高校大檔案管理模式探究

趙愛玲　秦飛　劉京鳳

摘 要：高校大檔案管理模式將成為高校檔案管理體制改革的一個主要內(nèi)容和發(fā)展趨勢。文章通過對北京實行大檔案管理模式高校檔案部門的現(xiàn)狀研究，提出了建立大檔案管理模式的思路，即樹立大檔案觀念；建立適合高校大檔案管理模式的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制；確保檔案工作納入學(xué)校的總體規(guī)劃；合理設(shè)置機構(gòu)和采取科學(xué)有效的管理方式；強化管理職能與完善服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；大檔案；管理模式

高校大檔案管理，是指將高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，集中統(tǒng)一地由高校檔案機構(gòu)保管的一種管理模式。高校實行大檔案管理模式的意義在于，可以確保統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理，維護檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的價值和作用，有利于檔案信息化建設(shè)、開展校史研究和教育、理順和完善高校內(nèi)部管理環(huán)節(jié)，加快現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)的步伐。

高校“大檔案”理念的正式提出，是在《高等學(xué)校檔案管理辦法》27號令（以下簡稱《辦法》）頒布后。2008年8月教育部辦公廳主任牟陽春，以“學(xué)習(xí)貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》促進(jìn)高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展”為題，對《辦法》進(jìn)行了解讀。在解讀《辦法》的特色及現(xiàn)實意義時強調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念。《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。《辦法》強調(diào)高校檔案機構(gòu)要重視和加強“對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集”，突破了傳統(tǒng)歸檔理論的限制。高等學(xué)校“歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這對于高校檔案信息資源的全面和完整，對于加大高校檔案信息化建設(shè)的力度，方便學(xué)校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現(xiàn)實意義。[1]

1 北京普高院校檔案管理模式現(xiàn)狀

依據(jù)教育部2012年4月發(fā)布的北京普通本科院校名單，筆者對57所北京普通本科高校進(jìn)行了調(diào)研，通過走訪考察、電話咨詢和網(wǎng)站查詢等方式，了解到有8所高校實行了大檔案管理模式，并對這8所學(xué)校檔案管理體制、機構(gòu)設(shè)置、管理方式以及存在的問題進(jìn)行了研究，基本情況見表1。

表1 北京57所普高院校檔案機構(gòu)基本情況

1.1 領(lǐng)導(dǎo)體制。通過調(diào)研，8所高校的檔案機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)體制大致分為以下三種：第一種是校長領(lǐng)導(dǎo)下的獨立（正、副處級）單位，如清華大學(xué)檔案館、北京航空航天大學(xué)檔案館；第二種是掛靠黨政（校辦）下的（正、副處級）單位，如中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館、北京科技大學(xué)檔案館；第三種是檔案工作委員會下的執(zhí)行機構(gòu)和職能部門（正、副處級）單位，如中國人民大學(xué)檔案館。

1.2 管理體制。8所實行了大檔案管理模式的高校，其管理體制均按照《辦法》規(guī)定，校長主管學(xué)校檔案工作，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長工作。館內(nèi)均設(shè)有館長和副館長1名～2名。工作人員在10名～20名。學(xué)校各部門均設(shè)有檔案管理員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作，部門領(lǐng)導(dǎo)為本部門的檔案工作負(fù)責(zé)人。

1.3 機構(gòu)設(shè)置和管理方式。通過對8所實行大檔案管理模式學(xué)校的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各高校的機構(gòu)設(shè)置不同，管理方式也不同。主要有三種情況：一種是按專業(yè)設(shè)置的“條”管理方式，即在館內(nèi)設(shè)置文書檔案室（科）、科技檔案室（科）、人事檔案室（科）等，各科室從指導(dǎo)—接收—整理—裝訂—排架入庫—統(tǒng)計—鑒定—保管—提供利用，實行“一條龍”服務(wù)，另設(shè)技術(shù)（或信息）室、編研室。另一種是按職能設(shè)置的“塊”管理方式，即在館內(nèi)設(shè)置保管利用室（科）、接收指導(dǎo)室（科）、信息化建設(shè)室（科）、編研室（科）等，檔案工作人員按自身的職責(zé)工作。還有一種是在館內(nèi)設(shè)置綜合檔案室和人事檔案室（或?qū)W生檔案室）。綜合檔案室負(fù)責(zé)十大類的綜合檔案，室內(nèi)設(shè)各專業(yè)崗；人事檔案室負(fù)責(zé)教工干部檔案和學(xué)生檔案。

