淺談中小學檔案的信息化管理

李東玉

摘 要：當前我國已經進入信息化時代，如何應用新型技術手段進行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著計算機技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已與當前檔案管理要求嚴重脫節，要求在檔案管理工作中廣泛應用電子檔案技術，因此在檔案管理工作中一定要應用信息技術。為此，筆者根據中小學檔案管理的現狀，結合自身多年的工作經驗，對中小學檔案信息化管理工作做了初步探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案

隨著信息化技術的快速發展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經濟發展的重要條件，在單位各項工作開展中，信息化建設工作是重中之重。隨著信息化技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已與當前快速發展的時代嚴重脫節，要求在檔案管理工作中應用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時轉變工作思路，將工作重點放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉變為實用信息方面，并對信息需求者提供優質服務。

1 中小學檔案實現信息化管理的巨大優勢

從目前情況看，中小學檔案管理多停留在傳統的人工管理階段，不但給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等帶來諸多不便，而且由于檢索手段落后，更是給檔案的存放保管、提供利用、更新達標以及日常維護帶來很多困難。因此，為了跟上科技發展腳步，充分發揮檔案作用，必須建立與社會前進步伐相適應的、與社會發展要求相一致的中小學檔案管理信息化體系。第一，中小學檔案信息管理系統廣泛應用計算機處理圖文聲像等原始檔案信息，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無法比擬的優勢，可以更方便地為檔案查閱、交流、使用等提供全方位服務。第二，中小學檔案信息管理系統的建立和完善，可以為學校培養和造就高素質的專職檔案工作人員，從根本上解決目前中小學檔案管理人員知識面較窄、知識老化、知識結構不合理、現代化管理水平不高等具體問題。

2 中小學檔案實現信息化管理的策略

中小學檔案管理信息化是一項系統工程，必須統籌考慮，有序運作，多方面共同努力，方能達到預期目的。

2.1 確定檔案信息化管理的標準

要以超前的戰略眼光，制訂本地區、本部門、本學校的檔案管理信息化系統所必須具備的基本要求和基本標準，并隨著信息技術的發展而不斷充實完善、更新提高。認真遵照檔案信息化建設標準，進行檔案管理系統的構建，使組成系統的各個節點都達到要求的水平，并通過網絡加以連通，以提高系統的綜合能力，發揮出整體優勢。

2.2 把實體管理變為信息管理

在傳統檔案管理當中，檔案存在形式一般是紙質、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供使用等多個方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復雜。由于需要對大量的檔案資料進行保管，所以檔案管理部門不能對已經存在的檔案資料進行提煉和加工，導致大量的檔案信息資源遭到浪費。隨著在檔案管理工作中引入大量的現代化管理技術和設備，尤其是引入了計算機、光盤和多媒體技術，促進了檔案管理工作的現代化發展，對傳統檔案管理模式形成了有力沖擊。現階段，檔案管理工作主要以信息為主，運用現代化管理方法管理檔案信息資源。經過信息處理的檔案資源可以實現多平臺使用，只有使檔案資源實現信息化，檔案資源才能充分發揮自身價值，使檔案管理工作在經濟發展、科技進步和社會繁榮等方面提供優質服務；可以為人們帶來一定的經濟效益和社會效益，在未來國民經濟發展中一定會擔當重要角色。

2.3 建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

實現檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計算機信息系統，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設計在廣泛應用計算機條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據文件處理方式，設計檔案信息化系統軟件；三在信息系統中，要根據工作需要，建立完善的內部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時，首先要考慮到電子檔案的真實性。在實際操作時，因為檔案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統，系統間的直接鏈接無法實現，所以在當前技術條件下，還不能保證電子文件原數據的完整性，很多電子檔案與其對應的紙質檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長期使用等，都對檔案的真實性和安全性形成了影響。再有，電子檔案的安全性，由于在檔案管理工作中大量應用網絡技術，使電子檔案的應用范圍大量擴充，并隨之出現了數量的增長，但存在的主要問題就是計算機病毒問題和黑客的攻擊問題，有效預防計算機病毒的入侵，抵御黑客的攻擊，才能保證電子檔案的安全。最后，電子檔案的法律效力問題，電子檔案的存在沒有固定載體，因此，就不易制訂相關的法律條文，所以在當前的法律認定方面，依然沒有涉及光盤、磁帶和磁盤等。

2.4 提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化，安全化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握管理的有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現信息化、現代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須掌握檔案管理現代化技術，進行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行離崗培訓，進一步深造，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等，建立梯隊型人才結構和復合型人才群體。

檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域，發展檔案管理學的理論研究，完善檔案信息安全管理體系。對檔案管理事業的健康、有序、可持續發展和促進檔案信息化建設都具有重要的現實意義。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。中小學檔案管理信息化是教育信息化的重要組成部分，教育信息化為中小學檔案管理信息化創造了必要條件。沒有中小學檔案管理信息化的教育信息化是不充分的，也是不完整的，中小學檔案管理信息化的實現必將有力地促進教育信息化的發展和完善。

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