淺析新時期如何做好高校檔案管理工作

摘 要：對于檔案來講，其是高校開展教學(xué)活動的真實記錄，同時也見證了高校的發(fā)展歷程，在學(xué)校的建設(shè)及發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。所以，相關(guān)工作人員應(yīng)對檔案的管理工作予以重視，加大檔案的管理力度，確保檔案的管理質(zhì)量。本文簡要論述了提高高校檔案管理質(zhì)量的措施，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：新時期；高校；檔案；管理

檔案指的是高校進行招生活動、教學(xué)活動、科研活動、管理活動等內(nèi)容，對學(xué)校、學(xué)生及社會來講具有留存意義及價值的各類圖表、影像、文字等不同載體、不同形式的記錄。在高校的檔案中，記錄著學(xué)校的教學(xué)歷史，同時也記錄著老師及教職人員的各項活動。所以，檔案的管理工作在高校中有著十分關(guān)鍵的地位。因此，怎樣保證檔案的管理質(zhì)量就成為了現(xiàn)今檔案管理從業(yè)人員需要深入思考的事情。以下簡要論述了幾種提高高校檔案管理質(zhì)量的措施。

1 創(chuàng)建健全的檔案管理系統(tǒng)

對于檔案資料來講，其是各個高校的重要信息資源，可以詳盡的體現(xiàn)高校的發(fā)展經(jīng)歷，同時通過各類形式客觀的記錄高校管理及教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，是教職人員及學(xué)生智慧、經(jīng)驗及勞動的結(jié)晶，是認知及掌握高校發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)依據(jù)，是學(xué)校的重要資源。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，部門較多，需要得到全體人員的配合。唯有人員統(tǒng)一思想、提高檔案管理意識，才能夠確保檔案的管理質(zhì)量。應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)、講座等活動，讓教職人員意識到檔案管理工作的重要性。

需要加大檔案集中管理的力度，由組織層面確保檔案工作的順利實施，進而保證高校檔案的完整性、全面性及精準性。始終遵循“統(tǒng)一標準、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的準則，創(chuàng)建檔案領(lǐng)導(dǎo)隊伍，協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校的副校長負責(zé)整體管理檔案工作，創(chuàng)建檔案室，選取專人進行管理。在高校內(nèi)的各個院系、財會機構(gòu)、教務(wù)處、圖書館等加設(shè)專職的檔案人員，創(chuàng)建高校檔案管理系統(tǒng)，將檔案的管理工作落實到各個環(huán)節(jié)內(nèi)。另外，需要進行明確分工，使人員明確自身的責(zé)任及職能，讓檔案的管理工作更加標準化、系統(tǒng)化及科學(xué)化。調(diào)動高校內(nèi)全體人員共同參與到檔案的管理工作中，利用全方位、全員收集檔案信息的方法，保證檔案內(nèi)容的真實性及客觀性，同時不斷擴大檔案的涉及范圍，深入挖掘高校內(nèi)的信息，充實檔案資料。

2 增強高校檔案管理的信息化水平

伴隨著當前科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)獲取了較大成功，其是高校進行檔案管理的客觀需求，同時也是高校開展檔案管理的重要標志。促進高校的檔案館建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的檢索系統(tǒng)，變成了當前各個高校進行檔案管理工作的首要事情。高校的檔案管理工作內(nèi)容較多、強度較大、重復(fù)性較高，而將信息技術(shù)同高校的檔案管理工作結(jié)合在一起，能夠推動高校的檔案管理步入正軌，進一步發(fā)展。增強高校檔案管理的信息化水平能夠極大提高檔案管理的工作質(zhì)量及效率，并且還可以借用信息通訊技術(shù)把檔案數(shù)據(jù)盡快傳遞給領(lǐng)導(dǎo)階層，科研部門等，為人員查閱檔案提供的方便，使領(lǐng)導(dǎo)通過親身體會感受到檔案的重要性，主動培訓(xùn)檔案的管理部門開展工作。

各個高校需要加大資金的投入力度，保證檔案管理的硬件設(shè)備符合相關(guān)要求。各個高校需要把光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)、芯片技術(shù)等同檔案的收集、存儲、分析、整理、保管、應(yīng)用等工作結(jié)合在一起，進而增強檔案的存儲功能，提高傳遞速率，優(yōu)化管理質(zhì)量，全面發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益。高校檔案的管理工作還需要由以往單機管理模式轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)管理方法，由文件目錄、卷宗等形式演變成全信息管理。應(yīng)用“紙質(zhì)檔案”及“網(wǎng)絡(luò)檔案”相結(jié)合的方法，進而增強信息建設(shè)的速率，提高檔案的管理質(zhì)量。

