基于ERP系統的大型養路機械物資管理提升研究

劉學敏

摘 要：ERP系統已經在神華集團內推廣應用，如何應用此系統管理好實際業務，對管理者和操作者都提出挑戰。如何使此系統在大型養路機械物資管理中發揮作用，特別是如何將寄售物資、在賬庫存物資、零價值物資在一個系統平臺內綜合管理是一個必要的研究實踐課題。文章以神華軌道機械化維護分公司實施ERP系統為研究案例，從ERP產品的選擇，以及ERP對外圍集成的MDM與SRM系統風險控制進行分析，著重對寄售物資采購訂單風險、物資批次管理應用的重要性進行研究，旨在探索ERP系統在提升大型養路機械材料配件管理中的實踐要點。

關鍵詞：ERP；風險；采購訂單；批次管理

中圖分類號：F253.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）26-0087-03

神華集團ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源規劃）的實施，實現了集團總部與各子公司間財務、物資、銷售、人力資源等方面集成，構建了集團公司統一的信息化管理平臺。在ERP推廣實施應用下，神華軌道機械化維護分公司（以下簡稱神維公司）物資管理從用友U8管理系統更新為SAP-ERP系統，大型養路機械物資（以下簡稱大機物資）管理面臨著盡快適應集團信息化管理的挑戰，對物資管理崗位人員在物資流程優化、物資與財務一體化、采購與供應商關系管理等幾個方面提出了更高要求。如何理解與應用好ERP系統，修訂公司相關制度，以及ERP系統未來升級等都需要各級管理人員在實際應用中總結經驗，使公司大機物資管理向標準化、流程化、規范化、簡單化、信息化方向邁進，不斷探索大機物資管理新模式。

1 ERP發展及其產品比較

1.1 ERP發展過程

早期MRP（Material Requirement Planning，物料需求計劃）被設計用于制造業庫存信息處理，解決了如何實現制造業庫存管理目標，即在正確的時間按正確的數量得到所需物料這一難題。隨著企業競爭環境的惡化，企業對自身資源管理范圍擴大，對制造資源計劃細化和精確化，單純面向物料的MRP擴展到與生產能力相關的人力和設備等更多資源的計劃與控制中。ERP是MRP擴展而來的新一代集成化企業資源管理系統，它從三個方向擴展和延伸了MRP功能，即橫向擴展—功能范圍的增加，從供應鏈上游的供應商管理到下游的客戶關第管理；縱向擴展—從低層的數據處理到高層管理決策支持；行業擴展—從傳統以制造業為主到面向所有的行業，ERP逐步被企業所重視，并得到推廣應用。

1.2 ERP產品多樣性比較

國內ERP廠商目前規模最大的是用友（NC系統和U8系統），其次是金蝶（K3系統）。用友NC系統是針對大中型企業的集中解決方案，在系統統一和控制方面功能比較強大，適合集團公司的多級管理，但采用互聯網的企業需要配置良好的資源。U8系統是中小企業的解決方案，系統比較成熟，廣泛應用于局域網，但系統是以獨立單位和年度建立賬套為基準，多單位的管理、跨年度的分析比較困難。K3系統是介于NC和U8之間的產品，廣域網應用具有效率受限的問題。

國外產品中以SAP、Oracle公司為代表的ERP產品在國內應用比較多，Oracle公司ERP產品應用系統是基于互聯網INTERNET架構，采用開放的JAVA語言和技術標準進行編寫的應用軟件，它將ERP、CRM，SCM等系統完全集成為一體，是一種電子商務套件。SAP公司ERP產品主體部分是用其ABAP語言編寫，應用系統是基于客戶/服務器（C/S）的結構，不能用于全球一體化的管理系統，即跨國或跨地區的大型企業將不可能應用一個數據庫的管理系統，在客戶關系管理需要與其它系統集成，一般需要二次開發，企業投資費用和系統維護成本較高。但是Oracle 由于缺乏足夠的業務流程模板和軟件功能的支持，在實施中，Oracle軟件經常被發現無法滿足企業管理上的要求，如在大型制造企業中必須的批次管理、質量管理、設備維護管理等。ERP系統的應用越來越得到企業重視，不同行業、規模的企業對ERP系統的要求各不同，只有量身定制ERP產品才是最適合最有利于公司發展的系統。

