淺談新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新

張繼超

【摘 要】在信息經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，檔案信息作為主要的信息來(lái)源，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。機(jī)關(guān)檔案部門必須抓住這個(gè)機(jī)遇，加快檔案的信息化建設(shè)。本文分析了機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性，并提出了機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新措施。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案；信息化

一、機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性

檔案管理信息化，指的是改變檔案管理的方式，側(cè)重點(diǎn)從檔案實(shí)體的管理工作轉(zhuǎn)移到通過(guò)檔案的保管，以信息化的方式為人們提供必要的檔案信息的服務(wù)。檔案實(shí)體信息化的實(shí)現(xiàn)是對(duì)所有檔案的信息進(jìn)行類別區(qū)分，相同的資料進(jìn)行分析，進(jìn)而加工整理資料，而后進(jìn)行信息整合與提取，通過(guò)這樣的流程，可以提升檔案管理的高效性，提升效益。在傳統(tǒng)的檔案管理中，查詢效率較低，修改流程比較繁瑣，相比之下，現(xiàn)代的電子檔案就完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，保存更加便捷，修改更加容易，查詢更加快捷等等。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也給檔案的傳遞帶來(lái)了福音，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的快速傳遞讓檔案管理的利用率不斷提升，并且大大降低了檔案管理的人工成本。

通過(guò)調(diào)查，現(xiàn)在大部分的機(jī)關(guān)單位仍然用手工進(jìn)行人事檔案的管理工作，這種手工操作模式讓人事檔案更加繁瑣。部分單位的人力資源管理系統(tǒng)或者是人事檔案管理系統(tǒng)由于安裝原因或系統(tǒng)設(shè)置的局限性，只把人事一些基本檔案輸入進(jìn)系統(tǒng)中。在部門有需要查找與搜索資料的時(shí)候，也都用手工進(jìn)行操作。所倡導(dǎo)的無(wú)紙化的閱檔并沒(méi)有完全應(yīng)用到實(shí)際機(jī)關(guān)單位的工作中，檔案管理完全脫離了時(shí)代發(fā)展的需求，在經(jīng)濟(jì)全球化迅猛發(fā)展的今天，所有機(jī)關(guān)單位必須要改變并且改善這一傳統(tǒng)的檔案管理方式，要真正意義上進(jìn)行現(xiàn)代檔案信息化的建設(shè)。

二、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新

（一）提高信息化條件下對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的認(rèn)識(shí)

由于機(jī)關(guān)文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個(gè)人對(duì)文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案管理方面，機(jī)關(guān)各部門草擬的稿件、保存的實(shí)物，普遍未能做到及時(shí)、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒(méi)有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件。特別是領(lǐng)導(dǎo)的每次修改痕跡，無(wú)法在電子檔案中得到保存，且這些電子文件無(wú)法進(jìn)行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視，在工作比較繁忙的情況下，忽視做好一些基礎(chǔ)性的工作。機(jī)關(guān)作為指導(dǎo)基層工作的重要機(jī)構(gòu)，必須要進(jìn)一步提高信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保機(jī)關(guān)文書信息化管理落到實(shí)處。

（二）調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無(wú)論是一個(gè)人、還是一個(gè)地區(qū)、乃至一個(gè)國(guó)家，獲取信息的能力的高低將會(huì)直接影響其競(jìng)爭(zhēng)力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來(lái)，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動(dòng)，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢(shì)，整合各類檔案信息資源，并逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

（三）加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應(yīng)該由有關(guān)各部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從各自的管理角度提出設(shè)計(jì)思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。尤其在設(shè)計(jì)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，實(shí)行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責(zé)任制，電子文件簽入、簽出制度，安全日志制度，從而保障檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外，為便于軟件升級(jí)，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

（四）檔案數(shù)據(jù)需要制定行業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：機(jī)關(guān)單位機(jī)關(guān)內(nèi)，計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、兼容性等方面存在嚴(yán)重的不足；在檢察機(jī)關(guān)檔案信息規(guī)范化方面的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；也缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。檔案行政主管部門雖明確了電子文件、電子檔案的定義和歸檔要求，但缺少指導(dǎo)實(shí)際操作的實(shí)施細(xì)則，特殊專業(yè)檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不完善。這勢(shì)必造成各地區(qū)檔案信息化建設(shè)各自為政，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、格式不統(tǒng)一。

機(jī)關(guān)單位各種信息管理軟件繁多，各信息軟件之間數(shù)據(jù)接口困難，檔案信息難于共享。如某單位檔案部門正在使用的軟件有四套：?jiǎn)螜C(jī)版的管理軟件一套、老的辦案系統(tǒng)軟件一套、新的辦案軟件一套、文檔一體化管理系統(tǒng)一套。這些軟件之間沒(méi)有數(shù)據(jù)接口，檔案信息無(wú)法共享，但各個(gè)軟件又獨(dú)立完成檔案管理的不同職能，檔案工作人員要重復(fù)輸入數(shù)據(jù)才能保證檔案工作的順利開展，只有制定出規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各軟件按照規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)溝通交換，才能徹底解決這一問(wèn)題。不僅對(duì)于軟件研發(fā)單位來(lái)說(shuō)，避免的多次重復(fù)開發(fā)數(shù)據(jù)接口的麻煩，同時(shí)也能提高業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)效率，減少信息化建設(shè)人員時(shí)間，直接減少預(yù)算費(fèi)用。

（五）增強(qiáng)檔案創(chuàng)新管理中的安全意識(shí)

檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，檔案人員必須提高安全意識(shí)。比如在檔案信息化建設(shè)時(shí)，有些管理人員由于安全意識(shí)往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來(lái)巨大的損失。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問(wèn)題目前沒(méi)有解決，它在一定的時(shí)間范圍內(nèi)還不能脫離紙質(zhì)檔案而獨(dú)立存在，紙質(zhì)檔案正好彌補(bǔ)了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結(jié)合起來(lái)，才能夠提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并通過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查閱、網(wǎng)上調(diào)閱等等。

（六）提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，是檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。檔案管理部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。在當(dāng)今的信息時(shí)代里，每位檔案人員應(yīng)不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面。二是要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，達(dá)到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺(jué)悟，責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動(dòng)他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識(shí)，發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。建立合理的檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定，對(duì)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰，激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。

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