3 不斷改進并完善檔案的管理標準

如果缺少嚴格的法規(guī)標準，就很難確保高校檔案管理的順利實施。作為高校的檔案管理從業(yè)者，需要嚴格遵照我國相關(guān)標準法規(guī)開展工作，并且結(jié)合學(xué)校的自身特點，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，其也是確保檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。加大檔案管理標準的建設(shè)力度，推動高校的檔案管理工作更加科學(xué)化、標準化。由進行檔案管理真實情況出發(fā)，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理標準，并且建立完善的檔案采集、歸納、保管、應(yīng)用、管理、保密等標準，從而保證高校內(nèi)各個文件實現(xiàn)歸檔一體化的目標，同時依據(jù)高校的不斷發(fā)展，對內(nèi)容及條目進行改進與完善。在創(chuàng)建高校檔案的管理標準期間，還需要創(chuàng)建相應(yīng)的配套考核制度，將責(zé)任劃分到人頭，將檔案的管理工作同員工的自身利益相掛鉤，明確人員的崗位責(zé)任，進而提高檔案的管理質(zhì)量，為高校的進一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4 提高檔案管理團隊的建設(shè)，增強管理人員的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)

增強檔案管理從業(yè)者的綜合素養(yǎng)及專業(yè)能力是促進高校提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。對于檔案的管理工作來講，其質(zhì)量同從業(yè)者之間存在密切的關(guān)聯(lián)。想要保證檔案管理從業(yè)者能夠同檔案管理的要求相吻合，就需要不斷提高從業(yè)人員的素養(yǎng)。需要盡快在高校內(nèi)部的檔案管理團隊中宣傳管理知識，轉(zhuǎn)變當前的知識結(jié)構(gòu)，加大新技術(shù)、新知識、新思想的培訓(xùn)力度。需要利用多種方法，增強檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)。創(chuàng)建全面的檔案管理團隊，專業(yè)設(shè)定檔案管理小組。同時利用培訓(xùn)的方法培養(yǎng)一批專業(yè)水平較高的管理人員，保證檔案的管理工作順利實施，穩(wěn)步發(fā)展。需要持續(xù)加大培訓(xùn)力度，嚴格遵照“管理標準、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的原則開展工作，從而確保人員知識水平及業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)可以與高校對檔案的管理需求相吻合。另外，檔案的管理人員自身也需要不斷進行學(xué)習(xí)，增長自身的知識儲備，豐富自身的見識，全面掌握工作的內(nèi)容及發(fā)展。高校內(nèi)部檔案的管理從業(yè)者需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任心，并且遵守保密協(xié)議。在道德品質(zhì)方面，應(yīng)保證從業(yè)者盡忠職守、按崗敬業(yè)、服務(wù)熱情、并且不貪圖名利、愿意為他人服務(wù)，進而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量及效率，促進高校更好的進行發(fā)展。

5 全面應(yīng)用檔案的信息化資源，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量

對于高校的檔案來講，其是高校內(nèi)部全體教職人員智慧與勞動的結(jié)晶，保證檔案信息的采集、分析、整理、保存、累積質(zhì)量，其目的在于充分挖掘檔案資源，為工作者提供更方便的服務(wù)。高校內(nèi)部的檔案管理部門需要重點關(guān)注服務(wù)內(nèi)容，深入對檔案的使用進行探索，緊密圍繞高校的工作重心，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。檔案的管理從業(yè)者需要主動問詢用戶對檔案類別信息的需求，掌握學(xué)校在不同階段、時期的科研、教學(xué)情況。依據(jù)自身院校的檔案應(yīng)用情況，分析規(guī)律，主動為高校各項工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

6 總結(jié)

總而言之，對于高校的檔案管理工作來講，其同學(xué)校的發(fā)展之間存在密切的關(guān)聯(lián)，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變自身的觀念，創(chuàng)建健全的檔案管理系統(tǒng)，增強高校檔案管理的信息化水平，不斷改進并完善檔案的管理標準，提高檔案管理團隊的建設(shè)，增強自身的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)，全面應(yīng)用檔案的信息化資源，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，從而為促進高校進一步發(fā)展貢獻自身的價值。

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作者簡介

肖東華（1961—），女，湖北理工學(xué)院，助理館員。