2 神維公司ERP系統推廣及優勢分析

2.1 ERP系統推廣

神維公司2011年采用了用友公司的U8-ERP軟件，經過系統配置后，從2012年開始在肅寧工務機械段、府谷工務機械段、準格爾工務機械段和公司設備管理部的16臺電腦（僅16個物資模塊用戶）上安裝了此軟件的物資模塊，用于材料配件入庫、出庫和基本的庫存管理，且進行簡單的數據報表查詢及輸出打印功能。同期，在公司計劃財務部個別電腦上安裝了財務模塊，僅用于一般財務管理和報表功能。考慮到財務數據網絡安全性，神維公司物資模塊與財務模塊分別應用于獨立的服務器上，之間無數據傳遞，是一個受條件限制的小型局域網絡版的ERP系統。

按照神華集團總部統一規劃，2013年3月份神維公司開始建立ERP系統基礎應用的物料數據庫，并開始對公司現有物資、財務、銷售（指向鐵路公司提供線路機械化維護服務）業務流程調研，經業務藍圖設計、組織架構設計、系統配置、功能測試、最終用戶培訓、初始數據導入，以及與SRM系統集成，于2013年11月12日正式使用ERP系統。此SAP-ERP系統選擇符合公司需要的業務流程，通過復雜的參數表和層層定義，并進行系統詳細配置，個別應用方面對軟件還進行了二次開發，不斷調整軟件的業務流程，最終開發配置成為集團ERP系統下的二級子公司ERP系統，它與外部系統MDM、SRM集成，構建起神維公司ERP系統，如圖1所示。

ERP不僅是一個以計算機網絡為平臺的業務集成與管理控制系統，而且是一種新的管理方法，更是一種新的組織方式，它的應用使神維公司在物資、財務、銷售、人力資源管理上產生理論和實踐上的巨大變革，實現了物流、服務銷售流、資金流和信息流的“四流合一”。

2.2 實施ERP系統物資管理優勢分析

經過推廣實施ERP系統，能統一物資編碼，建立起物資標準化體系，為規范化物資采購以及倉儲管理奠定了基礎。神維公司ERP系統采用了戰略采購思想，對不同類別物資實施集團總部集中采購、子公司分散采購相結合的運行模式，規范物資采購供應網絡，有效控制網外采購風險，實現事前控制。利用ERP系統對供應商建立了供應商的動態評估機制，能定期對每一個供應商的供貨質量、價格、交貨及時性和售后服務情況進行評分，實現動態優選管理。通過實施ERP，神維公司對推進物資供應管理體制改革，在發揮集中采購優勢，規范業務流程、明確崗位權責、強化監管、優化庫存結構、降低成本方面較原有管理系統管理模式下取得了顯著實效。

3 外圍集成系統風險控制風析

3.1 MDM靜態數據編碼風險

MDM（Master Data Management，主數據管理）是ERP應用的基礎，其中物料主數據的分類標準由神華集團數據管理部門統一制定，再由實施單位應用部門的用戶根據實際情況進行物料主數據申報錄入、審核，經逐級審批后（如圖2所示）附物料編碼。編碼的標準性、規范性、唯一性是保證ERP內數據準確性的基礎。附碼數據屬于靜態數據，需要專業人員對其“工廠、采購、財務”視圖進行擴展維護后才能在ERP系統中正式使用。

