以精細化管理提高后勤事務管理水平

甘巧蓮

[摘 要] 2012年，長慶油田分公司水電廠開展“精細管理提升年”和“為民服務創(chuàng)先爭優(yōu)”兩項活動，如何在后勤事務工作中強化精細化管理，提高服務保障水平，顯得尤為重要。事務管理站從改進事務管理工作精細化方法入手，全面強化各項工作的精細化管理，為水電廠又好又快發(fā)展提供有力的后勤服務保障。

[關(guān)鍵詞] 精細化管理；后勤事務；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 033

[中圖分類號] F279.23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0056- 02

0 前 言

長慶油田分公司水電廠（以下簡稱“水電廠”）緊密圍繞“發(fā)展、轉(zhuǎn)變、和諧”三件大事及“上得去、穩(wěn)得住、管得好”的總體要求，繼續(xù)堅持“推進發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、鞏固安全發(fā)展基礎(chǔ)、完善和諧穩(wěn)定機制、提升服務保障能力”的工作主線，突出“一個主題”，開展“兩項活動”，推進“五個建設(shè)”，抓好“六項工作”，全力提升服務保障能力。

在水電廠深入開展“精細管理提升年”活動中，事務管理站堅持“為基層服務，為員工服務”的宗旨，秉承“事務管理無小事”工作理念，全面加強基礎(chǔ)工作，持之以恒地推進精細化管理，著力解決員工最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題，確保員工群眾利益受保障、心情更舒暢 ，推進企業(yè)的民生工程建設(shè)。

1 從心出發(fā)，樹立精細化管理理念

意識是行動的先導。后勤事務工作的服務對象是人，管理工作的主體是人，客體也是人，每個工作人員都是精細化管理的實踐者，管理要精細化，必須讓每一個干部員工樹立精細化管理的意識和理念，把精益求精的工作理念深入到日常管理和服務的方方面面，徹底糾正“差不多”、“過得去”的工作心態(tài)和工作作風，以精細化管理推動整體工作水平的提高。

一是充分認識推進精細化管理的重要性。精細化管理是源于西方發(fā)達國家的一種管理理念，是以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是社會分工精細化和服務質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，也是順應時代發(fā)展要求，開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動，轉(zhuǎn)變工作作風，提高管理服務保障水平的必由之路。同時，事務管理站工作點多線長面廣、瑣碎繁雜，更需要精細化管理。

二是深刻理解精細化管理的內(nèi)涵。精細化管理是一種管理理念和文化，是全方位、全過程、程序細致、管理嚴密的一種管理模式。精細化管理的“精”就是精確、精通和精品，實際工作中，事務管理站立足“準”字求精確，做到情況準、數(shù)據(jù)準、措施準；立足“深”字求精通，做到學習深、研究深、觀點深；立足“高”字求精品，做到高標準、高效率、高質(zhì)量?！凹殹本褪枪ぷ骷毿摹藴始毣h(huán)節(jié)細致。實際工作中，市事務管理站立足“責”字求細心，強化責任感，倡導推敲，精益求精；立足“明”字求細化，明確責任、明確時限、明確要求；立足“小”字求細致，大處著眼，小處著手，以小見大。通過會議、學習、討論、觀摩、經(jīng)驗交流等形式，深刻理解精細化管理的內(nèi)涵，使每個工作人員都樹立精細化工作的理念，從源頭上統(tǒng)一思想，確保精細化管理工作順利推進。

三是自覺用精細化管理理念指導工作實踐。推進精細化管理，最終目的是提升保障水平，事務管理站廣泛進行精細化管理的宣傳教育，使全體干部職工正確認識、全面了解，并主動參與精細化管理，自覺用精細化管理理念指導工作實踐，逐步形成上下同心、一級管理一級和自我管理的良好局面。

2 整章建制，打好精細化管理基礎(chǔ)

“天下大事，必作于細，天下難事，必成于精”，扎實推進精細化管理，必須有一套完整的規(guī)章制度和精細的工作標準，使管理服務保障工作逐步走向規(guī)范化、制度化。

一是建立完善規(guī)章制度。梳理規(guī)章制度。對事務管理站的6項規(guī)章制度進行全面清理，并結(jié)合工作實際，對照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準，對現(xiàn)行制度的可適用性、可操作性進行評估，對房產(chǎn)管理、宿舍管理、員工食堂管理、會議室管理、低值易耗品管理5項制度進行修訂完善，確保制度的適用性、操作性、規(guī)范性。使各項工作有章可循、有規(guī)可依，推動各項工作高效有序運轉(zhuǎn)。

