淺析新形式下會(huì)計(jì)檔案的管理

王素花

摘要：在企事業(yè)單位檔案中，會(huì)計(jì)檔案是重要的組成部分，作為重要的史料和證據(jù)，它記錄和反映著各單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。本文對(duì)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、新形勢下存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 特點(diǎn) 問題 應(yīng)對(duì)措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的組成及管理也出現(xiàn)了一些不相適應(yīng)問題，進(jìn)而在檔案管理工作中，出現(xiàn)一些薄弱的環(huán)節(jié)，單位檔案管理工作的質(zhì)量和查考利用受到直接的影響。

1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，通常情況下是指在財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)核算活動(dòng)中，企業(yè)單位形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、電子會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)資料。這些會(huì)計(jì)資料與文書檔案、基建檔案和實(shí)物檔案等存在一定的差異，不僅僅是開展財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)監(jiān)督和改善企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)歷史資料。它是一種原始記錄，以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有很強(qiáng)的憑證性，是各單位財(cái)務(wù)管理、績效評(píng)價(jià)、審計(jì)監(jiān)督等活動(dòng)的重要依據(jù)。具有以下特點(diǎn)：①會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普通性。凡是獨(dú)立核算的單位都形成會(huì)計(jì)檔案。②各類會(huì)計(jì)檔案之間的關(guān)聯(lián)性。會(huì)計(jì)憑證、賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。③會(huì)計(jì)檔案類別的穩(wěn)定性。基本組成是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告等。④會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性。會(huì)計(jì)檔案不像文書檔案大小基本一致，而是大小不一，形式多樣。單單會(huì)計(jì)賬薄就有訂本式、活頁式、卡片式。

2 現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 案卷不規(guī)范。對(duì)于會(huì)計(jì)資料來說，通常情況下，主要是由會(huì)計(jì)檔案的要件組成，進(jìn)而在會(huì)計(jì)核算過程中，形成多種外在形式多樣的資料，這些資料記錄并反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和執(zhí)行情況。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、立卷和裝訂由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)人員來進(jìn)行，因此，會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量受到會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料的鑒定審核及收集裝訂等因素的影響和制約。對(duì)于會(huì)計(jì)資料來說，通過進(jìn)行鑒定和審核，進(jìn)一步確保其質(zhì)量，同時(shí)這也是會(huì)計(jì)人員的主要職責(zé)。在日常工作過程中，由于對(duì)會(huì)計(jì)職能進(jìn)行了弱化，會(huì)計(jì)鑒定審核的作用沒有得到充分的發(fā)揮，進(jìn)而難以保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性、齊全性。同時(shí)由于立卷、裝訂是由會(huì)計(jì)人員來完成，一般會(huì)計(jì)人員只注重會(huì)計(jì)核算過程，對(duì)檔案整理、立卷的標(biāo)準(zhǔn)要求了解不夠，所以難以保證會(huì)計(jì)檔案的案卷統(tǒng)一規(guī)范。

2.2 有些單位沒有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，檔案機(jī)構(gòu)作為組織保證，需要依據(jù)法律法規(guī)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，進(jìn)而滿足工作的需要。但是，在實(shí)際工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注職責(zé)范圍內(nèi)的工作，對(duì)檔案的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，各類檔案沒有集中統(tǒng)一管理，各種各樣資料由產(chǎn)生使用部門保管，由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，甚至有的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，在內(nèi)部根本沒有指定專人負(fù)責(zé)，在會(huì)計(jì)資料存放、管理等方面暴露出許多薄弱的環(huán)節(jié)。另外，沒有及時(shí)打印電算化會(huì)計(jì)資料，更沒有進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂等，進(jìn)而導(dǎo)致檔案保管不規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性受到威脅，不利于查考和利用。

2.3 移交會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)。在我國的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的移交進(jìn)行了明確：設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)的單位組織，對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編制清冊(cè)處理，然后移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)必須將歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按期全部移交檔案部門。但是，在實(shí)際的日常工作中，為了便于查詢和使用，或者沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂歸檔，使得會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門長期存放，沒有按期將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案機(jī)構(gòu)，甚至根本沒有進(jìn)行移交。

