理論體系的一個有機組成部分進行研究，并且對某些檔案價值形態的認識比較淺顯，感性認識的成分居多，缺少進一步的、深層次的理性思考”。因此，我們有必要將檔案價值形態的研究推向系統化和理論化。研究檔案價值形態，對于正確理解和把握檔案價值，進而科學地鑒定檔案價值，具有重要的現實意義。另外，研究檔案價值轉化，需要實現分析檔案價值的具體表現形式，為研究檔案價值轉化提供邏輯支點。檔案價值轉化就是在一定的客觀條件下，由一種形態轉化為另一種形態的過程。

2 如何理解檔案價值的具體形態及其關系

2.1 憑證價值和參考價值

由謝倫伯格提出的檔案的憑證價值和參考價值，在當時被稱之為證據性價值和情報性價值。所謂檔案的憑證價值，就是指檔案能夠作為其形成者的有關情況（如單位的組織、職能、開展的活動、個人的自然情況等）的證據；所謂檔案的參考價值，是指檔案所記載的內容對檔案形成者及其以外的機構、組織和個人的參考意義和作用。

對于一個政府機關來說，要判定其檔案的憑證價值，應當從3個方面去把握：一是該機關在所屬行政等級系統中的地位；二是該機關的職能及其性質；三是該機關根據規定的職能所進行的活動及其性質。總之，判定檔案的憑證價值，主要是根據機關的地位、職能和活動，地位越高，職能越重要，檔案價值就越大；反之，檔案價值就

越小。

2.2 利用價值和保存價值

檔案的“利用價值”是檔案界最常用的一個關于檔案價值的術語，“在檔案學和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值，指的是檔案的利用價值”。檔案的利用價值是針對檔案的具體用途而言的，即指某一（或一部分）檔案對具體的利用者的具體意義和作用。如某份學籍檔案中有關某一學生在校學習成績的記錄，對該學生考研、謀職或出國留學等起到一定的參考和憑證作用。上述中的“參考作用”、“直接依據”及“原始憑證”都是指的檔案具體的利用價值。“檔案的利用價值是檔案價值微觀化的表現形態。從宏觀上講，檔案價值是絕對的；從微觀上講，檔案是否具有價值，會受到各種條件和因素的制約和影響，此時有價值而彼時則沒有價值。這里所謂有沒有價值，則是以有沒有某一具體的利用價值為衡量標準的。”所以，檔案的利用價值是有多種具體形態的，多層次的。

檔案的保存價值是在人們意識到檔案的利用價值之后才認識到的價值形態，因為只有人們認為檔案有用，才有可能有意識地保存它。因此，鑒定檔案價值，更確切地說，是鑒定檔案的保存價值。可見，檔案的保存價值與檔案的利用價值是兩個既相互區別，又相互聯系的兩個概念，檔案的保存價值實際上指檔案是否具有被保存的意義，是指檔案具有利用價值的時間限度，保存價值的外在體現就是檔案的保管期限”。

總之，檔案的利用價值與保存價值之間的關系可以這樣表述：檔案的利用價值是檔案的保存價值的基礎，保存價值是利用價值的時間限度，檔案的保存價值包括利用價值和保管代價。

2.3 潛在價值與現實價值

按照檔案價值的存在狀態或表現狀態可將檔案價值分為潛在價值和現實價值。檔案的潛在價值是指檔案處于“休眠”狀態時的價值形態，此時的檔案沒有被納入主體的活動范圍，檔案的作用尚未發揮出來。這就是檔案價值的隱含性。無論是檔案的憑證價值還是檔案的參考價值，平時都表現為潛在價值，只有被人們利用時，檔案的潛在價值才能外現，即轉化為現實價值。如一份合同，平時只是放在檔案室或檔案館里，這時，它只具有潛在價值而不具有現實價值。

檔案的現實價值相對于其潛在價值而言，是檔案正在被利用所表現出來的價值形態。由于檔案被利用，從而對檔案主體造成一定的效應（包括正效應和負效應），可以為人們的感官所感知，所以說，此時的檔案價值表現為現實價值。一份房產證為某起民事糾紛的解決提供了證據，維護了當事人的利益。這一過程使該房產證的潛在價值轉化為現實價值。

由上述可知，檔案的潛在價值是我們從理論上認識的，檔案的現實價值是我們從實踐角度衡量的，從理論到實踐，必然要經過利用檔案的主體——人這一中介，檔案利用主體是實現檔案由潛在價值向現實價值轉化的決定性因素。

2.4 眼前價值與長遠價值

所謂檔案的眼前價值，就是指檔案對于人們眼前或近期的生存、發展具有的功效；所謂檔案的長遠價值，是指檔案對于人們將來的、長遠的生存發展具有的功效。首先，檔案功效的長短受檔案客體本身特點的制約和影響，不同類型檔案，其功效的長短自然不同。 其次，檔案的功效也與檔案主體的社會檔案意識有密切關系。當然，檔案主體的檔案價值意識是建立在檔案主體對檔案客體及其屬性價值的認識基礎上的，但檔案價值意識在很大程度上決定檔案主體的檔案意識，檔案價值意識強，檔案意識就強；反之，檔案價值意識弱，檔案意識就弱。兩者成正相關關系。對同一檔案客體，具有不同檔案意識的人，對于檔案客體的價值認識和評價也不一樣。檔案意識弱的人，可能只看到檔案的短期功效，而檔案意識強的人，既能看到檔案的短期功效，又能預測檔案的長期功效。檔案意識的形成與人們在日常工作、學習和生活中對檔案作用的感悟有著密不可分的聯系。

檔案的眼前價值與長遠價值是辯證統一的，兩者相互依賴、相互制約，并且在一定條件下可以相互轉化。一般而言，檔案的眼前價值是對于檔案形成者的價值，或者說是檔案的原始價值，它是檔案長遠價值的基矗沒有檔案的眼前價值就不會有檔案的長遠價值；檔案的長遠價值是對于包括檔案形成者在內的整個社會主體的價值，所以，檔案的眼前價值服從于其長遠價值。如何處理檔案的眼前價值與長遠價值的關系？應當從檔案的長遠價值著眼，從檔案的眼前價值著手，既照顧到眼前價值，又充分地考慮到長遠價值，從而使兩者辯證地統一起來，互相促進。