淺議高校二級學(xué)院科研秘書隊(duì)伍建設(shè)

楊艷

摘 要：高校二級學(xué)院科研秘書隊(duì)伍是科研管理隊(duì)伍的重要核心部分，在科研聯(lián)絡(luò)和管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，其管理水平的高低將影響高校整體科研管理水平和科研成果的產(chǎn)量。然而在實(shí)際工作中，由于缺乏對其地位和作用的準(zhǔn)確認(rèn)識，科研秘書隊(duì)伍存在不穩(wěn)定、不專業(yè)、素質(zhì)不高、制度不全等問題。高校應(yīng)注重并加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍建設(shè)，及時(shí)解決問題，使其發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

關(guān)鍵詞：高校；科研秘書；隊(duì)伍建設(shè)；問題；建議

中圖分類號：G451 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）30-0266-02

國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006年—2020年）指出：大學(xué)是我國培養(yǎng)高層次創(chuàng)新人才的重要基地，是我國基礎(chǔ)研究和高技術(shù)領(lǐng)域原始創(chuàng)新的主力軍之一，是解決國民經(jīng)濟(jì)重大科學(xué)問題、實(shí)現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移、成果轉(zhuǎn)化的生力軍[1]。在知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，高等院校正積極響應(yīng)并倡導(dǎo)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的發(fā)展道路，全國各大高校已成為科學(xué)研究的前沿陣地，科研成果的多少成為衡量高校軟實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。二級學(xué)院科研秘書，作為高校科研管理聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的中間力量，其地位和作用逐日顯現(xiàn)出來。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識并認(rèn)可二級學(xué)院科研秘書的重要性，解決當(dāng)前科研秘書隊(duì)伍普遍存在的問題，加強(qiáng)隊(duì)伍制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校科研管理工作的高效開展。

一、科研秘書的工作職責(zé)及特點(diǎn)

二級學(xué)院科研秘書是高校科研管理隊(duì)伍中的基層崗位，協(xié)助開展科研管理工作，主要職責(zé)包括：熟悉各類關(guān)于科研管理的制度、規(guī)定；密切關(guān)注科研信息，將學(xué)校科研處發(fā)布的各級各類科研項(xiàng)目、獎項(xiàng)申報(bào)工作及時(shí)通知學(xué)院教師及科研人員，并協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)完成申報(bào)工作；及時(shí)將學(xué)校關(guān)于科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)項(xiàng)通知告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，督促并檢查項(xiàng)目完成情況；協(xié)助學(xué)院申辦各類學(xué)術(shù)講座、開展各類學(xué)術(shù)交流活動；負(fù)責(zé)科研成果的申報(bào)、登記、收集、整理，建立學(xué)院科研檔案，做好檔案資料管理工作；通知并協(xié)助教師、科研人員完成年度科研登記工作；協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好年度科研工作總結(jié)、年鑒，制定年度科研工作計(jì)劃；認(rèn)真、及時(shí)完成學(xué)校科研處及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的其他科研管理工作等。科研秘書的工作具有以下特點(diǎn)：

（一）專業(yè)性強(qiáng)

科研項(xiàng)目種類繁多，根據(jù)項(xiàng)目來源不同，可以分為國家級項(xiàng)目、省部級項(xiàng)目、校級項(xiàng)目等；根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度不同，可以分為申報(bào)、中期、變更、結(jié)項(xiàng)等。不同的科研項(xiàng)目，其科研內(nèi)容和性質(zhì)各異，相關(guān)的政策及規(guī)定也不同，因此，科研秘書的工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，雖然科研秘書并不具體參與科研項(xiàng)目，但必須熟悉國家關(guān)于科研的相關(guān)方針政策和導(dǎo)向，領(lǐng)會各級各類科研文件精神，掌握科研信息動態(tài)，通讀相關(guān)法律和法規(guī)，這樣才能及時(shí)傳達(dá)給學(xué)院教師和科研人員，確保科研項(xiàng)目申報(bào)、結(jié)項(xiàng)等工作的順利完成。

（二）內(nèi)容繁雜

科研秘書的主要任務(wù)是協(xié)助科研人員申報(bào)各類科研項(xiàng)目，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開展各類學(xué)術(shù)交流，涉及的工作內(nèi)容繁雜，包括項(xiàng)目（申報(bào)、跟蹤進(jìn)度、中期檢查、結(jié)項(xiàng)監(jiān)督等）、學(xué)術(shù)交流（聯(lián)絡(luò)、申辦、宣傳等）、科研成果（申報(bào)、登記、收集、整理、歸檔等），撰寫科研工作相關(guān)文件等，僅就科研項(xiàng)目一項(xiàng)內(nèi)容來講，因不同人員申報(bào)不同的科研項(xiàng)目，需采取的科研管理方法不同，過程也不同，可見科研秘書工作的復(fù)雜性。

