企業油田聲像、實物檔案的數字化管理工作探析

謝發紅

摘 要：在油田企業勘探開發工作不斷深入，規模也不斷的擴大，對于企業油田聲像、實物檔案資料進行數字化的管理工作是石油企業現代化管理的要求。本文分析了企業油田聲像、實物檔案數字化管理工作的必要性，以及在數字化管理工作中面臨的問題，探討了檔案數字化管理工作問題的解決措施，為以后的油田勘探開發、科研生產提供有實用價值的參考資料。

關鍵詞：企業油田；聲像；實物；檔案；數字化；管理工作

為了延長企業油田聲像、實物檔案的壽命，許多的石油企業都將檔案信息數字化管理當做一項重要的工作進行開展。企業油田聲像、實物檔案是關于油田在勘探開發、生產經營、科研管理過程中積累的有價值的資料，這些是石油企業資源的重要組成部分。近年來隨著油田檔案信息化、數字化程度不斷提高，企業油田聲像、實物檔案數字化管理工作的建設也不斷加快，為了滿足石油企業現代化管理的要求，做好企業油田聲像、實物檔案的數字化管理工作顯得越加重要。根據實際的工作需要，油田不斷的擴大規模，數字化的檔案資料為生產科研工作者提供了先進的研究環境，并且節約了大量的時間。可見，數字化的檔案資料為油田企業的現代化管理和油田勘探開發工作提供了便捷和可能。

1 檔案數字化管理工作的必要性

企業油田的聲像、實物檔案信息是油田勘探開發和生產經營活動的記錄信息的載體。隨著石油企業勘探開發工作不斷深入，以及石油信息化工作的不斷開展，只有利用好已有的石油檔案資料，在擴大勘探領域和增大石油產能方面才會產生巨大的社會效益和經濟效益。但由于這些檔案的數量越積越多，加上聲像、實物形式的檔案資料翻閱的困難，使得查閱、分析檔案資料的工作需要耗費大量的人力物力，不符合油田企業現代化管理的要求。為了使這些已有的聲像、實物石油檔案信息在生產建設中發揮其作用和實現其使用價值，做好檔案數字化，健全檔案信息數據數字化管理的工作，有很大的必要性。

2 檔案數字化管理工作面臨的問題

2.1檔案數字化管理錄入缺點

石油企業聲像、實物檔案信息轉錄為數字檔案過程，需要相關工作人員做大量的工作，雖然所參與工作的人員是本企業的員工可以保護檔案信息的保密性，但是在錄入的過程中難免會出現人為因素的錯誤信息錄入。在聲像、實物檔案錄入過程中所購置的相關數據設備，需要一筆資金投入，但在聲像、實物檔案信息轉換完成后，大部分的數據設備就會閑置不用，造成一定的浪費。為了轉換信息所需要配備專業人員，對相關人員進行專業化培訓，這對于一些檔案部門實現這一要求有不少困難。如果請專門的專業人員工作，就會增加檔案資料泄密的風險。專業的公司對于檔案錄入收費會比較貴。

2.2檔案數字化存儲有困難

受客觀條件的限制，企業的石油聲像、實物檔案資料在存儲時都有一定的壽命，對于長期有用的數據資料就需要定期的更換存儲媒介，以保證檔案數據資料的不丟失。檔案數字化所用的存儲介質一般為光盤或者計算機硬盤，有時候由于備份處理不及時，一不小心會將數據資料格式化，造成數字資料丟失。有時對計算機硬盤所存儲的資料進行遷移時，最容易造成檔案信息資料缺失遺漏。光盤由于制造材質的原因，在使用過程中材質有一定的使用壽命周期，所以不僅呀定時對所存儲的數據進行檢查，還要及時更換光盤避免檔案信息資料的丟失。這就額外增加了人員的工作量和資金的投入。

3 檔案數字化管理工作問題的解決措施

3.1規范檔案數字化管理工作

規范檔案數字化管理工作需要結合企業自身的實際資金周轉情況，建立健全的檔案分類規則和檔案號碼編制的規則。并且根據國家和本行業現行的標準規范和制度，對電子文件進行規范化的管理，保證檔案信息檢索的準確率。為了保證檔案信息的正確性、原始性和完整性，需要安排專業的人員具體負責，不僅對檔案資料采集的工作加強管理，還要加強對檔案資料轉換數據的質量控制。規范化的檔案數字化管理工作，是數據資源建設重要保證。對于檔案管理的專業人員，提高其專業的檔案管理水平，并定期安排其專業技能的培訓工作。

3.2加強檔案數字化管理工作的安全性

聲像、實物檔案信息轉換成電子文件，一般都會存儲在計算機設備中。在使用和上傳的過程中是在局域網等網絡環境下運行的，有可能因為檔案運行的操作系統或者是有攻擊性的文件影響檔案信息的安全性，需要采用物理隔離或者磁盤等其他措施保證檔案信息的安全性。現代化的石油企業檔案數字化管理工作要求有健全的管理責任制度，把信息安全貫穿到整個管理工作中。同時還要為了保證檔案信息的安全性和機密性，企業應該和數據管理的專業人員簽訂安全保密的合同。最重要的一方面是，為了保證檔案電子文件的安全性，要制定嚴格的檔案信息數據的檢查和備份制度。

對使用檔案信息的用戶設置不同程度的權限，需要相關檔案資料的人員必須經過相關領導的審批，和檔案借閱管理人員授權后才可以使用檔案資料。為了避免檔案資料的濫用和非法商用，要對檔案的電子文件資料增加相應的版權水印標志，或者申請其他的版權專利。

4 檔案數字化管理的發展趨勢

石油企業聲像、實物檔案的數字化發展趨勢在傳統的數據錄入基礎上，會采用更先進的數據采集錄入設備，全面實現自動化、智能化的數據錄入工作，避免了在檔案資料轉換過程中發生泄密的事件。而對于所配置的專業數據轉化機械設備的費用將會是低價格的，為檔案數字化管理工作降低成本。檔案資料的電子文件的存儲的介質性能更耐用，更低廉，計算機硬盤和光盤結合使用，增加檔案資料的存儲穩定性和安全性，解決了數字化檔案長期存儲面臨的數據可能丟失的問題。新的計算機技術的應用，不僅使得檔案信息數字化管理工作現代化，還使得石油企業的管理工作更有效率。

5 結語

將大量的油田聲像、實物檔案信息轉存為電子信息檔案是符合石油企業現代化管理的需要。在檔案數字化管理建設過程中，要充分保障資源建設的原始性、準確性和及時性。雖然進行石油企業聲像、實物數字化管理工作現階段面臨著許多困難，但是計算機技術的不斷進步，檔案數字化工作將會發揮其優勢，使檔案數字化管理工作符合石油企業現代化的需要。使石油勘探開發、增多石油產量等工作有更方便的資料查閱，提供有參考價值的資料。

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