新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討

楊明

[摘 要] 高校辦公室管理工作的水平是決定整個學校能否有序運轉的關鍵，新形勢下辦公室的管理工作也要跟上時代發展的步伐。本文主要分析了新形勢下高校辦公室管理工作中存在的問題，并針對這些問題探討了相應的解決對策，希望為改進辦公室的管理工作提供借鑒。

[關鍵詞] 新形勢； 高校； 辦公室； 管理； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 071

[中圖分類號] G64 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）04- 0136- 02

近年來，我國高等教育迅速發展，辦學規模不斷擴大，高校辦公室的工作職能也發生了新的轉變。在此新形勢下，作為高校管理樞紐的高校辦公室也面臨著諸多管理上的新問題、新挑戰，高校辦公室的管理工作也應該做出相應的調整，與時俱進、有的放矢，采取各種措施解決出現的問題，不斷適應新形勢下高校辦公室管理工作的變化。

1 高校辦公室管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念滯后，缺乏服務意識

現階段，部分高校辦公室工作者跟不上時代發展的步伐，對辦公室工作缺乏新的認識，管理觀念滯后，工作的積極性不高。除此之外，部分工作人員沒有認識到辦公室管理的主要工作是服務于學生與老師，缺乏應該具備的服務意識。另外，辦公室日常管理工作比較瑣碎，使得不少工作人員缺乏工作熱情，不求上進，只負責自己的“一畝三分地”，對于出臺的制度與文件不求甚解，只是負責執行，對于重要事件缺乏必要的理解與分析，在重要事件的研究中較難提出科學合理的建議。這種僵化的思想難以滿足新形勢下高校辦公室管理工作的要求。

1.2 專業水平低，綜合能力參差不齊

高校辦公室工作人員忙于處理日常工作，疏于專業方面的管理與學習，不利于辦公室工作效率的整體提高。另外，高校辦公室工作人員大多是由畢業不久即走上工作崗位的大學生或從學校的行政、教學等其他部門調來的老師組成的，有些高校的部分崗位是由在校學生兼職的，這些辦公室工作人員在工作能力、綜合素養等方面參差不齊，部分工作者缺乏工作經驗，不具備專業的管理能力。還有一些工作者仍舊采取過去工作的模式，按部就班地完成工作任務，缺乏主動性，這些問題都極大地制約了高校辦公室管理效率的提升。

1.3 管理制度有待進一步健全與完善

辦公室的管理制度缺乏可執行性，往往與工作人員的實際工作脫離，這不符合新形勢下高校辦公室管理的發展要求；管理制度上缺乏能激發工作人員工作積極性的獎勵機制；管理制度上存在的職責不明、獎懲不清等缺陷也有待于進一步完善。另外，辦公室的工作缺乏針對性與計劃性，工作人員往往處在有工作就做，沒工作就歇的狀態，工作的內容主要是被動接受上級領導安排的任務，無法形成行之有效的工作機制。

2 做好高校辦公室管理工作的方法

2.1 樹立正確的管理觀念，增強工作的積極性

高校辦公室工作者必須樹立正確的、與時俱進的管理觀念，破除陳舊的管理理念，正確認識到高校辦公室管理工作要與學校的發展腳步保持一致，并在工作中增強自身主動服務的意識。

首先，辦公室人員要加強學習，學習先進的管理方式與管理手段，運用與學校發展相適應的管理方法推動學校辦公室的管理工作；其次，轉變不求上進的工作思想，在辦公室管理工作中要熱情周到，積極主動；最后，要強化服務意識，服務的主體不僅僅是老師和學生，同時也要為學校日常教學、科研項目、教學活動等服務。要及時了解相關的情況與信息，為學生與教師提供方便；要參與到科研活動中去，掌握相關動態，制訂工作方案，提高服務的質量，提升工作的效率。

2.2 提高辦公室人員的業務素質與專業水平

辦公室工作人員作為辦公室管理工作的主體，其業務素質直接關系著辦公室管理工作的效率，因此，必須提高辦公室工作者的業務素養與專業水平，培養一支業務素質高、服務能力強、工作積極主動、與時俱進、能適應新形勢不斷改變而調整工作職能的辦公室管理隊伍。

在思想政治上，要求高校辦公室工作人員牢固樹立正確的、堅定的政治責任感與思想政治觀念，不斷強化政治理論的學習，不斷提高思想政治道德修養，保持工作作風建設的持續性，嚴格遵守學校規章制度，在工作中講原則、遵制度、負責任，以高度的政治責任感與使命感去做好各項工作。

在業務素質上，要注重辦公室管理人員的選拔，對于缺乏工作經驗與業務水平較低的工作人員，對他們進行有針對性的培訓，切實提高他們的業務素養與服務水平；強化員工之間互幫互助的機制，讓具備工作經驗的“老人”帶領剛走上工作崗位的新人，向他們傳授工作經驗；通過實踐管理，鍛煉他們的溝通技巧、組織協調能力、處理問題的能力，增強他們的口頭表達能力與文字編輯能力，增強業務專業水平，提高業務處理效率。

在職業道德上，辦公室工作人員要保持良好的職業道德操守，愛崗敬業，恪盡職守，服務于學校發展。生活與工作要區分開來，生活中的煩惱不應該帶到日常工作中去；對于工作中遇到的困難與挫折，要采取職業化的方式去化解；在工作中要誠懇寬容，切忌在工作中態度傲慢、服務懈怠、疏于管理，以規范、積極向上的職業道德約束自身行為，提高管理服務質量。

2.3 健全管理制度，明確工作方向

健全辦公室管理制度是實現辦公室管理規范化的基本措施，推進高校辦公室管理工作適應新形勢的發展需求必須完善管理制度。在現階段，許多陳舊的規章制度已經不能滿足學校辦公室管理的要求，對于不再適用的制度，要進行必要的刪除與修改；而對于有些不健全的制度，要采取修訂、重新制定等措施予以完善。不斷健全辦公室管理制度，使辦公室工作人員有規范可依、有制度可循。

另外，要明確辦公室人員的工作方向，對于科研項目、學校活動等預先通知的服務工作，要提前制訂工作計劃與服務方案，確保工作的連續性與完整性，保證辦公室管理工作真正發揮其應有的作用。

3 結 語

高校辦公室是高等學校的辦事中樞，保障高校工作正常有序運轉。面對新形勢下的新問題、新挑戰，高校辦公室應該與時俱進，針對不同的問題采取不同的措施，防患于未然，根據高校發展的實際情況，為實現高校健康快速發展提供保障。