挖掘檔案潛力，變“死檔案”為“活資源”

摘 要：高速公路檔案管理信息化研究，是信息化環(huán)境下的革新傳統(tǒng)檔案管理模式，探討檔案管理新業(yè)務(wù)的必然要求。針對當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問題，筆者通過分析當(dāng)前高速公路檔案管理信息化的現(xiàn)狀和必要性，對高速公路檔案信息化管理進行了深入的思考，提出了五點對策，以期充分挖掘高速公路檔案潛力，使檔案變?yōu)椤盎钯Y源”，便于管理和充分利用。

關(guān)鍵詞：檔案；高速公路；管理；信息化

1 高速公路檔案管理信息化的現(xiàn)狀

檔案信息化是通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。

高速公路項目檔案信息化，就是按照信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通信技術(shù)、高速掃描技術(shù)，建構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，通過檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)提供項目檔案信息資源服務(wù)利用。

當(dāng)前，高速公路檔案信息化管理存在的問題不容小覷，主要有以下幾方面：

1.1 硬件設(shè)施配置不到位、不合理

配置基礎(chǔ)設(shè)施就像是修建高速公路一樣，傳統(tǒng)的實體檔案管理模式使得一些單位決策者認(rèn)為檔案管理就是將各階段的紙質(zhì)文件材料收集起來集中保管，采用計算機實現(xiàn)簡單的檢索，根本不予考慮檔案管理系統(tǒng)所需要的服務(wù)器、掃描儀等信息處理設(shè)備。另一部分單位認(rèn)為實施檔案信息化管理的預(yù)期效益低，巨大的投資在短期內(nèi)無法獲得回報，使得信息化管理遲遲無法提上日程，建設(shè)和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)更是遙遙無期，導(dǎo)致硬件設(shè)施配置不到位、不合理。

1.2 高速公路檔案信息資源建設(shè)薄弱

高速公路檔案信息資源建設(shè)存在“形式化”、“表層化”現(xiàn)象，存在許多簡單將目錄錄入、數(shù)字化加工掃描當(dāng)成是檔案信息資源建設(shè)，注重傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形態(tài)向數(shù)字檔案形態(tài)的形式轉(zhuǎn)變，而忽視了數(shù)字檔案資源利用環(huán)境的構(gòu)建。這種重建輕運或光建不用的做法，使數(shù)字化檔案資源成為一種擺設(shè)，利用率極低，甚至很少利用，建設(shè)效果無法充分體現(xiàn)。另外多數(shù)部門往往注重打印紙質(zhì)表格，完善簽字蓋章手續(xù)，卻忽視了收集電子版文件，導(dǎo)致大量原始數(shù)據(jù)的電子文件白白流失；各系統(tǒng)使用的相關(guān)管理軟件不盡統(tǒng)一，導(dǎo)致形成的電子版文件材料千差萬別，這也不利用檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，為日后高速公路檔案信息資源的建設(shè)埋下隱患。

1.3 高速公路檔案信息化專業(yè)人才匱乏

高速公路檔案實行信息化管理，人的因素起到關(guān)鍵作用。大多數(shù)檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，而對信息化管理的管理理念和手段只有淺薄的認(rèn)識，這已是一個普遍存在的問題。目前各建設(shè)項目的檔案管理人員往往都能熟練操作計算機，但是對對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠，認(rèn)為檔案信息化只是技術(shù)部門的事情等。另外，更不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等知識。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險

在信息化建設(shè)中，其安全風(fēng)險主要是兩個方面，一個是檔案管理系統(tǒng)的安全問題，二是網(wǎng)絡(luò)安全問題。數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，而這樣并不能長遠、全面地保障數(shù)據(jù)安全。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為制約信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

2 高速公路檔案管理迫切需要信息化來支撐

隨著改革開放的進一步深入，我國高速公路建設(shè)事業(yè)步入了一個歷史上空前發(fā)展的時期，一方面高速公路作為先進生產(chǎn)力的代表，其設(shè)計、施工、監(jiān)理、運營管理等代表著一個國家、一個地區(qū)、一個部門技術(shù)水平、管理理念、管理手段的優(yōu)劣，僅其技術(shù)和信息檔案也是一般公路難以比擬的。每條高速公路按發(fā)展過程，其檔案量十分浩大，往往一條高速公路，僅設(shè)計圖紙一項就需用小貨車搬運，其形成的檔案資料是否可以堆成一座小山。另一方面，筆者所在的河南省所處承東啟西，貫穿南北的區(qū)位優(yōu)勢，以及河南省與交通部聯(lián)合打造鄭州物流樞紐中心和高速公路客運中心，這些發(fā)展舉措客觀上使各方投資主體、過往司乘人員對河南高速公路建設(shè)及運營管理情況有更多的信息需求。如何更快捷、更全面地滿足社會各界對高速公路各種信息的需求，盡早實現(xiàn)包括檔案管理在內(nèi)的河南高速公路管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、智能化，是擺在我們面前必須正視并迅速采取行動的一個課題。因此，檔案信息化是高速公路檔案管理的客觀要求和必然選擇。