二是建立完善精細化管理工作標準。工作標準是對工作的內(nèi)容、方法、程序和質(zhì)量的要求所制定的標準。事務管理站按照精細化管理要求，對每個崗位的每一項服務工作內(nèi)容、程序、標準、責任，進行了分類梳理， 修訂完善各崗位工作職責描述，明確每個崗位的工作職責、工作標準、崗位權(quán)限，防止工作之間的重復、交叉、漏缺。修訂《事務管理站崗位職責、工作標準及考核細則》以及《事務管理站對基層單位年度考核內(nèi)容、標準及考核細則》，使科室崗位職責、工作標準、考核辦法形成完整的體系，讓“辦事按程序、工作講標準、言行靠制度”體現(xiàn)在每一個工作崗位，成為每一名干部員工的自覺行為，形成按標準辦事、用制度管人的良好氛圍。

三是結(jié)合業(yè)務管理實際情況，利用目標管理、風險管理、流程管理等管理理論，借鑒內(nèi)控體系建設(shè)經(jīng)驗，對科室28個標準化管理流程進行完善、調(diào)整和優(yōu)化，進一步統(tǒng)一工作程序，明晰工作界面，理順工作權(quán)責，規(guī)范業(yè)務行為。針對事務管理工作統(tǒng)籌安排，各崗位制作了業(yè)務辦理流程圖提示卡片，在事務管理站信息查詢系統(tǒng)中的業(yè)務流程模塊發(fā)布，以便于各項業(yè)務在基層和機關(guān)的有效開展。持續(xù)優(yōu)化標準化管理、HSE管理、質(zhì)量、測量管理和成本控制體系，把建標、對標、用標、提標活動貫穿于業(yè)務運行過程的各個環(huán)節(jié)，認真執(zhí)行各類管理標準、工作標準和技術(shù)標準，認真落實檢查、測試和評價制度，確保各體系有效運行，執(zhí)行到位。

3 規(guī)范程序過程，各項業(yè)務工作細化

事務管理實際上是人的管理，我們的服務對象——員工的一切合理需求，都是我們應該關(guān)注或者滿足的，由此派生出來的事情不可勝數(shù)，為此必須牢固樹立“事務工作無小事”的理念，把每一件小事都當作大事來辦，對工作過程中的每個細節(jié)都要精益求精，對每一件事情都要持高度負責的態(tài)度，不斷培養(yǎng)扎實、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，做到事事有計劃、事事有總結(jié)、事事有人做，杜絕管理上的漏洞，消除管理上的盲點，真正實現(xiàn)服務的優(yōu)質(zhì)化。

以開展承諾服務為切入點，增強服務意識。事務管理站全面實施了承諾服務制，公開了食堂管理、住房管理、健康管理、計劃生育、辦公樓維修等服務內(nèi)容和服務標準，要求站內(nèi)員工嚴格執(zhí)行服務承諾內(nèi)容，推行了“日檢查”工作制，建立了“日檢表”，對各項工作的檢查情況及接到的維修服務等信息作好詳細記錄，客觀地反映發(fā)現(xiàn)問題和處理解決問題的全過程。

一是在維修工作方面 ，我們開展了以預防為核心的“主動式”維修服務。安排專人每天做好水、電、中央空調(diào)、電梯及消防控制系統(tǒng)的運行檢查，發(fā)現(xiàn)需要維修的項目及時安排處理，做到不等不靠。通過網(wǎng)絡(luò)或公示等形式張貼溫馨提示，將水電運行、中央空調(diào)、保潔服務等電話公布，并針對停水停電等情況及時提醒大家注意安全等，架起了優(yōu)質(zhì)服務的連心橋。

二是加強食堂管理，做精膳食服務。對機關(guān)、基層食堂膳食服務進行調(diào)研，了解情況，多方聽取員工的意見和建議，找出差距和不足，不斷改進、完善。著力提高菜肴質(zhì)量，豐富菜肴品種；加大投入，改進烹飪設(shè)備，改善就餐環(huán)境；進一步完善服務方式，提高烹飪技能，改善服務態(tài)度，全面提高膳食服務水準；嚴格把好食品安全關(guān)，切實增強食品安全衛(wèi)生意識，抓好食品制作衛(wèi)生和場所清潔衛(wèi)生；嚴格把好采購關(guān)，大宗食料實行定點采購，降低采購成本，確保食料質(zhì)量。

三是周密策劃組織好員工身體健康體檢，將疾病分類匯總后，對存在的亞健康人群積極開展健康干預。在員工體檢期間每周收集整理員工體檢檔案，各基層單位要做好體檢報告的錄入工作。體檢結(jié)束后，要認真研究分析員工身體健康狀況，編制員工身體健康情況評價報告。落實員工健康教育、健康指導和健康知識宣傳等工作，建立員工健康評估機制，采取分片、分點的方式，邀請有資質(zhì)的醫(yī)療機構(gòu)或?qū)＜矣嗅槍π缘亟M織開展員工健康知識講座，做好健康干預，有效保護員工的身心健康，進一步提升員工自我保健水平。定期下基層檢查工作，保證員工健康管理工作在全廠運行規(guī)范高效，真正將企業(yè)發(fā)展成果惠及職工。

