信息化在檔案資源管理中的作用分析和探索

王曉明

[摘 要]檔案資源是企業的智庫，隨著企業不斷壯大以及計算機和互聯網技術的發展，檔案資源管理的思路也需要順應時代和企業的發展產生變革。本文從當前企業檔案資源管理面臨的問題入手，探討信息化能夠在檔案管理中起到的作用，以及信息化建設過程中可能遇到的挑戰以及應對措施。

[關鍵詞]信息化；檔案；管理

檔案可以說是一家企業的智庫，隨著市場競爭的加劇，檔案管理其實就是人才管理，其效率深刻影響到公司的人才資源建設。其次隨著公司的不斷發展壯大，越來越多的資源管理也會帶來運維成本提高的問題。

信息化時代的到來為檔案資源的管理帶來了新的機遇。本文著重討論信息化能夠在檔案資源管理中起到的作用，以及在建設信息化檔案資源管理過程中會遇到的挑戰和解決方案。

1.信息化在檔案資源管理中起到的作用

我們首先需要總結目前檔案資源管理中遇到的一些問題。

首先是檔案的整理程序繁瑣，易出錯。紙質化的檔案管理需要繁瑣的人工操作程序。檔案需要人工進行校對，整理成卷、袋、冊、盒，以及分類整理編目。每一個環節稍有不慎，就會造成錯編、漏編等問題，且由于檔案繁多，復查十分困難，容易導致眾多遺留問題。其次是檔案的保管環境要求較高。歸檔后的文件，受到溫度、濕度等眾多環境因素影響。一旦條件不適，容易導致紙質文件字跡模糊、粘連等問題，，不能避免一些突發的災害，如火災、水災等對檔案的毀損。這些都會給企業帶來不可彌補的損失。再次是檔案保管的成本較高。隨著企業的發展，檔案資源必定是越來越多，需要投入更多的人力來維護，也需要更大的場地來保管。投入成本逐年遞增，對企業也會造成不小的壓力。

隨著計算機技術，尤其是互聯網技術的發展，檔案資源的信息化建設為以上問題提供了解決途徑，具體表現在以下幾個方面：

1.1顯著提升管理效率

通過將檔案資源信息輸入電腦，通過軟件程序來實現編目、分類和保管，通過檢索等功能能快速定位，完成編輯和修改，也易于檔案的調閱和更新。

1.2無紙化更利于保管

電子化檔案資源不存在紙質發黃變脆等問題，數據庫也可以進行異地分布，確保數據中心不會因為突發的人為或自然災害而導致數據丟失。

1.3降低企業投入成本

企業只需要一次性購買或者開發一套檔案管理系統，雇傭管理員進行日常運維即可，不存在后續持續投入的問題。現在虛擬化與云計算技術的發展，也解決了物理服務器占地問題，通過虛擬的數據中心儲存大量數據，為企業進一步降低成本提供了可能。

2.檔案資源信息化建設面臨的挑戰

盡管信息化建設為檔案資源管理帶了變革，但不可否認，當前檔案資源管理的信息化建設還存在多種問題，主要有以下幾點：

2.1資源的安全問題

檔案作為企業的智庫，一旦泄露、遭到惡意篡改或丟失將會給企業造成無可估量的損失。電子化檔案數據存在信息篡改不易察覺的缺點，同時在聯網條件下，任意一臺終端設備都可以訪問到數據中心，資源遭受惡意攻擊的風險會大大提高。

其次，傳統的數據中心也需要承載物理服務器的機房，機房的安全隱患也不容忽視，如果出現服務器宕機、停電等問題，數據可能會在幾秒之內蕩然無存，且恢復十分困難。

2.2資源整理缺乏統一性

很多企業，尤其是跨國、跨地域企業，不同分公司采用不同的檔案資源管理系統和方法，容易導致數據庫無法對接，運維困難，后期開發成本大等問題。

3.檔案資源信息化建設的建議

針對信息化建設中面臨的挑戰。以下是作者給出幾點建議：

3.1完善基礎設施建設，檔案資源管理系統應自上而下統一規劃、部署

由于檔案資源管理是企業發展的重要一環，因此在建設初期就應該重視。應由企業總部發起，統一規劃部署，并設置使用規范，從而實現各個部門、分公司的檔案對接與集中、標準化管理。

3.2加強軟件開發，建立安全和容災機制

網絡安全是確保檔案管理信息化建設切實有效的關鍵。對于不涉及保密的信息資源，可以開放共享，便于讓更多的用戶參考，提升信息化管理水平。而對于涉密內容，則需要相關軟件支持，一方面能夠實現內部系統兼容共享，另一方面強化防火墻，防止黑客攻擊。同時還需建立完善的容災機制，在面臨突發的災害或者系統宕機等嚴重問題時能夠實現數據恢復。

3.3建立檔案管理指標體系，對檔案人員進行培訓與考核

即使是計算機系統，也依舊需要合理的操作維護才能夠發揮作用。因此，對檔案管理人員的培訓管理十分重要。企業必須制定完善的操作規范和考核機制，對檔案管理人員進行系統操作培訓，不斷更新人員的知識儲備，使之適應信息化建設需要。

企業也需要對IT管理員從系統運維角度制定規范、定時開展新技術培訓。一方面評價其在系統安全等環節上是否切實有效開展工作，另一方面能夠及時跟進IT技術發展，只有不斷更新產品生命周期，才能夠有效解決電子檔案的安全問題。

3.4使用虛擬化技術代替傳統數據中心，進一步節省成本

應對傳統數據中心服務器隨著數據增多而需要擴建的問題，可以考慮采取虛擬化技術，將物理服務器轉為虛擬服務器，將所有數據托管在云資源池，通過軟件保證數據擴容、容災、管理等系列問題，這樣解決了持續的成本投入，也容易解決后續的安全和運維管理問題。但在建設過程中，需要選擇可靠的虛擬化技術供應商，確保技術的成熟、安全和效率。

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