在物料主數據申請中需要保證提報信息的準確性、完整性、及時性。實際業務當中會發生未全面進行關鍵字段的查重、審核不細致，而導致系統內“一物多碼”問題的存在。大機配件一物多碼將影響物料計劃提報的準確性，消除此類問題的發生，事后唯一有效方法是將公司全部附編碼的物資數據從系統內導出來再進行篩選檢查，將其中不準確的物料編碼申請“凍結”或從系統內刪除，而如果此物料編碼已經在具體業務中占用，則只能將此物料涉及的流程全部結束后再凍結，因此ERP系統使用期初的物料編碼篩選查重工作非常必要。

3.2 SRM系統基本功能及潛在供應商風險

SRM（Supply Relationship Management，采購及尋源管理）是SAP-ERP外圍集成系統之一，解決了ERP系統數據庫局限問題。供應商登陸到SRM申請平臺進行注冊，在線填寫企業相關資質信息，經被申請注冊單位審核后成為該單位潛在供應商，之后由專業人員對此供應商的采購、財務視圖進行擴展維護，才能在線采購物資報價，以及在中標后合同簽訂，供貨后發票校驗及辦理付款。SRM系統除了供應商申請注冊，還能對供應商供貨質量及服務進行評價，評價數據來源于ERP內訂單交貨時間、驗貨結果等。SRM系統也能對采購合同執行情況進行統計分析，為管理人員提供合同執行情況論和供應商供應能力的綜合分析。

在SRM系統應用中最為關鍵的就是對供應商注冊時的資質把關。集團級供應商審核由專門管理機構進行審核，審核后成為集團集采供應商，二級子公司可以在集團供應商范圍內根據采購需要選擇作為自采供應商參與詢比價或競爭性談判業務。二級單位審核通過的供應商，其他子公司間也可以選擇為自己公司的潛在供應商，而一般子公司內無專業的供應商管理人員，審核重點一般僅限于對提供資質的在線審查，未能及時實地考察或是市場調研獲取供應商更多的信息，將實力與信譽一般的供應商成為了潛在供應商，導致存在可能的潛在供應商風險。

4 采購訂單風險控制與批次管理的重要性分析

4.1 采購訂單風險控制

ERP系統上線后，神維公司各個庫存地點的庫存可以在系統的任何終端上有權限地實時瀏覽查詢，為最大限度地實現庫存調劑，優化庫存結構提供了便利手段。機械段計劃員、庫管員可以準確地掌握可用資源量，充分調用各地庫存，高效配置物資資源，在保證生產物資供應的前提下，最大限度降低庫存，減少存貨資金占用，使庫存結構趨于比較合理的狀態。在物資管理目標下，與寄售供應商間的采購訂單創建成為ERP系統上線管理的第一步。

采購訂單跟進采購合同、框架協議等產生，是ERP系統中采購模塊的核心單據。公司與供應商按雙方簽訂的寄售協議，由SRM系統將寄售信息記錄傳遞給ERP系統，各機械段材料員根據庫存情況，在系統中創建采購訂單，根據系統設定的審批策略，由相關人員審批后，打印訂單發給供應商，供應商根據此訂單將物資存放在公司庫存地點，所有權歸供應商，公司進行代管理。根據各作業隊需要辦理出庫時，將賬存寄售物資的狀態由“寄售”轉為“自有”再出庫。在實際訂單管理中需要防止兩種風險的存在：

①批量采購合同訂單數量準確性，如因實際并不需要原訂數量，則要采取關閉訂單操作，如果實際需要大于合同數量，需要補充簽訂合同才可以完成下訂單操作。此種采購模式下，就要加強對需求計劃的管理，在提報時要對現有庫存情況進行查詢，并根據生產需求經驗量的預算，提報最終采購計劃的種類與數量，并且將訂單的執行不足或是增加訂單量作為物資管理考核的一項指標加以管理約束，防止此類風險的發生。

②對于寄售采購物資，往往會因訂單數量較大，造成積壓。此種采購模式下，需要采取季度階段性控制，往往進入第三季度時，就要根據生產任務量核實寄售未用物資的種類及數量，調整三季度的訂貨量，并且要考慮到每年大機設備年修的進度安排，調整四季度的訂貨量，將合理化庫存結構與庫存數據共享作為防范風險的根本策略與措施。