四是對照《水電廠低值易耗品配置標準》，全面清查低值易耗品（含食堂炊灶具）型號、數(shù)量、配置情況，健全完善低值易耗品基礎(chǔ)臺賬，做到“家底要清、底子要明”，賬物相符、物賬一致，并做好貼標工作。定期組織抽查，實地核對物賬情況，全面掌握各單位低值易耗品管理現(xiàn)狀。

五是在對綠化、保潔、空調(diào)等物業(yè)服務工作方面，對外包單位實行嚴格的“日檢查、周總結(jié)、月考核”制度。在各項工作的服務標準制定上，明確了具體的操作程序和質(zhì)量責任人，每個崗位都有工作職責、任職要求、服務規(guī)范和工作標準，都有相應的檢查制度和考核細則，實現(xiàn)了標準化、程序化、規(guī)范化，做到了“事事受控，時時受控，人人受控”。在服務標準的制定上，對工作人員勞保上崗、清潔工具擺放、服務態(tài)度、工作方式等瑣碎細節(jié)都做了規(guī)范要求，更新了服務理念，進一步完善了各項管理制度、操作規(guī)程和激勵約束機制，把物業(yè)服務工作提升到一個新的水平。

4 強化落實，穩(wěn)步推進精細化管理

健康管理親情化。開展好健康體檢工作，明確了管理機構(gòu)及職責、管理內(nèi)容與方式等內(nèi)容，策劃了8個年齡段體檢項目；2012年參加體檢人員共計1 884人，實際體檢1 786人，未體檢98人，體檢率95%。跟蹤了解體檢異常人員19人，包括頸部病癥4人、婦科疾病7人。做好健康干預，建立了基層健康管理人員信息QQ群，初步建立起健康管理工作兩級聯(lián)動管理機制。開展了健康知識和體檢報告解讀等培訓講座，增強了員工健康保健意識及疾病防范意識。結(jié)合廠機關(guān)工作、運行倒夜班、野外施工等三類不同性質(zhì)的工作人群，設(shè)計編制了健康提示卡和小折本，宣傳脂肪肝、高血壓、糖尿病及亞健康疾病預防知識，努力在全廠營造“關(guān)注健康，感恩生活”的健康生活氛圍。

食堂管理人性化。加強食堂日常監(jiān)督管理， 做好食品安全、用氣安全及日常管理工作，檢查原材料采購狀況、保管狀況、食品加工衛(wèi)生安全、餐具衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、從業(yè)人員狀況、服務質(zhì)量、電器設(shè)備管理、燃氣（燃煤）管理的檢測及使用、安全隱患的排查及整改情況等。抓好飲用水安全，對基層單位生活飲用水、澡堂、后勤設(shè)備設(shè)施運行情況進行檢查，督促整改存在的問題，共解決基層單位自動門、空調(diào)等設(shè)備維修問題7項。做好夏季食品衛(wèi)生及飲用水安全管理工作，對全廠食堂食品安全、飲用水、內(nèi)部公共衛(wèi)生等方面管理進行了部署安排，定期和基層單位員工食堂溝通，針對基層食堂出現(xiàn)的問題，安排專人進行了指導處置，保障了基層員工安全衛(wèi)生的就餐條件。舉辦了水電廠基層單位物業(yè)管理經(jīng)驗交流會，探索“優(yōu)質(zhì)服務員工、保障生產(chǎn)、提升人性化的后勤管理水平”的新途徑，推進“構(gòu)建規(guī)范化事務管理，親情化后勤服務”體系建設(shè)，更好地為水電廠和諧發(fā)展和一線員工生活品質(zhì)的提升，提供可靠保障和優(yōu)質(zhì)的服務。

外包業(yè)務管理有序化。堅持每月2次的電話詢情記錄和月底考核，收集清理基層報送的考核結(jié)果，做好溝通答復。檢查了外包服務人員基本信息，明確人員定員數(shù)量、身份、年齡及健康狀況及勞動合同簽訂情況。定期聯(lián)系勞務承包單位，了解管理服務現(xiàn)狀，督促承包方履行合同。協(xié)調(diào)承包方、基層單位關(guān)系，共同做好后勤服務工作。落實《水電廠物業(yè)服務外包業(yè)務監(jiān)督考核暫行辦法》，每月統(tǒng)計基層單位勞動紀律、崗位職責履行、行為規(guī)范、服務質(zhì)量及工作標準等方面對外包服務考核情況，確保外包業(yè)務管理規(guī)范有序。

通過實施精細化管理工作，杜絕以往工作中的隨意性和盲目性，完善工作思路，尋找工作差距，提高了業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)了管理標準化、業(yè)務流程化，提升事務管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化水平，確保全廠后勤管理各項工作“事事有人管，時時有人管”，為水電廠又好又快發(fā)展提供了有力的后勤服務保障。