高校電子檔案管理淺析

孫寧寧

[摘 要] 本文針對高校電子檔案管理問題，首先分析了電子檔案這一檔案資料新形式的技術優勢與劣勢問題，進而總結了當前我國電子檔案管理工作中存在的問題，并有針對性地提出了強化電子檔案管理工作的具體可行措施，為高校電子檔案管理工作的開展提供參考。

[關鍵詞] 電子檔案； 管理； 歸檔； 高校； 規范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

隨著我國高校管理信息化建設的不斷推進，高校檔案管理工作也呈現出新的特點，檔案資料的載體形式日益多元化，以磁盤、光盤等存儲設備作為載體的電子檔案文件日益增多，由于電子檔案與傳統紙質檔案資料相比，具有信息存儲密度高、信息存儲形式多樣性以及信息的集成性較高等的優點，當前已經成為高校檔案資料的重要形式。因此，對電子檔案管理工作進行標準化與規范化的建設，已經成為當前高校檔案管理工作的重要內容，這對于確保高校教學、科研以及學生管理工作的正常開展也具有重要的作用。

1 電子檔案資料技術特點分析

1.1 電子檔案的技術優勢分析

（1） 可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計算機作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統計以及存儲查閱等流程都是借助于計算機來完成的，這就改變了傳統的人工作業管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時也減輕了檔案管理工作強度，使檔案管理質量得以提高。

（2） 電子檔案資料有助于實現檔案資料的共享使用。傳統的紙質檔案資料，無論是各項信息資料數據的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應用檔案管理辦公軟件，可以根據主題或者關鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實現電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對于電子檔案的共享使用十分有利。

（3） 電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發展，計算機以及各種存儲設備朝著大容量、高速度的方向發展，數據寫入、讀取速度非常快。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節約檔案資料的庫房占地面積，同時檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

1.2 電子檔案的技術劣勢分析

（1） 電子檔案的安全隱患問題較為嚴重。在電子檔案的整理存儲過程中，很容易受到互聯網中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對電子檔案進行篡改也不會存在痕跡，因此容易出現檔案資料被非法篡改問題。

（2） 電子檔案的技術升級頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計算機來完成的，由于電子產品的升級更新速度較快，當計算機或者是軟件系統升級改造之后，為了確保數據格式與操作系統的相容性，需要對電子檔案進行數據轉換或者是升級更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續可讀。

（3） 電子檔案對于系統以及存儲設備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計算機完成，而存儲則主要是存儲在數據盤等設備上，這就導致電子檔案對于系統以及存儲介質的依賴性較強。如果存儲設備損壞或者是缺少備份，容易造成數據文件的丟失。

2 當前我國高校電子檔案管理存在的問題

（1） 高校電子檔案的歸檔管理不完善。歸檔工作是電子檔案管理工作的首要任務，然而我國部分高校檔案管理部門，正是在歸檔工作這一首要環節上出現了問題，導致電子檔案管理工作效率不高。首先，對于電子文件檔案資料的原稿保護重視不足，對于電子檔案資料原稿隨意增刪的問題較為嚴重。其次，電子檔案歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選以及分類使用沒有形成一套系統完整的管理程序。此外，在歸檔程序管理上，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，存儲設備選擇不當，數據格式分類不當，都有可能造成電子檔案資料的損壞與丟失。

（2） 電子檔案保存管理問題較多。當前高校在電子檔案保存管理上同樣存在著較多的問題，主要是對于電子檔案存儲設備的保管缺乏專門的設備，由于一些數據存儲設備非常不穩定，很容易造成電子檔案資料數據的丟失。此外，一些重要的檔案資料缺乏必要的備份，一旦數據丟失或者被篡改，很難恢復，特別是對于一些重要的科研資料，將會造成重大的損失。

（3） 檔案管理工作制度缺失。部分高校檔案管理部門沒有制定完善的檔案管理工作制度，一些檔案管理工作人員在開展電子檔案管理工作中缺乏指導，再加上電子檔案管理對于管理人員的業務知識以及計算機的應用能力要求較高，造成了電子檔案管理工作的整體水平不高。

