高校檔案信息資源共享平臺建設研究

高斌升

摘 要：高校檔案作為高等學校從事教學、科研以及日常各項活動直接形成的歷史記錄，它直接承載了高校活動開展的各種信息。因此，做好高校檔案信息資源共享平臺的建設，對于高校而言，有著不可磨滅的意義。

關鍵詞：高校；檔案；信息資源；平臺

1 高校檔案信息資源共享平臺建設目前存在的問題

1.1 高校檔案信息的分類編碼標準不夠規范統一

標準化是信息化的基本前提，標準化程度不足，就對于高校的數據共享與傳輸等產生直接的影響。由于歷史方面的原因，高校的檔案信息化建設中，由于軟件、硬件以及網絡平臺形成了參差不齊的非標準狀態，使得數據標準不夠統一。由于缺少檔案系統的總體性規劃，使得各個高校都擁有自己的一套信息標準代碼，甚至是在信息系統建設過程中，部分高校的檔案管理部門根本就沒有標準與規范可言。統一標準的缺乏，導致在高校檔案信息資源共享平臺的建設過程中無法做好檔案信息的統計和檔案數據的交換，這樣也會影響到檔案工作績效的發揮以及檔案信息的大流通。

1.2 標準業務流程缺乏

無論是高校自身需求，還是歷史原因，高校檔案部門都會考慮到自身的需求與特點，從而制定出不同的管理規則。這對于高校檔案信息資源共享平臺的建設來說，無疑就成為了一只攔路虎。統一的管理與操作流程的缺失，使得統一的信息化實施標準無法制定，就無法實現基礎信息資源的整合與共享，這就要求了高校的檔案工作規范化管理的等級劃分、范圍等都應該由統一的標準，尤其是對于保管利用和收集整編方面，必須要擁有統一的標準，才能夠確保其信息化建設有章可循。

1.3 檔案信息系統使用人員水平跟不上要求

目前，在檔案工作人員還存在老一輩檔案工作人員已經熟悉了紙質檔案的基本原理、理論方法和相應的技術，但是卻很少利用信息儲存、電子文檔等方面的技術，而年輕一輩的檔案工作人員僅僅懂得計算機方面的電子技術，但是缺乏檔案管理的基礎理論知識、管理原則等方面的了解。目前，很多高校檔案部門的工作人員僅僅是懂得一般的操作，缺少專業化的學習，也沒有通過專業的培訓，僅僅是憑借基本的微機操作經驗，就擔任了檔案管理人員，一旦出現問題，還需要專業技術人員來加以解決，這樣的問題也對高校檔案事業的創新發展產生了影響。

2 高校檔案信息資源共享平臺建設的意義

2.1 電子文檔信息共享的需要

隨著國內信息化發展戰略的提出，對于我國高校檔案事業的發展而言，也提供了難得預見的發展機遇。高校檔案信息化建設已經成為高校檔案事業適應現代化發展的必然選擇，這是現代化高校檔案管理的客觀要求，也是高校檔案服務水平提升的必經之路。所以，我們就應該將高校的檔案信息化建設放置在現今的電子政務建設的大背景下，去積極地規劃與思考，從而建立出高校檔案信息化，讓其成為高校發展的重要組成部分。

2.2 提高檔案服務質量的需要

隨著計算機應用的普及以及信息技術的快速發展，高校檔案信息化進程也在不斷地加快。如何才能夠在高校檔案業務的服務當中使用新的方法、技術與理念，就成為高校檔案管理人員需要思考的問題。良好的檔案服務，首先需要良好的管理基礎，也就是必須有序有效地開展檔案信息資源管理，其次，確保高校的檔案信息資源管理系統能夠滿足利用者的實際需求。而高校檔案信息資源共享平臺的建設就能夠滿足這兩個方面的需求，讓其真正地滿足高校檔案服務質量的需求。

3 高校檔案信息資源共享平臺建設的探討

3.1 成立專門的機構，統一規劃

對于高校檔案信息資源共享平臺的建設而言，它需要相關的領導和全員的共同參與，再配合上財力、人力以及制度等方面才能夠加以實現。但就目前的情況來看，國內高校的檔案信息資源系統還不夠統一，使得高校檔案信息資源共享的建設受到不同程度的阻礙。另外，很多高校的領導與員工沒有認識到信息共享建設的重要性，無法認識到建設的迫切性以及發揮的作用，再加之高校基層檔案信息化建設存在較大的難度，使得部分高校領導對于檔案信息化的建設存在畏懼心理。所以，就需要我們將檔案信息共享建設放置到一個新的高度之上，通過相關工作的開展，讓檔案信息化真正地服務于高校，為高校的發展提供效益與方便。同時，在高校的檔案管理部門中，還可以建立出專門的信息化建設機構，服務對高校信息化建設的整體規劃與監督，并且做好人力資源以及資金等方面的協調，確保其能夠滿足合作共建的效果，避免不必要的、重復的投入出現。

3.2 提升高校檔案信息資源共享平臺的安全保障策略

對于高校檔案信息資源共享平臺的建設而言，檔案信息安全體系建設的完善才是重中之重。就目前高校檔案信息化建設的相應經驗來看，管理風險、計算機病毒、網絡攻擊、操作安全威脅等是高校檔案信息化系統受到影響的主要內容。高校就應該針對這一部分，提出相應的安全保障策略，確保高校檔案信息員共享平臺建設不會受到任何的影響。

3.3 加強人才引進和培養

在檔案領域中，檔案信息化是一項全新的工作，想要發展高校檔案信息資源共享平臺建設，就離不開人才這一因素。在高校檔案信息資源共享平臺建設中，人才的綜合素質是不可缺少的一大因素。另外，在高校檔案信息資源共享平臺建設當中還需要大量的計算機基礎知識、網絡技術知識以及數字化技術等方面的知識，但目前很多高校的檔案管理人員都不能夠談得上精通。所以，想要實現高校檔案信息資源共享平臺建設，就需要改善這一問題，可引進以及培養復合型的檔案管理技術人才，確保其能夠滿足高校檔案信息資源共享平臺建設的需求，為高校檔案信息資源共享平臺建設服務。

參考文獻

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