（三）保密性

科研秘書因參與教師、科研人員的科研項(xiàng)目申報(bào)，進(jìn)行科研成果的收集和整理，經(jīng)常接觸大量的內(nèi)部信息和文件，對于涉及專利等具有秘密性的科研成果，科研秘書必須做到嚴(yán)守保密，守口如瓶，要有絕對的職業(yè)操守。

（四）重復(fù)性

科研秘書的很多日常工作具有重復(fù)性，比如為了向教師及時(shí)傳達(dá)科研信息，必須經(jīng)常留意、查看學(xué)校發(fā)布的各類通知，一有信息，立即以最快捷的方式通知教師；又比如每年需撰寫科研工作總結(jié)和計(jì)劃等。因此，作為科研秘書，除了細(xì)致、認(rèn)真地面對繁雜的工作外，耐心也尤為重要。

二、科研秘書的地位和作用

教師是高校科研的主力軍，有別于專業(yè)的科研單位，高校教師根據(jù)所屬專業(yè)、學(xué)科不同，分布于不同的二級學(xué)院，具有一定的分散性，因此，除了有學(xué)校專設(shè)的科研處對之進(jìn)行科研管理外，還需要二級學(xué)院科研秘書參與其中，進(jìn)行紐帶式協(xié)調(diào)管理。由于二級學(xué)院科研秘書是在這種特殊情況下設(shè)立的，因此，其工作具有一定的特殊性，是學(xué)校科研處與學(xué)院和教師、科研人員之間進(jìn)行溝通的重要橋梁，在科研聯(lián)絡(luò)和管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是科研管理隊(duì)伍中不可或缺且不容忽視的重要崗位。科研秘書在科研管理工作中發(fā)揮以下作用：

（一）輔助作用

這是科研秘書的首要角色和職能設(shè)定的依據(jù)，也是科研秘書工作的核心[2]。由于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)大多身兼數(shù)職，不可能每項(xiàng)工作都能周全，因此需要科研秘書從中協(xié)助完成。科研秘書并非直接管理者，不享有決策權(quán)，僅是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，其為學(xué)院提供輔助管理，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)安排，輔助做好科研管理的具體事務(wù)，確保科研管理工作順利開展。

（二）組織和協(xié)調(diào)作用

對于學(xué)校科研處，科研秘書負(fù)責(zé)將其發(fā)布的各類科研信息、政策和通知下達(dá)給科研人員；對于科研人員，科研秘書負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)開展各類科研項(xiàng)目的申報(bào)，并上報(bào)材料給學(xué)校科研處。可以說，在科研管理工作整個運(yùn)行過程中，科研秘書起到了上傳下達(dá)的作用，是各方關(guān)系的代言人和信息傳遞者，是組織和協(xié)調(diào)各方關(guān)系的重要紐帶。

（三）服務(wù)作用

科研秘書是高校科研管理的基層崗位，而高校教師是科研的一線力量，兩者之間的業(yè)務(wù)往來構(gòu)成了高校科研管理工作中最基礎(chǔ)的關(guān)系。科研秘書的主要任務(wù)是為教師提供科研服務(wù)，及時(shí)傳遞科研信息，積極協(xié)助申報(bào)科研項(xiàng)目、獎項(xiàng)，做好項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、資料提交工作，幫助教師正確解讀并掌握科研政策等，確保教師能順利開展科研工作，從而增加學(xué)校科研產(chǎn)量。

三、科研秘書隊(duì)伍普遍存在的問題

長期以來，高校沒有認(rèn)識到科研秘書工作的重要性。在傳統(tǒng)思想的作用下，人們普遍認(rèn)為科研秘書從事的工作較為簡單，只需上傳下達(dá)，按部就班就行。由于缺乏對科研秘書工作性質(zhì)的正確認(rèn)識和對其的模糊定位，科研秘書的重要性被忽視，導(dǎo)致目前高校二級學(xué)院科研秘書隊(duì)伍普遍存在著諸多問題。

（一）工作不積極，隊(duì)伍不穩(wěn)定

由于高校對科研秘書工作的錯誤認(rèn)識和定位，使得該崗位不受各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，雖基本上每個學(xué)院設(shè)有科研秘書崗位，但多數(shù)是由其他秘書兼任。科研秘書無論從地位、薪資，還是職稱評定、晉升空間、獎勵等方面，都得不到學(xué)校應(yīng)有的重視和支持，沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度來管理和保障。

