新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討

楊明

[摘 要] 高校辦公室管理工作的水平是決定整個(gè)學(xué)校能否有序運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，新形勢下辦公室的管理工作也要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。本文主要分析了新形勢下高校辦公室管理工作中存在的問題，并針對這些問題探討了相應(yīng)的解決對策，希望為改進(jìn)辦公室的管理工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 新形勢； 高校； 辦公室； 管理； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 071

[中圖分類號] G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）04- 0136- 02

近年來，我國高等教育迅速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校辦公室的工作職能也發(fā)生了新的轉(zhuǎn)變。在此新形勢下，作為高校管理樞紐的高校辦公室也面臨著諸多管理上的新問題、新挑戰(zhàn)，高校辦公室的管理工作也應(yīng)該做出相應(yīng)的調(diào)整，與時(shí)俱進(jìn)、有的放矢，采取各種措施解決出現(xiàn)的問題，不斷適應(yīng)新形勢下高校辦公室管理工作的變化。

1 高校辦公室管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念滯后，缺乏服務(wù)意識

現(xiàn)階段，部分高校辦公室工作者跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，對辦公室工作缺乏新的認(rèn)識，管理觀念滯后，工作的積極性不高。除此之外，部分工作人員沒有認(rèn)識到辦公室管理的主要工作是服務(wù)于學(xué)生與老師，缺乏應(yīng)該具備的服務(wù)意識。另外，辦公室日常管理工作比較瑣碎，使得不少工作人員缺乏工作熱情，不求上進(jìn)，只負(fù)責(zé)自己的“一畝三分地”，對于出臺的制度與文件不求甚解，只是負(fù)責(zé)執(zhí)行，對于重要事件缺乏必要的理解與分析，在重要事件的研究中較難提出科學(xué)合理的建議。這種僵化的思想難以滿足新形勢下高校辦公室管理工作的要求。

1.2 專業(yè)水平低，綜合能力參差不齊

高校辦公室工作人員忙于處理日常工作，疏于專業(yè)方面的管理與學(xué)習(xí)，不利于辦公室工作效率的整體提高。另外，高校辦公室工作人員大多是由畢業(yè)不久即走上工作崗位的大學(xué)生或從學(xué)校的行政、教學(xué)等其他部門調(diào)來的老師組成的，有些高校的部分崗位是由在校學(xué)生兼職的，這些辦公室工作人員在工作能力、綜合素養(yǎng)等方面參差不齊，部分工作者缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，不具備專業(yè)的管理能力。還有一些工作者仍舊采取過去工作的模式，按部就班地完成工作任務(wù)，缺乏主動性，這些問題都極大地制約了高校辦公室管理效率的提升。

1.3 管理制度有待進(jìn)一步健全與完善

辦公室的管理制度缺乏可執(zhí)行性，往往與工作人員的實(shí)際工作脫離，這不符合新形勢下高校辦公室管理的發(fā)展要求；管理制度上缺乏能激發(fā)工作人員工作積極性的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制；管理制度上存在的職責(zé)不明、獎(jiǎng)懲不清等缺陷也有待于進(jìn)一步完善。另外，辦公室的工作缺乏針對性與計(jì)劃性，工作人員往往處在有工作就做，沒工作就歇的狀態(tài)，工作的內(nèi)容主要是被動接受上級領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，無法形成行之有效的工作機(jī)制。

2 做好高校辦公室管理工作的方法

2.1 樹立正確的管理觀念，增強(qiáng)工作的積極性

高校辦公室工作者必須樹立正確的、與時(shí)俱進(jìn)的管理觀念，破除陳舊的管理理念，正確認(rèn)識到高校辦公室管理工作要與學(xué)校的發(fā)展腳步保持一致，并在工作中增強(qiáng)自身主動服務(wù)的意識。

