計算機技術在檔案管理中的運用

樊莉麗

[摘 要] 隨著計算機信息技術的發展，計算機在日常生活和工作中的應用越來越普遍和廣泛，其中計算機在檔案管理中的應用，早在20世紀就已經開始出現，經過十幾年的發展，如今計算機技術在檔案管理方面的應用更加深入。本文重點分析了計算機在檔案管理中的重要性，并據此提出當前計算技術在檔案管理運用中存在的問題，并對計算機技術充分運用到檔案管理的一些方法提出了建議。

[關鍵詞] 計算機技術；檔案管理；運用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02

隨著計算技術的不斷發展，計算機已經被應用到各個行業和工作中，成為提升工作效率的重要工具。其中計算機在檔案管理中的作用尤為突出，也正是如此，我國早在20世紀末就已經開始使用計算機技術來管理檔案，經過十多年的發展，也取得了一定的成績，但是不可否認的是，由于檔案管理受到傳統觀念的影響，以及部門本位思想的影響，從而讓計算機技術在檔案管理方面依然存在著很多問題。本文正是基于這種背景，通過分析計算機在檔案管理中的重要性，并據此提出了當前計算技術在檔案管理運用存中在的問題，并對計算機技術充分運用到檔案管理的方法提出了一些建議。希望對于提升我國檔案管理水平具有一定的積極意義。

1 計算機技術在檔案管理中的重要作用

1.1 有利于對檔案的管理收集和存儲

在檔案管理中，利用計算機的外延設備，可以采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，從而能夠被計算機系統所識別，而且這些電子檔案還可以進一步錄入到信息數據庫之中，為今后的調取和查閱提供了極大的方便，因為通過數據庫系統，還可以有效地對電子檔案進行壓縮，從而讓計算機存儲更多的檔案信息。另外通過電子形式存儲的檔案，從流轉和備份方面都具有極大的便捷性，只需要一些硬盤或者光盤等存儲媒介，就能夠備份存儲超大數量的電子檔案信息，有效地降低了紙質檔案對管理空間的要求。有效降低了檔案管理的成本。

1.2 有利于檔案管理信息系統化

在檔案管理中，傳統的手工管理模式由于涉及到的檔案種類多元化、數量巨大的限制，管理效率極其低下，往往為了找一份檔案資料而耗費很長時間，甚至還會出現檔案保管不善引起的檔案損毀問題。而通過計算機技術，將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案之后，就可以開發信息管理系統，將這些檔案融入到同一個平臺下，進行分類管理，還可以根據不同部門的使用，甚至相應的權限，從而對檔案進行高效管理。另外基于計算機技術，還可以讓檔案呈現多媒體特征，結合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，另外通過檔案管理信息系統，還能夠有效地實現對檔案的檢索，自動入庫排架等功能，從而有效提升檔案管理的效率。

1.3 計算機技術能夠為檔案管理提供較強的技術支持

隨著計算機技術以及信息技術的持續發展，計算機在檔案管理方面的應用非常深入，特別是計算機的處理性能以及存儲能力有效的提升，了解決傳統檔案電子化遭遇的存儲困境，另外分布式計算機系統的研發工作，也為檔案管理的集成化以及集成服務都提供了大量的技術支持。而相關的計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案電子化提供了極大的幫助。另外計算機技術還實現了客觀關系管理系統以及企業資源計劃管理系統的統一，從而有助于將檔案管理和現代化的管理融為一體，為企事業單位的現代化管理提供了重要的技術支持。

2 計算機技術在檔案管理運用中存在的問題

近幾年計算機技術在檔案管理中的應用總體上是不斷進步的，很多檔案館也在大力發展計算機信息技術，但是在實際的運用過程中依然存在著不少問題，這主要體現在下面幾個方面。

2.1 前期的準備工作不充分

很多檔案館準備上線信息管理系統時，并沒有做好充分的準備工作，比如檔案數據的電子化不到位，甚至還會出現檔案數據在電子化的過程中出現明顯的錯誤問題，特別是一些人員的姓名往往在電子化的過程中就被自然地修改掉。另外一些檔案館的網絡設備以及計算機設備相對陳舊，也不利于計算機在檔案管理上的應用。如果這些硬件和軟件的環境還沒有充分做好準備就匆忙上檔案管理信息系統，那是很難保障這些信息系統的正常實施。

