高中學校檔案管理以及開發利用研究

劉強

摘 要：本文筆者先簡要介紹了高中學校檔案的地位和作用，進而對做好高中學校檔案管理工作的重要性做了探討，最后對其管理和開發利用利用做了深入分析，以便學籍檔案更加趨于規范化、科學化、現代化。

關鍵詞：高中學校；檔案管理；開發利用

1 高中檔案的地位和作用

1.1 高中檔案的地位

高中的檔案組織機構收集了全校各類型的檔案材料，保管起來，再經過用戶把貯存的檔案信息傳播出去，為高中教學、科研、黨政管理工作服務，它不僅是一種歷史的記載，而且是目前工作與未來發展的基礎，檔案工作人員通過收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編輯、提供利用一系列工作環節，從內容上已把檔案工作和教學科研等其它學校工作放在了同等重要的地位。

1.2 高中檔案的作用

檔案的作用表現在它的憑證價值和情報價值上，是人們活動的原始記錄，保留著真實的歷史標記，是目前工作中可提供查考、分辨和處理問題的依據，具有連續性、真實性、可靠性，能為科學研究提供極好的基本素材。

2 做好高中學校檔案管理工作的重要性

2.1 有助于高中學校檔案資源的開發

檔案是高中學校學科建設活動的真實記錄，涵蓋了文書檔案、教務檔案、教師檔案、學生檔案、科研檔案、會計檔案、照片檔案、特殊載體檔案等，以其真實性、權威性在學校改革和發展中發揮著不可替代的作用，對領導決策、成果驗收、科學研究、重點學科建設、重點實驗室和重點學科的評估、維護學校權益、推動教學改革、提高教學質量等提供了第一手翔實的依據，發揮著重要作用。學校檔案室應最大范圍地發揮學科檔案的價值，尤其是做好學科專業檔案的服務工作，為學校教書育人、科學研究、決策管理提供專業化、個性化

服務。

2.2 是促進高中學校檔案室發展的新契機

檔案室的資源就是檔案，如果不懂得利用館藏發展自己，檔案室只是一個單純的保管機構，學校檔案室應以學科專業檔案為突破口，配合學校發展的大局，作為宣傳檔案事業的一個窗口，通過文書檔案、教務檔案等的管理和開放工作，通過多種形式的編研工作，利用網絡化的技術手段，大力挖掘室藏學科檔案資源的潛在價值，積極主動根據學校發展需求調整自己的服務方向，從而大力發展學校的檔案事業。

3 高中學校檔案管理措施

3.1 加強學籍檔案管理的意識

（1）思想上要重視學籍檔案管理工作。加強對學籍檔案的領導工作，是做好此項工作的有力保證。學校領導應提高對建立健全學籍檔案丁作重要性的認識，動員有關部門及時、準確地做好學籍檔案的歸檔工作及監督審查工作。除此之外還應適應形勢、轉變觀念，提高對學籍檔案的作用和價值的認識，把學籍檔案管理工作提到一個新的高度。

（2）要加強管理隊伍的建設。要做好學籍檔案的管理工作，關鍵要建立一支思想政治素質過硬的、專業水平較高的隊伍。學籍檔案管理工作具有嚴肅性、真實性、規范性等特點。管理人員要樹立全心全意為人民服務的精神風貌。要有嚴謹的工作作風，積極主動地與各有關部門做好溝通。實事求是，嚴格按照有關政策辦事，堅決抵制一些不良現象，學籍檔案管理工作又是一項業務性很強的工作，要求管理人員要加強學習，提高自身的業務素質，主要包括對國家有關政策和學校規章制度的認識，對專業知識的學習，熟悉工作流程和規范，熟練使用計算機等現代化的工具，提高辦事效率，不能憑個人主觀意識，更不能感情用事、弄虛作假，要確保學籍檔案管理工作的程序化、規范化，學籍檔案作為學生學業的重要憑證，要求在記載時真實可靠，特別是當學籍有所變動時，更應該注意準確性，要做好這些工作，除了要注意平時對原始材料的不斷積累，還應注意對材料的整理校對工作，只有思想上重視，熟悉業務，才能做好學籍檔案管理工作。

3.2 加強學籍檔案管理的規范化

（1）要按照建檔原則做好對材料的收集整理工作。學籍檔案原始材料收集工作周期長、頭緒多，各部門的聯動性也較大，為此要做好以下幾點：一是要向各部門做好學籍檔案管理的宣傳工作，使各系部的原始材料上報準確無誤、真實可信；二是要加強原始材料上報部門的管理，對各系部學籍檔案工作有關的工作人員加強管理，明確材料的上報要求、上報時間，保證材料的按時完成；三是建立相應的獎懲制度，做到獎懲分明，調動大家的工作積極性；四是為保證檔案的質量，職能部門要定期組織檢查，加大對學籍檔案的審查力度，及時糾正在漫長實施過程中出現的問題，確保檔案材料真實、完整、規范；五是要根據辦學性質的不同，嚴格區分各類學籍檔案，以便規范

管理。

（2）堅持集中統一管理原則。高中檔案門類眾多，材料形成分散，加上歷史的原因，不同門類檔案由不同部門負責管理，造成管理重疊，效率低下。因此，高中檔案管理須實行統一領導、統一規劃、統一制度、統一機構、統一業務規范，集中統一管理既是我國檔案工作基本原則的重要內容，也是高中新形勢下仍要堅持和實行的管理體制。

3.3 檔案管理人員需要不斷的吸收新知識

在如今科學技術不斷發展的2l世紀中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長，為了滿足新時期對于學校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網絡化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務質量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發展平臺，從而讓管理工作更好的服務于學校的教育教學。

4 高中檔案開發利用

4.1 報道檔案信息，提供利用線索

檔案部門要將室藏檔案信息目錄按一定體系加以組織，這種組織，一是以廣度為主，把同一時期內反映不同工作內容的檔案信息簡要地組織在一起；二是以深度為主，把不同時期內反映同類工作內容的檔案信息簡要地加以組織，同時運用多種形式進行報道交流，把前一類信息印發給全校各系各單位進行廣泛報道，把后一類信息提供給有關單位進行對口報道，通過報道交流，使貯藏在檔案部門的靜態信息，成為不斷為實際工作部門和師生員工所了解的動態信息，能為人們廣泛利用。

4.2 擴大其參考價值

高中學籍檔案并非僅僅是學生在校情況的反映，在學校教學的過程中和社會上都有一定參考價值，高中學籍檔案有待于我們進一步開發和利用，學籍檔案的管理不能只停留在收集、整理、保存上，要在其開發和利用方面下功夫，要對學籍檔案進行分析研究，從大量的信息中提煉出教學規律，更好地為學校教學和管理體制的改革提供服務，比如通過各屆各班的畢業率、優秀率、及格率等的統計，對這些結果進行分析，以便于對教學管理工作進行評估，為制定教學管理措施提供信息支持；通過計算機的管理，準確、快速地查詢畢業證的真假。

5 結論

總之，高中學校綜合檔案室的建設應逐步進行完善，不斷加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，并且還要充分對檔案進行開發和利用，使學籍檔案更加趨于規范化、科學化、現代化。

參考文獻

[1]茅徐斌 淺析高中學籍檔案的管理和開發利用[期刊論文]-文教資料2008（34）

[2]何玉辰 學校檔案管理及開發利用淺述[期刊論文]-管理觀察2012（21）