科研秘書工作看似簡單，實(shí)則復(fù)雜煩瑣，且工作量較大，因此，學(xué)校的不重視使得他們牢騷滿腹卻又無可奈何，容易對前途逐漸失去信心，工作的積極性嚴(yán)重受挫，長此以往，不但科研管理工作不能順利完成，人員的頻繁調(diào)動更會導(dǎo)致科研秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定。而對于身兼數(shù)職的秘書來說，科研秘書本為兼職，自當(dāng)首選完成本職工作，再加上科研秘書工作量大，即使有心做好，往往也是心有余而力不足。這些問題必然導(dǎo)致科研秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，科研管理工作脫節(jié)，高校科研管理工作無法順利開展。因此，高校有必要正確認(rèn)識科研秘書工作，并對其地位給予肯定和重視。

（二）缺乏專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

目前高校二級學(xué)院科研秘書普遍擁有研究生學(xué)歷，雖然提升了管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，但由于科研秘書工作具有專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，僅憑學(xué)歷資質(zhì)仍不能較好地勝任該崗位。新上崗的科研秘書缺乏專門、系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少專業(yè)的科研管理知識和技能，不了解和掌握科研秘書工作的性質(zhì)、運(yùn)行過程和管理方法，即使長期工作后擁有相當(dāng)經(jīng)驗(yàn)，也僅是以經(jīng)驗(yàn)型管理為主，遇到超出經(jīng)驗(yàn)范圍外的事件仍復(fù)為新手，從而嚴(yán)重降低了科研管理工作的效率。

（三）隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

由于科研秘書工作專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，一名合格的科研秘書必須具備良好的個人素質(zhì)和較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。但因高校普遍對科研秘書不夠重視，從事科研秘書工作的人員多為兼職，且所學(xué)專業(yè)各異，導(dǎo)致了科研秘書的管理水平和業(yè)務(wù)能力參差不齊。再加上科研秘書人員頻繁更換，兼職秘書沒有更多時(shí)間和精力進(jìn)行科研管理方面的學(xué)習(xí)和深造，科研秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)難以提高，從而導(dǎo)致了學(xué)校科研管理水平停滯不前。

（四）隊(duì)伍管理存在制度缺失

目前高校在科研隊(duì)伍方面的制度并不完善，大多高校缺少統(tǒng)一的適用于科研秘書的管理辦法，包括聘用條件、職稱評定、獎懲等，有些甚至無章可循，很難對科研秘書進(jìn)行有效管理，阻礙科研管理水平的提升，而科研秘書的自身利益也難以得到保障，從而導(dǎo)致科研秘書缺少工作熱情，崗位人員流動頻繁。

四、加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍建設(shè)的意見和建議

從上文分析，不可否認(rèn)，高校二級學(xué)院科研秘書業(yè)務(wù)能力和管理水平將對學(xué)校整體科研管理水平和科研成果的多少產(chǎn)生不可忽視的影響，因此，面對目前高校科研秘書隊(duì)伍普遍存在的問題，如何加強(qiáng)科研秘書管理水平，提升高校科研秘書隊(duì)伍素質(zhì)值得探討。

（一）重視并確立地位，增加隊(duì)伍的穩(wěn)定性

要想建立一支精干的科研管理隊(duì)伍，首先應(yīng)對其進(jìn)行準(zhǔn)確定位，學(xué)校及二級學(xué)院應(yīng)認(rèn)可并強(qiáng)化科研秘書在工作中的地位和作用，給予其充分的支持和重視，同時(shí)考慮到兼職的種種弊端，應(yīng)設(shè)立專崗專職，創(chuàng)造良好的工作氛圍，從而提高科研秘書工作的積極性，增加科研秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性，保障科研管理工作的系統(tǒng)性和連貫性。

（二）建立培訓(xùn)制度，提高業(yè)務(wù)能力和水平

要想建立一支精干的科研管理隊(duì)伍，學(xué)校應(yīng)制定相關(guān)的培訓(xùn)制度，使其擁有熟練的業(yè)務(wù)能力和管理水平。學(xué)校可以定期舉辦科研管理崗位專題培訓(xùn)，提供出國深造、進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會，組織科研秘書參加科研管理類的國內(nèi)外大小研討會，創(chuàng)造校際、院際間科研秘書崗位工作交流機(jī)會，通過專業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，提高其工作能力和業(yè)務(wù)水平。