首先，辦公室人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式與管理手段，運(yùn)用與學(xué)校發(fā)展相適應(yīng)的管理方法推動學(xué)校辦公室的管理工作；其次，轉(zhuǎn)變不求上進(jìn)的工作思想，在辦公室管理工作中要熱情周到，積極主動；最后，要強(qiáng)化服務(wù)意識，服務(wù)的主體不僅僅是老師和學(xué)生，同時(shí)也要為學(xué)校日常教學(xué)、科研項(xiàng)目、教學(xué)活動等服務(wù)。要及時(shí)了解相關(guān)的情況與信息，為學(xué)生與教師提供方便；要參與到科研活動中去，掌握相關(guān)動態(tài)，制訂工作方案，提高服務(wù)的質(zhì)量，提升工作的效率。

2.2 提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)水平

辦公室工作人員作為辦公室管理工作的主體，其業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系著辦公室管理工作的效率，因此，必須提高辦公室工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與專業(yè)水平，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、服務(wù)能力強(qiáng)、工作積極主動、與時(shí)俱進(jìn)、能適應(yīng)新形勢不斷改變而調(diào)整工作職能的辦公室管理隊(duì)伍。

在思想政治上，要求高校辦公室工作人員牢固樹立正確的、堅(jiān)定的政治責(zé)任感與思想政治觀念，不斷強(qiáng)化政治理論的學(xué)習(xí)，不斷提高思想政治道德修養(yǎng)，保持工作作風(fēng)建設(shè)的持續(xù)性，嚴(yán)格遵守學(xué)校規(guī)章制度，在工作中講原則、遵制度、負(fù)責(zé)任，以高度的政治責(zé)任感與使命感去做好各項(xiàng)工作。

在業(yè)務(wù)素質(zhì)上，要注重辦公室管理人員的選拔，對于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)與業(yè)務(wù)水平較低的工作人員，對他們進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，切實(shí)提高他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與服務(wù)水平；強(qiáng)化員工之間互幫互助的機(jī)制，讓具備工作經(jīng)驗(yàn)的“老人”帶領(lǐng)剛走上工作崗位的新人，向他們傳授工作經(jīng)驗(yàn)；通過實(shí)踐管理，鍛煉他們的溝通技巧、組織協(xié)調(diào)能力、處理問題的能力，增強(qiáng)他們的口頭表達(dá)能力與文字編輯能力，增強(qiáng)業(yè)務(wù)專業(yè)水平，提高業(yè)務(wù)處理效率。

在職業(yè)道德上，辦公室工作人員要保持良好的職業(yè)道德操守，愛崗敬業(yè)，恪盡職守，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。生活與工作要區(qū)分開來，生活中的煩惱不應(yīng)該帶到日常工作中去；對于工作中遇到的困難與挫折，要采取職業(yè)化的方式去化解；在工作中要誠懇寬容，切忌在工作中態(tài)度傲慢、服務(wù)懈怠、疏于管理，以規(guī)范、積極向上的職業(yè)道德約束自身行為，提高管理服務(wù)質(zhì)量。

2.3 健全管理制度，明確工作方向

健全辦公室管理制度是實(shí)現(xiàn)辦公室管理規(guī)范化的基本措施，推進(jìn)高校辦公室管理工作適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求必須完善管理制度。在現(xiàn)階段，許多陳舊的規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足學(xué)校辦公室管理的要求，對于不再適用的制度，要進(jìn)行必要的刪除與修改；而對于有些不健全的制度，要采取修訂、重新制定等措施予以完善。不斷健全辦公室管理制度，使辦公室工作人員有規(guī)范可依、有制度可循。

另外，要明確辦公室人員的工作方向，對于科研項(xiàng)目、學(xué)校活動等預(yù)先通知的服務(wù)工作，要提前制訂工作計(jì)劃與服務(wù)方案，確保工作的連續(xù)性與完整性，保證辦公室管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 結(jié) 語

高校辦公室是高等學(xué)校的辦事中樞，保障高校工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，高校辦公室應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，針對不同的問題采取不同的措施，防患于未然，根據(jù)高校發(fā)展的實(shí)際情況，為實(shí)現(xiàn)高校健康快速發(fā)展提供保障。