4.2 利用批次管理改進物資流轉過程控制分析

4.2.1 物資批次管理需求

批次管理（Batch management）是針對于物料流轉過程中批次的管理，批次管理的目的主要基于以下四種需求：

①針對某些對價格比較敏感的物料，無論是采用何種存貨核算方式，入庫時按照不同的價格區分批次。

②針對有質量保證期要求的物料，如潤滑油脂、液壓油、橡膠材質配件等。

③針對有質量追溯要求的物料，如同一種配件不同時期分別向不同的供應商采購，如發生質量問題后的質量追蹤。

④物料管理最基本的“先進先出”的時序要求，應用批次管理在大機材料配件管理中越來越重要。

4.2.2 批次管理的實施步驟

神維公司目前有限的庫存硬件及倉儲管理水平對于全部實施批次管理還存在難度，可根據實際情況分三步實施：

①在系統全部按批次管理要求下，重點選擇有質保期要求的油脂、橡膠件，以及重要性的、且有質量跟蹤要求的部分油缸、閥、泵、馬達、電路板、傳感器等配件，其余一般性材料配件系統內雖然會自動生成批次號，但實際應用批次管理的意義并不大。

②對于上述列舉的材料配件需要在貨架上按指定位置存放，并標識區分和相對隔離，加強庫管員批次管理與目視管理相結合的業務指導。

③選擇試點庫房，應用無線手持終端技術進行倉儲管理，成功應用后再推廣到其它工廠，并為將來自動化立體倉儲管理打下基礎。

4.2.3 采用無線手持終端進行批次管理

在神維公司ERP系統中，物資出入庫全部設置了批次管理，為手持終端技術應用留了數據接口。在ERP系統功能擴展中，需要啟用WM管理功能，并購置RFID智能手持終端、條碼打印機等硬件，在試點庫房搭建無線局域網，實現手持終端系統數據與ERP數據間的交換。手持終端應用是基于條碼識別技術，在貨物入庫時掃描托盤條碼和貨物條碼，在手持終端上操作錄入產品編號、產品批次、托盤編號、數量，生成指令信息，在入庫貨物信息采集完成后，再讀取所需上架的貨架標簽信息，將物資與貨架的關聯信息實時上傳至后臺系統中，從而實現庫管員對物資擺放位置的精確定位。出庫時，庫管員在ERP系統中按“先進先出”原則選擇批次，可以是某一批次物資，也可以是幾個批次物資，再將出庫的物資信息通過無線網絡下載到RFID手持終端中，在庫房內通過讀取物資或包裝箱上的標簽信息，核對發貨數量、品種等信息準確無誤后辦理出庫。

在應用批次管理中要注意以下兩點：

①批次管理在系統內的體現是通過批次號來實現的，有批次管理要求的物料，強制要求出庫必須與入庫的批次對應，不允許“負”出庫現象的存在。

②批次管理增加了管理的難度和成本，應用不好容易造成混亂，不是所有批次管理的內容都要反映在ERP系統內，也要加強系統外的物資管理。

5 結 語

神維公司ERP系統的應用對于原有業務流程進行了優化與重新定義，物資管理水平能否全面提升依然需要加強對人的培訓與管理。MDM、SRM系統與ERP的完美結合與應用，將采購訂單風險有效控制，充分發揮批次管理，將會顯著提升神維公司ERP系統在大機物資管理中的實際應用價值。將來物資管理組織架構發生變化時，可以通過系統內重新定義組織結構和權限的配置，滿足公司在大機物資ERP的系統的功能擴展。隨著ERP應用與發展延伸到支持供應鏈的同步化運作、支持公司知識管理、支持電子商務和在線工作流管理等方面，神維公司的大機物資ERP系統應用需要更進一步地研究。

參考文獻：

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