2 影響高校實行大檔案管理的因素

2.1 領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制。高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制分三種類型，即獨立型、隸屬型和綜合型。[2]獨立型是指檔案管理獨立運行的體制。通過建立獨立運行的綜合性檔案機構(gòu)，實行學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的模式。調(diào)研中，8所實行大檔案管理的學(xué)校基本屬于獨立型，這些學(xué)校辦學(xué)歷史長、規(guī)模大、層次高，實行大檔案管理是檔案工作發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物。獨立型參與學(xué)校管理的程度相對較高。隸屬型是將檔案與文秘或行政管理融合的運行體制，檔案工作大多是隸屬于黨（校）辦公室。由于檔案工作的專業(yè)化很強，使得在該種體制下，黨（校）辦領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的管理較弱，限制了檔案工作的發(fā)展。個別高校，檔案工作沒有建制，僅僅在黨（校）辦公室下設(shè)一個檔案崗且兼任多職，無法有效發(fā)揮檔案的管理與服務(wù)職責(zé)。調(diào)研中有25所高校屬于隸屬型，其中相當(dāng)一部分學(xué)校無論從辦學(xué)歷史、規(guī)模、層次上都不遜于8所實行大檔案管理的學(xué)校。之所以沒有建成獨立型，主要原因是沒有樹立大檔案管理觀念。隸屬型參與學(xué)校管理的程度相對較弱。綜合型是把檔案納入圖書、資料管理，以期實現(xiàn)檔案、圖書、資料管理一體化的目的。國外高校大多實行該種體制。調(diào)研中有2所高校屬于綜合型。筆者認(rèn)為，國外高校檔案工作是在一套嚴(yán)密性、完整性、標(biāo)準(zhǔn)性極高的辦學(xué)體系中運行的，各環(huán)節(jié)暢通，管理性工作量較少，同時信息化、數(shù)字化程度高，開放性強，利用者可以自行進(jìn)行查詢已開放檔案，檔案人員的服務(wù)重點是信息資源的開發(fā)。檔案工作性質(zhì)與圖書館性質(zhì)基本相同，合并管理具有相互促進(jìn)的作用。而我國高校內(nèi)部運行體系紊亂，各自為政，缺乏溝通，信息化、數(shù)字化程度不高，除了建立檔案館的高校，大多數(shù)檔案室都是學(xué)校的內(nèi)部機構(gòu)，不對外開放。即使設(shè)檔案館的高校開放性也不強，檔案工作者兼有管理和服務(wù)雙重職責(zé)，工作內(nèi)容龐雜，強度大，沒有更多的時間對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，造成檔案信息資源不能得到充分的利用。將檔案與圖書、資料合并管理只是一種形式，沒有任何相互促進(jìn)的作用與聯(lián)系。故我國高校檔案工作不適應(yīng)綜合型的體制，綜合型往往限制了檔案工作的發(fā)展。

2.2 機構(gòu)設(shè)置。大檔案管理就是學(xué)校全部檔案的集中統(tǒng)一管理。27號令頒布后，各高校討論較多的就是學(xué)生檔案、教工干部檔案納入高校檔案館是否合理的問題。筆者認(rèn)為，《辦法》之所以沒有提出高校檔案機構(gòu)是“永久”保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，正是由于新加入的學(xué)生類檔案屬于臨時性檔案，檔隨人走，不屬于學(xué)校永久保管的范疇；教工干部檔案雖然也具有流動性，但相對穩(wěn)定，并未列入《辦法》的規(guī)定范圍。據(jù)調(diào)研，《辦法》頒布后，部分高校積極行動起來，在檔案館下設(shè)立人事檔案室，將教工干部檔案與學(xué)生檔案一并按照《干部檔案工作條例》進(jìn)行管理，實現(xiàn)了真正意義上的大檔案管理，而更多的學(xué)校則持觀望的態(tài)度。

3 實現(xiàn)高校大檔案管理模式的思路

3.1 樹立“大檔案”觀念。觀念是人們在實踐當(dāng)中形成的各種認(rèn)識的集合體，人們會根據(jù)自身形成的觀念進(jìn)行各種活動。觀念具有主觀性、實踐性、歷史性、發(fā)展性等特點，形成正確的觀念有利于做正確的事情。2010年12月14日，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局長館長會議上的講話中明確提出，“十二五”期間要重點做好的第一件主要工作就是樹立“大檔案”的觀念。[3]作為國家檔案工作的組成部分，高校檔案工作也應(yīng)將樹立大檔案觀念作為“十二五”期間的重點工作。

3.2 建立適合高校大檔案管理模式的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制。對于符合《辦法》設(shè)立檔案館條件的學(xué)校，應(yīng)設(shè)置獨立建制的檔案館，實行大檔案管理，并成立檔案工作委員會。檔案工作委員會是由校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人組成，檔案機構(gòu)作為委員會的執(zhí)行機構(gòu)和職能機構(gòu)；各歸檔部門設(shè)立檔案管理員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作；部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對本部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，學(xué)校上下形成一個大的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，保證各環(huán)節(jié)緊密配合，確保學(xué)校工作的順利進(jìn)行，實現(xiàn)檔案信息資源的整合。由于檔案館的服務(wù)職能較強，管理職能相對較弱，檔案工作委員會正可強化檔案館的管理職能，確保學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