2.2 檔案管理的計算機化還不夠充分

很多檔案館雖然建設了相應的信息化管理系統，計算機技術也已經得到了廣泛的應用，但是還有相當數量的檔案館僅僅將計算機技術當成管理的輔助工具，其核心的管理模式依然是建立在傳統的手工管理模式上。其工作的對象依然還是紙質的檔案資料，而不是建立在數據庫下的多媒體檔案數據。那么在這個背景下，計算機技術在檔案管理方面的優勢就不能夠有效地體現出來，相反還容易成為檔案管理的絆腳石，因為讓不少檔案管理人員要做重復性的工作，這顯然是不利于檔案的高效管理。

2.3 檔案管理人員的素質相對較低

由于從傳統的手工檔案管理模式下過度到計算機技術支持下的檔案管理，這就要求檔案管理人員的素質必須要提升，必須要能夠適應基于計算機技術下的管理思維和相應的技術支持。因為從某種意義上來說，基于計算機的檔案管理模式和傳統的手工管理模式還是存在著很大的變化，而且對于管理人員也需要更高的要求，比如對計算機的操作，管理思維的轉變，計算機的安全防范等等都需要一定的經驗和能力，然而我國手工管理模式下的檔案管理人員，由于長期受限于手工模式的影響，再加上對于新事物新技術的學習能力相對較弱，所以造成了很多檔案管理單位的檔案管理工作中，計算機的應用成了一種擺設，并不能夠得到深入的應用。

3 促進計算機技術在檔案管理深入運用的建議

由于計算機技術在檔案管理方面的應用存在著不少問題，因此，改變思路深化計算機技術在檔案管理中的應用就顯得非常關鍵，下面就從3個方面來論述。

3.1 轉變觀念重視計算機技術的應用

現在很多檔案管理單位的計算機技術并不是沒有使用，而是使用得不夠深入，很多工作都停留在表面，這說明檔案管理人員的思想觀念還沒有轉變過來，因為計算機技術在檔案管理方面的作用是全方位的，是能夠取代傳統的管理模式，并消滅紙質檔案的多種缺陷。不過由于檔案管理在計算機管理化的過程中，需要涉及到很多工作，如果從思想觀念上不夠重視，就很難將計算機技術的應用深入下去。所以要想搞好計算機技術在檔案管理方面的應用，首先就需要領導以及檔案管理人員的思想觀念轉變過來，充分認識到計算機在檔案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相應的物力、財力以及人力等工作，加大對計算機硬件設備的投入以及軟件設施的投入，引入現代化的管理模式，從而提升計算機技術在檔案管理方面的全面運用。

3.2 注重對檔案管理人員的培訓

之所以一些檔案管理人員不愿意選擇計算機技術，一個很重要的因素就是這些檔案管理人員已經適應和習慣于傳統的管理模式，而想要改變這種觀念，除了檔案管理人員自身的努力之外，還需要通過外力來推動，而加強培訓顯然就是一個非常重要的推動手段。通過加強對檔案管理人員的培訓，能夠有效地改變檔案管理人員對計算機技術在檔案管理方面的重要作用的認識程度，并同時能夠提升他們的計算機技術水平，消除他們恐懼計算機技術的瓶頸。而加強培訓工作可以從兩個方面來開展：一方面是通過聘請專業的計算機技術人員對檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持。另一方面選擇一些檔案管理人員到專業機構進行針對性培訓，或者和其他單位進行相互交流，提升管理經驗，從而推動計算機技術在檔案管理中的應用。

3.3 重視創新提升管理水平

現代化的檔案管理離不開管理的創新工作，計算機技術的應用同樣也要依賴于創新。一方面檔案管理工作人員在基于現代管理模式下的檔案管理工作中，不僅僅要具備一定的專業知識，同時還要具備一定的創新思維，在實際的管理過程中，進一步挖掘計算機技術在檔案管理方面的優勢作用。另一方面，還需要在計算機技術管理檔案的基礎上，進一步優化傳統管理模式下的檔案管理制度，創建適應新的管理模式下的檔案管理制度，從而讓新的管理制度更好地適應于計算機技術，這樣才能夠更好地保障檔案管理工作的有序進行，在這個過程中同樣也要求檔案管理人員要不斷努力去學習新知識，并且要活用新知識，在實際的工作中不斷提升自身的管理水平。

4 結 語

計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，檔案管理單位需要在推動計算機技術在檔案管理工作中的運用，需要深化思想改革，轉變觀念，從上至下的推動計算機技術在檔案管理中的運用。并根據國家的相關標準，對檔案內容進行分類和加工并批量錄入到計算機系統，在這過程中要加強審核，確保信息的準確性。另外要促進檔案管理工作人員綜合素質的提升，促進他們創新思維的提升以及管理水平的提升，完善檔案管理的相關制度和體系，從而促進檔案管理人員能夠在標準規范的前提下用好計算機信息技術，提升檔案管理的現代化水平。

主要參考文獻

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