3 完善和加強高速公路項目檔案管理信息化管理的對策思考

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施投入要注重效益、以“軟”定“硬”

購置信息化設(shè)備必須大量的資金投入，高速公路單位要對實施檔案信息化管理投入專項建設(shè)經(jīng)費，列入本單位辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)計劃，給予必要的資金支持。建設(shè)過程中要處理好不同階段的承上啟下關(guān)系，充分論證可行性，有計劃、分步驟地推進檔案信息化進程，配置檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施，為后期工作打下堅實基礎(chǔ)。硬件設(shè)備因“有形”，易于看到投資效果和展示建設(shè)成效而為人所重視，而在購置方面，一方面，設(shè)備設(shè)施配置要著力于當(dāng)前需要，推后再購置非急需的設(shè)備、設(shè)施。另一方面，在自身財力狀況允許的基礎(chǔ)上，配備適用的、高性價比的設(shè)施、設(shè)備，而不必一味追求高級、新穎。與此同時，要提高已有設(shè)備設(shè)施的利用率。一些基礎(chǔ)使用需求，一般的設(shè)備設(shè)施是可以滿足的。

3.2 有選擇性的開展檔案數(shù)字化，強化電子文件的歸檔和管理

數(shù)字化是建設(shè)項目檔案信息資源的重要手段，但是建設(shè)數(shù)字化不可搞“一刀切”，有些項目檔案不必要也不能大規(guī)模開展數(shù)字化加工。需求是我們開展數(shù)字化工作的一項重要的參考原則。例如僅僅是實現(xiàn)信息檢索，導(dǎo)出檔案信息留存，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫就可以滿足這些基本需求；如果是利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息查詢，在較大范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享和高效率的利用，那就要建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，才能滿足這樣的較高需求。與此同時效益優(yōu)先是檔案數(shù)字化另一重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)，選擇利用率高、重要性的檔案進行數(shù)字化，避免不必要的投資浪費。

檔案信息資源建設(shè)要立足本項目優(yōu)勢，全面、直觀體現(xiàn)本項目特色的，加強信息提煉、加工，形成專題信息，突出特色，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和形式，從整體上避免資源建設(shè)上的重復(fù)，提高建設(shè)效率。

3.3 積極制定統(tǒng)一的交通信息化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

沒有規(guī)矩不成方圓，規(guī)范、統(tǒng)一、可行的信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是確保檔案信息化建設(shè)順利開展的重要基礎(chǔ)之一，已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在近年來相繼出臺，但仍然缺乏適應(yīng)操作性強的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。制定高速公路檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范對于規(guī)范項目檔案業(yè)務(wù)流程，正確處理檔案信息化管理中遇到的具體問題，均具有極其重要的指導(dǎo)和保障意義。

3.4 加強培訓(xùn)，打造復(fù)合型信息化管理人才

檔案管理人員作為檔案信息化管理的第一責(zé)任人，承擔(dān)著具體實施的工作職責(zé)。但是目前檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，信息化技能更是薄弱。因此要強化人才培養(yǎng)和儲備，從高校、科研機構(gòu)引進專業(yè)人才，培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員的信息化操作技能，建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。首先，積極引進檔案專業(yè)人才和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)人才。可以借助高校、科研單位的優(yōu)勢，引進檔案管理專業(yè)人才。其次，組織信息理論知識與技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員熟練地運用信息化相關(guān)技術(shù)，提升各項綜合信息能力。

3.5 構(gòu)建全面的信息化管理安全保障體系

建立覆蓋面廣的全網(wǎng)安全防護體系，安全意識的強弱也是另一安全保障影響因素，采取各種保護技術(shù)和管理手段，保障網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和應(yīng)用安全，來實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的安全管理。首先重視檔案內(nèi)容、載體的安全，對于涉密檔案，要嚴(yán)格審查操作人員的資格，按照職級賦予操作權(quán)限，記錄操作日志；其次應(yīng)加強機房、計算機及其相關(guān)設(shè)備、設(shè)施（包括網(wǎng)絡(luò)外設(shè)）及運行環(huán)境的安全防護。最后開展經(jīng)常性的保密教育，制定并嚴(yán)格執(zhí)行保密管理制度，強化全員保密意識。

高速公路檔案信息化建設(shè)，需要結(jié)合高速公路檔案管理的實際需要和現(xiàn)實條件，要保持清醒的頭腦，真正了解應(yīng)用狀況，分析投資收益，關(guān)注應(yīng)用效益，充分挖掘檔案潛力，更有效地推進高速公路檔案信息工作的持續(xù)健康發(fā)展，變“死檔案”為“活資源”。

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作者簡介

李艷霞（1976-），女，漢族，河南洛陽人，本科學(xué)歷，現(xiàn)工作于洛陽市公路局洛界高速公路管理處，主要從事檔案管理工作。