信息化管理在高校試卷檔案中的應(yīng)用

李明霞

摘 要 對(duì)試卷檔案進(jìn)行信息化管理已成為一種必然的發(fā)展新模式。簡(jiǎn)要分析當(dāng)前高校試卷管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)試卷管理人員的信息化管理提出建議，并對(duì)利用電子檔案和射頻識(shí)別技術(shù)進(jìn)行的檔案信息化管理的廣泛運(yùn)用進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。

關(guān)鍵詞 考試；試卷檔案；信息化管理；電子檔案；射頻識(shí)別

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2014）10-0050-02

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已迅速運(yùn)用到人們生活學(xué)習(xí)的方方面面。加上電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心發(fā)生了重大的變化，開始向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。考試作為高校教學(xué)活動(dòng)中不可缺少的環(huán)節(jié)，是測(cè)量學(xué)生知識(shí)與能力、評(píng)定學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)與教師教學(xué)質(zhì)量的一種基本形式，現(xiàn)在高校一般采取紙式的試卷進(jìn)行考試，所以考試后的試卷成為高校等教學(xué)檔案的重要組成部分之一。試卷檔案作為高校教學(xué)檔案的重要組成部分，在信息化條件下，傳統(tǒng)的手工處理方式已經(jīng)明顯不適應(yīng)檔案管理工作的需要，有必要加快高校試卷檔案管理信息化進(jìn)程。但目前高校的試卷檔案管理還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致試卷檔案的使用價(jià)值并沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái)。

1 加強(qiáng)高校試卷檔案管理的必要性

高校試卷檔案管理意識(shí)增強(qiáng) 在以往的高校檔案管理工作中，高校管理人員并沒(méi)有對(duì)試卷檔案管理引起足夠的重視，但隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案信息的多元化，檔案服務(wù)對(duì)象、內(nèi)涵的變化，逐漸要求高校檔案管理工作人員用科學(xué)的發(fā)展觀來(lái)提高自我認(rèn)知水平。加上國(guó)家對(duì)高校教育的大量投入，高校管理人員也認(rèn)識(shí)到對(duì)高校的管理不能再僅僅局限于教學(xué)和科研上，只有利用信息化技術(shù)武裝自己，對(duì)高校學(xué)生的試卷管理工作作出具體的要求，才能讓高校試卷管理工作為高校全體師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

高校試卷歸檔程序不完善 試卷檔案是指學(xué)校在測(cè)試和檢查學(xué)生掌握各個(gè)專業(yè)課程知識(shí)體系中形成的文字材料，除了單純的試卷本身之外，還有與之相關(guān)聯(lián)的試卷分析資料、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)答案、學(xué)生成績(jī)表、學(xué)生出勤情況等記錄資料。隨著國(guó)家政策對(duì)高校教育的不斷重視和大力扶持，近幾年來(lái)高校教學(xué)發(fā)展不斷加快，學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)增多，對(duì)學(xué)校管理提出新的挑戰(zhàn)。為了節(jié)約人力、物力、財(cái)力，很多高校已經(jīng)沒(méi)有了期中考試，只進(jìn)行一周左右的期末考試，于是導(dǎo)致教師只注重期末試卷的歸檔管理，忽視了開學(xué)補(bǔ)考試卷和其他相關(guān)試卷資料的歸檔建設(shè)。

高校試卷檔案管理保密性差 高校試卷管理工作本是一個(gè)長(zhǎng)期的復(fù)雜的枯燥的項(xiàng)目，需要各部門的支持和配合，需要引起高校各工作人員的重視。在高校試卷管理發(fā)展的過(guò)程中，一方面由于之前技術(shù)水平的落后，信息化管理水平程度不成熟，難以在技術(shù)上支撐試卷檔案管理的自動(dòng)化，科學(xué)化、準(zhǔn)確化；另一方面，沒(méi)有加強(qiáng)試卷檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，人才素養(yǎng)不高，高校試卷檔案出現(xiàn)很多隨意涂改或者試卷檔案流失的狀況，這也是傳統(tǒng)的試卷檔案管理辦法一直以來(lái)出現(xiàn)的漏洞。因此，作為高校管理人員有必要時(shí)刻注意檔案管理人員的能力培養(yǎng)，有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化管理。

相比電子檔案，紙式試卷檔案部不便于長(zhǎng)期保存 與傳統(tǒng)的試卷管理辦法相比，信息化管理的電子檔案不僅可以提供及時(shí)查詢功能，還能便于老師在做教學(xué)成果分析時(shí)拷貝利用。而紙質(zhì)試卷查詢功能效率極其低下，并且極易讓工作人員陷入堆積成山的試卷中不能自拔，加重了檔案管理人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，還耗損了大量的紙品，造成嚴(yán)重的浪費(fèi)。隨著時(shí)間的推移，試卷上的字跡也變得模糊不清，嚴(yán)重影響教師的考核成果評(píng)定進(jìn)程。而電子檔案在保存方面，不僅能節(jié)約保存空間，還能通過(guò)分類存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)高效、便利的搜索。