此外，隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，科研秘書還需及時(shí)掌握現(xiàn)代化的信息處理手段進(jìn)行現(xiàn)代化科研管理，比如利用互聯(lián)網(wǎng)平臺獲取、收集、發(fā)布、傳遞信息，科研項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)時(shí)跟蹤，科研檔案電子化管理等，這些都需要學(xué)校定期進(jìn)行專題培訓(xùn)，以使其能與時(shí)俱進(jìn)，跟上并適應(yīng)崗位新要求，從而有效促進(jìn)學(xué)校整體科研管理水平，推動科研成果產(chǎn)量的提升。

（三）加強(qiáng)自身建設(shè)，培養(yǎng)和提高個人素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)鼓勵科研秘書利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能。上文已提到，科研秘書的工作專業(yè)性較強(qiáng)，必須熟悉并領(lǐng)會國家有關(guān)科研方面的方針和政策、法律法規(guī)，此外，還需熟悉學(xué)院教師的專業(yè)領(lǐng)域和研究方向，除了學(xué)校針對性的輔導(dǎo)培訓(xùn)外，還需其本人擁有積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，自覺消化并領(lǐng)會相關(guān)文件和精神，及時(shí)關(guān)注相關(guān)信息和動態(tài)，不斷適應(yīng)并總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。

同時(shí)，科研秘書還需注重自身素質(zhì)的培養(yǎng)。面對工作內(nèi)容繁雜，重復(fù)性高，具有保密性的特點(diǎn)，科研秘書必須具備良好的個人素質(zhì)，才能細(xì)致、耐心、認(rèn)真、負(fù)責(zé)任地完成每一項(xiàng)任務(wù)。在科研管理過程中，科研秘書是聯(lián)系各方關(guān)系的重要紐帶，要同各個部門建立穩(wěn)定和諧的工作關(guān)系，需要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)及人際交往能力。學(xué)校在招聘、管理科研秘書隊(duì)伍等環(huán)節(jié)，都需注重發(fā)掘和培養(yǎng)其個人綜合素質(zhì)，鼓勵其不斷提高自身素質(zhì)，以具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和水平。

（四）加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍的制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化

學(xué)校應(yīng)健全科研管理隊(duì)伍制度，出臺相應(yīng)的科研秘書工作管理辦法，明確崗位職責(zé)，建立有效激勵機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)科研秘書工作的制度化和規(guī)范化，從而有效提升學(xué)校整體科研管理水平。主要可涉及以下幾方面：

1.聘用：結(jié)合科研秘書工作的特點(diǎn)，注重從學(xué)歷、專業(yè)背景、工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)、個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力等方面考慮，進(jìn)行人員選聘，以建立隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理，基礎(chǔ)素質(zhì)過硬的隊(duì)伍。此外，還可以以人才引進(jìn)的方式，將擁有豐富科研管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才充實(shí)到隊(duì)伍中來，提升科研秘書隊(duì)伍的整體管理水平。

2.考核：考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)區(qū)別于一般的行政人員考核，應(yīng)從專業(yè)化科研管理的角度進(jìn)行考核。如從項(xiàng)目管理能力、信息技術(shù)能力、科研檔案管理能力等方面予以規(guī)范。[3]考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格。

3.獎懲：結(jié)合年度考核結(jié)果、工作表現(xiàn)對科研秘書進(jìn)行一定的獎懲。對具有創(chuàng)新意識，積極進(jìn)取，在工作中表現(xiàn)突出的科研秘書，學(xué)校應(yīng)給予一定的獎勵，在職稱評定、課題申報(bào)時(shí)給予適當(dāng)傾斜，對于出現(xiàn)工作失誤和不能按時(shí)完成工作的科研秘書則要追究責(zé)任[4]。以此創(chuàng)造良性循環(huán)的激勵機(jī)制，達(dá)到既能激發(fā)工作熱情，又能對之進(jìn)行有效管理的效果。

4.培訓(xùn)：規(guī)定出國深造、參會、培訓(xùn)等選拔條件、經(jīng)費(fèi)支持力度等，創(chuàng)造科研秘書的發(fā)展空間和道路，增加其對未來仕途的信心，確保其能全身心地投入工作。

關(guān)于科研秘書的相關(guān)制度還應(yīng)包括晉升、職稱評定等，都應(yīng)在制度和政策上給予科研秘書應(yīng)有的保障。總而言之，高校應(yīng)充分認(rèn)可科研秘書的地位，為其營造積極向上的工作氛圍，解決科研秘書的后顧之憂，提升科研秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性、專業(yè)性，使其發(fā)揮應(yīng)用的作用。

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