2.4 會(huì)計(jì)檔案未能充分開發(fā)利用。會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案，一方面具有普通檔案的一般特征，另一方面具有自身的專業(yè)性，因此，懂得會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)這是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的基本要求。目前，會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在檔案管理人才方面比較缺乏，具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，單位的檔案機(jī)構(gòu)更是缺乏，進(jìn)而決定了檔案機(jī)構(gòu)僅能對(duì)重要經(jīng)濟(jì)史料、會(huì)計(jì)檔案等進(jìn)行簡單的收集、整理和歸檔，以及進(jìn)行保存和提供利用等，根本沒有重視會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，在開發(fā)利用方面幾乎是空白。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用局限于日常工作和審計(jì)時(shí)查考，由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案缺乏開發(fā)利用，會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值沒有充分的體現(xiàn)，導(dǎo)致人們沒有意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，因此不能有效利用和管理會(huì)計(jì)檔案。

2.5 不能按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案。在會(huì)計(jì)檔案管理中，銷毀會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)重要的工作。實(shí)際工作中會(huì)計(jì)檔案到期進(jìn)行鑒定銷毀的寥寥無幾，存在著無人來銷、無人敢銷毀的局面。大量期滿會(huì)計(jì)檔案不能按時(shí)、規(guī)范的進(jìn)行鑒定銷毀，占據(jù)著單位檔案機(jī)構(gòu)的各種存儲(chǔ)資源。究其原因，一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定，沒有規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。另一方面積壓數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力。

3 完善會(huì)計(jì)檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理，在我國的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》中指出：“為了依法開展檔案工作，對(duì)本單位的檔案工作，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位，以及其他的組織等需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。”由此可見，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，從法律的角度看是一種嚴(yán)肅的行為。在會(huì)計(jì)檔案管理方面，各單位的領(lǐng)導(dǎo)需要提高認(rèn)識(shí)，依法加強(qiáng)管理，并且在領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程中，納入會(huì)計(jì)檔案管理，使會(huì)計(jì)檔案管理逐漸走上規(guī)范化、法制化管理道路。

3.2 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員來說，自身具備的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德等綜合素質(zhì)是做好本職工作的基礎(chǔ)。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，會(huì)計(jì)人員作為第一責(zé)任人，需要熟知會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化，為提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。因此，在操作技能方面，需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員加大教育培訓(xùn)的力度，在上崗前對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)學(xué)起，掌握會(huì)計(jì)檔案管理的知識(shí)與技能，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案整理工作。另外，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，在管理會(huì)計(jì)檔案的過程中，需要統(tǒng)一思想，通過科學(xué)管理，避免工作中出現(xiàn)問題，不斷提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量。通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分的利用，對(duì)會(huì)計(jì)檔案加強(qiáng)開發(fā)和利用，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

3.3 建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度。通過規(guī)章制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。將會(huì)計(jì)檔案管理納入日常工作中，同時(shí)明確相應(yīng)的責(zé)任，進(jìn)一步建立和完善《會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)》、《會(huì)計(jì)檔案保管制度》等制度，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存、利用的過程中，通過規(guī)章制度對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)而為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供參考依據(jù)。

3.4 對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的鑒定和銷毀。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定了保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序。檔案機(jī)構(gòu)與財(cái)會(huì)部門要相互合作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案做好鑒定工作，結(jié)合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，妥善保管已過保管期的但是有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于沒有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案資料要進(jìn)行銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中保管期限為最低保管期限，為了穩(wěn)妥起見，可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況將保管期限順延5年。對(duì)于原始憑證，如果期限已滿、債權(quán)債務(wù)暫未清結(jié)，以及其它沒有明確的事項(xiàng)等，在這種情況下，不得銷毀，對(duì)于這些檔案資料需要進(jìn)行單獨(dú)的抽出，并且進(jìn)行重新立卷處理，同時(shí)將相關(guān)信息在銷毀清冊(cè)的備注欄及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)進(jìn)行注明。

3.5 對(duì)會(huì)計(jì)電算化電子檔案加強(qiáng)管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，原始的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子的、磁質(zhì)的電子檔案，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)容易修改，在使用電子檔案的過程中，通過采用會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限管理的方法，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、備份，避免人為惡意修改，同時(shí)防止病毒侵害，進(jìn)一步造成信息損失和失真。選用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲(chǔ)電算化會(huì)計(jì)資料，同時(shí)在遠(yuǎn)離磁場的地方放置磁性儲(chǔ)存介質(zhì)，并且做好防高溫、防霉、防塵處理。

會(huì)計(jì)檔案它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。各單位要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以確保檔案的質(zhì)量、安全和開發(fā)利用。

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