3 高校電子檔案管理規范化措施

（1） 做好電子檔案的歸檔管理。完善電子檔案的歸檔管理，首先應該明確電子檔案的具體歸檔范圍。電子檔案的歸檔內容主要包括以下幾方面：高校內部各部門在教學、科研或者是管理活動中所形成的各類電子公文；高校信息網站的重要信息資料；高校教學科研活動、黨政管理活動以及學校重大活動中所形成的各種圖像或者影音資料；學校內部運行的數據庫或者是數據庫管理系統的復制件；高校教師科研活動記錄或者是學生的畢業設計資料等需要電子版保存的文件。在明確了電子檔案的歸檔范圍之后，應該組織高校檔案管理部門對電子檔案的有效性與完整性進行相應的鑒定審核。對于需要加密的電子文件，則應該提前做好加密處理，同時一并將電子文件的技術加密方法進行歸檔。在將電子文件歸檔之后，應該對電子檔案的具體內容、電子檔案的創建時間、電子檔案的存儲格式以及電子檔案的文件類型做好附帶說明。此外，在電子文件歸檔過程中，應該確保數據文件格式的一致性，對于文本類文檔在歸檔時一般保存為PDF格式的文件，對于圖像電子文檔則可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式進行保存。視頻以及多媒體文件則主要保存為MPEG或者是AVI格式，音頻文件則主要以MP3與WAV格式進行保存。

（2） 完善電子檔案的存儲管理。電子檔案的存儲管理也是電子檔案管理工作的關鍵環節，對于電子檔案的存儲管理，首先應該嚴格制定《歸檔文件整理規則》以及《檔案實體分類方案》等技術文件作為檔案整理以及分類管理工作的依據。在將電子文檔檔案資料整理存儲之前，必須對存儲設備或者是存儲數據平臺進行病毒檢查清理工作，確保存儲環境的安全可靠。對于重要的電子文件檔案資料，應該一式三份進行備份處理，一份封存備案，另一份提供檢索查詢使用，第三份則采取異地存儲的管理方式。為了確保存儲介質的安全，應該采用專門的保護設備對電子文檔進行保存管理，通過將存儲設備置于防光、防磁、防火以及防潮的專業設備中，確保電子檔案資料的安全可靠。對于電子文件檔案資料，每年都應該采取機讀抽檢的方式進行檢查，以確保電子檔案的安全保存。同時應該間隔4～5年時間對電子檔案資料進行轉存，以免由于存儲設備不穩定造成數據文件的丟失。

（3） 規范電子檔案資料的查詢使用。對于電子檔案資料的檢索查詢使用，可以通過與高校的校園網絡相連接，直接利用這一網絡平臺實現對于電子檔案資料的查詢功能，以提高信息檢索與查詢的效率。對于機密文件，特別是涉及學生信息或者是科研成果的電子檔案資料，應該按照相關的保密規定進行管理，所有資料的查詢必須經過相應的授權。可以采取設置電子密碼或者是授權IP登錄訪問的方式，按照不同電子檔案資料的密級程度，進行限制性的檢索使用。

（4） 明確電子檔案資料管理工作人員的職責。為了督促檔案管理工作人員積極開展電子檔案管理工作，應該制定相應的管理制度，落實電子檔案管理工作人員的責任。重點要求檔案管理工作人員嚴格按照管理規定對電子檔案資料的收集整理、管理系統的維護開發以及檔案資料的檢索使用進行細致的管理。此外，為了提高電子檔案管理工作人員的業務能力水平，應該定期對工作人員進行崗位培訓教育，重點針對電子檔案管理的業務知識、檔案管理系統操作使用等方面進行培訓，以提高其檔案管理技能。

4 結 語

隨著科學技術的不斷進步，電子檔案在高校檔案資料中的比重不斷增加，對于確保高校教學科研活動的順利開展，推動高校管理現代化發揮了重要的作用。由于電子檔案資料無論是在檔案資料的歸集整理還是在建檔保存等方面，都與傳統的檔案資料管理有著明顯的不同，這就要求檔案資料管理人員必須結合電子檔案的特點，完善檔案的整理、歸集以及存儲保管，進而提高高校檔案管理的整體水平。

主要參考文獻

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