2 信息化管理在高校試卷檔案中的有效應(yīng)用

電子檔案管理的普及 隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，電子檔案也在我國(guó)高校也應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生，成為高校檔案管理不可或缺的一部分。電子檔案，即是指在社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，具有保存價(jià)值的，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案具有便于保存，及時(shí)更新修改，可高密度存儲(chǔ)，并可承載多種信息媒體的特點(diǎn)。在高校試卷管理過(guò)程中需要注意的是：1）需要制定科學(xué)的電子文件歸檔分類的管理標(biāo)準(zhǔn)，并有合理的存檔程序；2）加強(qiáng)提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，建立一批專業(yè)的、高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，并對(duì)現(xiàn)有的試卷檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)。

射頻識(shí)別技術(shù)在高校試卷管理中的應(yīng)用 射頻識(shí)別又稱為無(wú)線射頻識(shí)別，是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的通信技術(shù)，可通過(guò)無(wú)線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。在高校中，射頻識(shí)別技術(shù)一般運(yùn)用于圖書館、校園一卡通等較典型的應(yīng)用環(huán)境，對(duì)于試卷管理還很少涉及。隨著我國(guó)對(duì)高等學(xué)校教育的不斷重視，促進(jìn)信息管理規(guī)范化水平加快發(fā)展，射頻識(shí)別技術(shù)逐漸成為提高高校管理水平的重要手段，并在高校信息化管理進(jìn)程中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。射頻識(shí)別技術(shù)可運(yùn)用于高校試卷管理中的查詢功能，只要在射頻識(shí)別操作平臺(tái)放置具有條形碼的有效證件，如學(xué)生證，老師的工作證，就可以讀取和查詢索要了解的相關(guān)試卷信息，可充分發(fā)揮其射頻技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人和物標(biāo)識(shí)信息的自動(dòng)識(shí)別完成管理信息系統(tǒng)目標(biāo)管理對(duì)象數(shù)據(jù)的快速批量獲取，并對(duì)試卷信息的能夠及時(shí)的修改更新。射頻識(shí)別還可應(yīng)用于試卷檔案管理工作人員的工作權(quán)限設(shè)置，防止在管理過(guò)程中因人為原因?qū)е略嚲硇畔⒈煌扛摹Ｒ虼耍漕l識(shí)別技術(shù)對(duì)于建立和統(tǒng)一公共數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理信息化，智能化具有更充分的應(yīng)用價(jià)值。

試卷檔案工作人員的信息化管理 高校的試卷檔案管理人員作為高校人事的組成部分之一，其人員的管理好壞直接關(guān)系到高校的前途發(fā)展，特別是隨著高校每年學(xué)生人數(shù)的不斷增加，不少教職工開始對(duì)人力資源管理具有更高的知情和管理參與需求，但是單純靠擴(kuò)大人力資源工作人員的方式顯然是徒勞的。如何將數(shù)千萬(wàn)份試卷進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔處理，讓人力資源得到優(yōu)化配置高效率的完成試卷信息的管理工作，檔案管理信息化勢(shì)在必行。根據(jù)各個(gè)高校的實(shí)際情況，可以先從大量人事管理檔案為突破口，進(jìn)行各種數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，只有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，才能克服信息的估計(jì)性與決策的盲目性，作為建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)將成為重要的信息資源檔案，并為高校人事部門選人用人提供參考資料。還可加強(qiáng)學(xué)校校園網(wǎng)的建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，并積極開發(fā)試卷檔案管理人員考勤與薪酬管理系統(tǒng)建設(shè)，并對(duì)用戶管理部分作出明確的制度說(shuō)明，對(duì)于不同的用戶不同的部門可有不同的操作權(quán)限和不同的操作范圍，大大的才有利于保證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的完整性，真正做到崗位職責(zé)清晰。

檔案的信息化管理是對(duì)現(xiàn)代社會(huì)先進(jìn)技術(shù)和科學(xué)管理方法的有機(jī)結(jié)合。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，在影響人們生活各個(gè)方面的同時(shí)，也影響著我國(guó)高校試卷管理的變革。人們對(duì)信息化水平的要求越來(lái)越高，作為高校工作者，有必要發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具，向老師、學(xué)生提高和保存準(zhǔn)確的試卷資料，提供快捷方便的查詢方式，從來(lái)使我國(guó)的檔案管理方式適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。

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