對于辦學(xué)歷史短、規(guī)模較小、檔案數(shù)量少的高校，更應(yīng)從長遠(yuǎn)考慮，樹立大檔案觀念，建議將檔案機構(gòu)設(shè)置為學(xué)校的直屬機構(gòu)，在校領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，加快檔案工作建設(shè)與發(fā)展的步伐，為學(xué)校的中心工作和長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

3.3 確保檔案工作納入學(xué)校的總體規(guī)劃。學(xué)校檔案是隨著學(xué)校的發(fā)展而建立起來的，檔案工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。只有將檔案工作納入學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃中，加強人、財、物等資源的配置，實行大檔案管理，才能滿足學(xué)校長遠(yuǎn)目標(biāo)的需要。因此，應(yīng)制定學(xué)校檔案工作五年規(guī)劃，作為學(xué)校五年規(guī)劃的分規(guī)劃，學(xué)校檔案工作委員會應(yīng)對規(guī)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行中期檢查，以保證學(xué)校總目標(biāo)的實現(xiàn)。

3.4 合理設(shè)置機構(gòu)和采取科學(xué)有效的管理方式。好的管理模式應(yīng)具有極強的適應(yīng)性，因此，研究高校大檔案管理模式，除了研究它的體制、機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限外，還需加強檔案部門內(nèi)部管理方式的研究，以減少由于體制等原因給檔案工作帶來的影響。

按照專業(yè)設(shè)置機構(gòu)的“條”管理方式，適合于檔案數(shù)量相對較少的高校，優(yōu)勢是由于只負(fù)責(zé)一類檔案，檔案人員對該類檔案業(yè)務(wù)熟練，程序清楚。缺點是一旦該崗檔案人員離崗，其他人不能立即適應(yīng)該類管理。按照職能設(shè)置機構(gòu)的“塊”管理方式，適合于檔案數(shù)量較大的學(xué)校，其優(yōu)勢是科室內(nèi)人員對本科室的工作均熟悉，一旦該崗檔案人員離崗，不會受到很大的影響。但隨著檔案數(shù)量的增加，應(yīng)相應(yīng)改變管理方式以適應(yīng)發(fā)展的需要。至于在檔案機構(gòu)內(nèi)設(shè)人事檔案室的管理方式，其優(yōu)點在于：檔案部門屬于專業(yè)技術(shù)崗，人員穩(wěn)定，業(yè)務(wù)能力強，并具有良好的保管條件，同時檔案部門具有檔案編研的職責(zé)，有利于人事檔案的編研、開發(fā)與利用，更能體現(xiàn)以人為本的檔案工作思想。缺點是：人事檔案納入高校檔案部門管理后，工作量成倍增加，部分學(xué)校人員編制沒有隨之增加，或增加得很少，造成檔案機構(gòu)超負(fù)荷運轉(zhuǎn)，苦不堪言。筆者認(rèn)為，若將人事檔案移交檔案機構(gòu)，必須相應(yīng)增加專業(yè)人員。

3.5 強化管理職能與完善服務(wù)職能

3.5.1 強化管理職能。建立健全檔案管理制度，保證全校檔案工作的正常進(jìn)行；加強對全校檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集工作的前端控制，確保檔案實體的安全與完整；利用檔案開辦展覽，舉辦檔案法律、業(yè)務(wù)知識競賽，與院系、團委等有關(guān)部門加強聯(lián)系，使檔案部門成為學(xué)生的實習(xí)基地和了解學(xué)校歷史的愛國、愛校教育基地。不斷提高全校師生員工的檔案意識，使檔案工作真正深入到每一名教職工、學(xué)生的頭腦，真正形成一項全校性、全員性的工作。

3.5.2 完善服務(wù)職能。在保管好、用好檔案的同時，利用信息技術(shù)，加強對檔案資源的整合以及二次開發(fā)利用，確保檔案信息安全和實體安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技術(shù)，將檔案的提供利用服務(wù)上升到為編研服務(wù)，為教學(xué)、管理、科研以及校園文化、校史文化建設(shè)服務(wù)。

﹡本文系“中華女子學(xué)院2011年校級課題”（項目編號：KG11-03013）

參考文獻(xiàn)：

[1]牟陽春.學(xué)習(xí)貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》促進(jìn)高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展[N].中國教育報，2008-9-26（2）.

[2]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010.

[3]楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話[N].中國檔案報，2010-12-24（2096）（1）.

（作者單位：中華女子學(xué)院學(xué)校 來稿日期：2013-10-17）