關于檔案數字化管理的思考

高俊

摘 要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路。本文從探討新時期檔案數字化管理的必然性出發，分析了當前實現檔案數字化管理存在的問題，最終提出積極推進檔案數字化管理的對策，以供相關人士參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；數字化；思考

一、檔案數字化管理的必然性

檔案信息數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案數字化是時代發展的必然要求。隨著計算機網絡及數據庫技術的普及發展，使分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，實現遠程資源共享，方便快捷。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如：數字化檔案方便查閱，節省占地空間，而且還避免了人力浪費，節約保管費用；數字化檔案傳遞快速，利用及時，工作效率高；數字化檔案也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率；還有利于檔案信息資源的保護和開發。因此，檔案數字化是未來時代發展的必然趨勢，較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性。

二、檔案數字化管理的內涵要求

檔案數字化主要包括四個方面的內容：即檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。檔案管理的信息化，檔案信息的數字化，檔案信息服務的網絡化是我們的檔案工作信息化建設目標。為政府宏觀決策服務，為社會公眾服務，為經濟建設和城市管理服務是檔案信息化建設的宗旨。

檔案數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容?；A設施建設指設備和網絡的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件；檔案信息資源建設主要是指數據庫建設；應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到檔案數字化管理的速度與質量；標準規范建設是指對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，以確保數字化檔案管理的安全、暢通；人才建設是指引進和培養既懂檔案業務知識，又熟悉信息技術的復合型人才，這是當前數字化檔案管理工作的重要因素。

三、實現檔案數字化管理存在的主要問題

（一）領導重視不夠，檔案意識淡薄。在檔案管理的信息化建設上，有些領導重視不夠，檔案意識淡薄，投入經費不足，硬件條件偏差，管理模式呆板等一系列因素嚴重制約了檔案信息化建設工作的進程。

（二）建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取數據加密、備份、設置防火墻等多種防護措施，防止網絡攻擊、自身誤操作刪除修改，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，任務繁重，需時較長。

（三）資金需求大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，資金是制約瓶頸。要搞信息化，就需要購置計算機、打印機、復印機、數碼像機、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用很大。

（四）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，形成各自為政局面，給電子文件歸檔造成困難。目前很多單位都采用了以計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案管理部門為使檔案管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同、用途不同，所以就會造成軟件的開發環境不同，而不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。

（五）電子文件存在不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但同時也帶來了一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的緊密依賴性、容易被更改、數據易丟失、易受到病毒侵害等。這些問題都給電子文檔的安全保存帶來了很大的威脅。

（六）缺乏綜合素質強的檔案管理人才。實現檔案信息電子化，必須要求檔案管理人員具有較高的知識層次和先進技術水平，需要既懂得檔案管理，又能掌握現代信息技術的復合型人才，而目前我國的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統掌握檔案管理及信息技術的復合型人才，這使得人員素質成為制約先進枝術應用的重要因素。

四、積極推進檔案數字化管理對策

（一）更新觀念，增強檔案管理現代化意識。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂，檔案管理現代化首要是管理思想現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會阻礙檔案管理現代化的進程。檔案工作人員一定要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守的思想觀念，將檔案管理的被動式服務轉變為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

（二）工作目標制訂上，要堅持長期目標與近期目標相結合。要按照總體要求，遵循“科學、實用”的原則，確定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱挈領，通盤考慮，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用可行，按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。工作要做細，要精益求精。通過近期目標的實現和落實，逐步摸索經驗，修訂和完善長期目標，循序漸進，完成工作。endprint

對于新歸檔檔案和館藏檔案的數據處理，要區別輕重緩急予以對待。對于新舊檔案的數據處理，可按照先新、后舊的原則，對新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進行數據處理，舊檔案放到第二步。對于館藏檔案，可按照先重點后一般的原則，在對現有館藏進行分析的基礎上，對有重要價值的檔案先進行數字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經失去保存價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少重復勞動。

（三）在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。在財力支持有限的情況下，要依據當地經濟發展水平和與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。

（四）在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合。要注重既引進具有計算機操作能力又懂檔案管理的復合型人才、改善人才結構，又加強選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓。同時鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學，以用促學，來不斷提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質。

（五）在檔案信息數據的安全管理上，應從機房管理、軟件管理等多方面入手，以保證計算機系統的系統安全和物理安全。軟件方面可通過數據庫加密、用戶分類、數據備份等手段保護計算機數據安全，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞；硬件方面的問題可以通過技術手段來解決。

（六）在構建信息技術支撐系統上，要具備：

1、系統應具有良好的升級能力。通過光纖連接磁盤陣列，保證系統的高性能。通過增加擴展模塊提高系統的存儲容量。存儲系統（包括磁盤陣列）應具有較高的可擴展性，可在線擴容，有很好的保護功能。

2、系統應具有較高的可靠性。所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計，不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。

3、系統應具有很好的開放性。系統采用全光纖磁盤陣列產品，系統升級不必停機，可在線升級。系統具有良好的開放性，不同廠家產品之間能夠互聯。系統支持多種主機系統及集群系統。存儲產品采用基于web browser的圖形管理界面，維護簡單。

（作者單位：大同陽高龍泉工業園區管委會）

參考文獻：

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