淺析醫院人事檔案管理

鄭 慧，吳 瑋

（甘肅省中醫院，甘肅 蘭州 730050）

淺析醫院人事檔案管理

鄭 慧，吳 瑋

（甘肅省中醫院，甘肅 蘭州 730050）

人事檔案管理水平與醫院整體管理水平有直接關系，對醫院長遠、健康發展具有重大意義，是醫院管理中的重要環節之一，但目前醫院人事檔案管理水平較為落后。本文通過對醫院人事檔案管理現狀的探討，提出人事檔案管理應在思想認識、制度建設、信息化建設、人員配置等方面進行優化，以適應當前醫院快速發展的趨勢。

醫院；人事檔案；管理

醫院人事檔案是以個人為單位，記錄和反映個人經歷和德才表現，在人才引進和管理過程中形成的，以備查閱的文字性材料[1]。其形成過程是醫院人才體系建立過程的映射。對醫院來說，要想準確把握發展契機，提升醫院發展潛力，必須加強醫院人事檔案管理。

1 目前醫院人事檔案管理工作的不足

1.1 檔案資料的真實性和完整性有待考證

人事檔案是一種文字性記載，對個人身份、經歷等方面做了詳盡的記錄，與個人工資待遇、組織關系緊密聯系，具有法律效應，是記載人生軌跡的重要憑證[2]。在記錄檔案過程中，因為涉及的信息大部分是過往資料，一方面填寫過程中由于書寫錯誤或不規范等原因造成信息不準確，另一方面信息收集過程中由于時間差異導致信息不完整，使人事檔案的真實性和可靠性下降[3]。

1.2 檔案管理制度滯后，與醫院發展不協調

現行人事檔案管理標準是1991年修訂的中共中央組織部和國家檔案局頒發的《干部檔案工作條例》和1996年頒布的《流動人員人事檔案暫行規定》，其內容相應保留著當時經濟體制的一些特點，缺乏應有的發展活力[4]。另外，人事制度改革步伐較為緩慢，不能很好地適應經濟體制改革的要求，而醫院人事檔案管理改革步伐較之更為緩慢。

在醫療衛生事業快速發展的今天，社會醫療衛生人才需求量不斷增大，人才流動性也逐漸增強，合理的人才流動不僅有利于醫院人才儲備的更新，還有利于醫院的快速健康發展。但由于醫院人事檔案管理制度較為落后，檔案管理未納入考核標準，管理考核機制不健全，這在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展，影響著醫院整體管理水平的提高。

1.3 檔案管理手段陳舊，信息化程度較低

人事檔案可以記載每個人的成長經歷和思想發展，展現個人家庭情況和專業情況等，是個人信息的存儲庫。因其內容涉及個人隱私，因此檔案管理需要專人專管，單獨存放[5]。此外，檔案信息收集時間相對較長，管理工作量較大。在此背景下，利用計算機管理醫院人事檔案成為一種趨勢[6]。但醫院人事檔案管理信息化水平普遍較低，傳統手工錄入與整理信息現象仍普遍存在，缺少完善的管理軟件和網絡環境，這不僅不利于檔案管理的信息化進程，不利于管理水平的提高，還易出現錯誤，降低了檔案的真實性。另外，各個單位、地區使用的檔案管理軟件版本不一，軟件之間兼容性較差，使得數據無法匯總，信息資源不能共享，造成資源浪費嚴重。

2 對策

2.1 轉變思想觀念，優化檔案管理措施

在科學技術飛速發展的今天，醫院檔案管理水平較以往有了很大程度的提高。但索引目錄和檢索案卷目錄仍為檔案管理的主要方法。隨著人們對檔案管理認識的不斷提高，電子儲存與檢索、現代化檔案管理已被越來越多的人所接納。故首先應提高醫院管理者對檔案管理的認識，明確檔案管理的重要性，從醫院領導干部到具體檔案管理人員要跟上時代步伐，更新管理理念。其次，各級領導干部應深刻領悟相關文件精神，進一步加強對人事檔案管理工作的指導，突破傳統管理模式，立足于人事檔案資源的開發與利用，充分發揮人事檔案管理工作的優勢[7]，加大宣傳力度和資金投入，為人事檔案的現代化、信息化創造條件。

2.2 建立健全醫院人事檔案管理制度

管理制度是人事檔案管理工作順利進行的重要依據，能保證人事檔案管理工作的正常開展。制度建設既要適應社會主義市場經濟體制下的人事制度改革新形勢、醫改新政策，又要遵循人事檔案工作自身的發展規律，正如趙紅[1]提出的，實行人事檔案的社會化管理體制，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加快推進醫院人事檔案管理現代化、信息化建設

人事檔案現代化、信息化管理是一個系統工程，包括檔案信息資源的有序整理、信息網絡的建設、信息技術的應用、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發利用的信息化等多方面內容[4]。人事檔案現代化、信息化管理是醫院管理工作發展的必然趨勢。在人事檔案管理信息化進程中，需要將計算機作為輔助工具，利用計算機、掃描儀等多種現代化儀器對人事檔案信息進行錄入，并把圖片、視頻等音像資料變成數據資料，使書面檔案和數據檔案并存，方便查詢[3]。

信息化檔案管理作為一種有效的現代化人事檔案管理方式，不僅在醫院人事檔案資料利用上，還在醫院檔案工作人員工作效率與質量上發揮了不可忽視的作用。實施醫院人事檔案信息化管理，不僅能夠有效解決傳統手工檔案管理模式中存在的不足，還保證了醫院人事檔案管理的真實性、合理性與實效性，在促進醫院合理、快速發展中具有重要意義[8，9]。

2.4 加快醫院人事檔案管理隊伍建設

強化醫院人事檔案管理工作，就要從強化檔案管理工作人員的管理意識、業務能力、創新思維等方面下工夫[10]。首先，在檔案管理者選擇上要以人為本，挑選具有良好綜合素質、有一定現代科技知識水平、有較強獲取信息能力的高等院校畢業生，為人事檔案管理工作添磚加瓦[4]；其次，對檔案管理者進行定期業務培訓、宣傳教育，提高其認識和工作水平[11，12]；最后，加強檔案管理人員職業道德建設，提高其檔案信息保密意識。

總之，人事檔案管理是醫院管理的重要內容之一，醫院在加快硬件設施建設的同時應加強對人事檔案管理的重視程度，在檔案工作改革、“三化”（現代化、規范化和標準化）建設和法制建設方面做出調整和改變[13]，最大程度實現檔案資源共享，充分發揮其優勢，以滿足新形勢下醫院改革發展需求。

[1]趙紅.淺談醫院人事檔案管理的現狀及規劃[J].中國新技術新產品，2012（1）：250.

[2]朱靜.人事檔案管理現狀及應對措施之我見[J].管理學家，2011（12）：405.

[3]韓雪.淺析新形勢下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2012（17）：50-51.

[4]魏麗珍.芻議醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].現代醫院，2012，12（2）：124-125.

[5]王萍，李詠梅.醫院人事檔案管理的現狀[J].中國新技術新產品，2009（14）：256.

[6]趙忠云，康平.淺談人事檔案的計算機管理與利用[J].衛生職業教育，2003，21（3）：9.

[7]譚子文.學校人事檔案管理存在問題與建議[J].衛生職業教育，2012，30（3）：36-37.

[8]劉小瑕.淺議醫院人事檔案實施信息化管理的優勢[J].人力資源管理，2014（4）：206-207.

[9]李晏菊.醫院人事檔案管理的信息化建設研究[J].現代企業教育，2012（1）：167-168.

[10]王麗麗.醫院人事檔案管理模式創新探究[J].管理學家，2012（14）：626.

[11]羅江玉.醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化，2011，14（15）：89-90.

[12]張衛.醫院人事檔案管理工作的調查分析及改進策略[J].黑龍江檔案，2013（5）：96.

[13]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011（5）：20-23.

R197.322

A

1671-1246（2014）23-0131-02