淺談新形勢下檔案管理的有效性

邵明春+趙詠梅

[摘 要]檔案是歷史的真實記錄。隨著社會的發展，信息技術的進步，把檔案看成文件庫的傳統認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通訊技術的結合，形成了信息技術產業。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規范性、利用的有效性。新形勢下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。

[關鍵詞]新形勢；檔案管理；有效性

檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的總稱，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。在高科技時代，現代檔案管理工作已成為復雜的系統，又分信息加工和信息輸出兩部分。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。為了更好地做到檔案工作的與時俱進，加快檔案信息化資源建設，從而實現檔案管理從手工型向數字型、從封閉或半封閉型向開放型轉轉變，筆者以為要從以下方面予以著手，才能切實提高檔案管理工作的有效性。

一、檔案管理概況

隨著科技的進步和計算機網絡的深化應用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。在新形勢下，通過檔案信息化管理系統的應用，建立了計算機檔案數據庫，利用計算機編制了檔案的案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現了檔案計算機網絡檢索。同時，利用網絡的優勢，可以有效地實現與其他業務系統的交流（如辦公自動化系統、合同管理系統、財務管理系統等）的無縫連接，由于檔案管理可以利用電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發展新形勢的規劃、運行分析等各項活動發揮了積極、重要的作用。

二、現代檔案管理的存在的問題

雖然隨著科學技術的發展，我們已經利用了計算機系統管理檔案，使檔案管理工作取得了許多成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與檔案管理的現代化及今后社會發展的需要還存在著一些差距和不足。具體問題可以討論如下。

（一）檔案管理與社會生產力的發展還不能有機融合

為實現檔案管理需要，我們許多單位都建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統可以承載著大量的管理信息，并且隨著社會的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）社會對檔案管理的重要性認識不足

一直以來，對檔案的管理只是組織方面的工作，對社會的需要鮮為人知，因此，社會一些部門只注重物質文明的建設，而忽視了的檔案建設。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了在新形勢下為生產力的發展提供檔案服務和工作支持，使對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

（三）檔案管理現代化體制機制還不健全

在檔案管理部門，由于檔案科室內部分工不細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，由于各部門的交流不夠，致使在檔案管理工作過程中，使其形成的材料歸檔還比較難，導致檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）檔案隊伍的素質與社會生產力的發展還不相適應

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位缺少專業人員，在一些單位，大都屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。

三、加強現代檔案管理的建議

在新形勢下，為了提高檔案管理的有效性，應做好以下的各方方面工作。第一，要按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環境工作和檔案信息的保護工作；第二，要與各部門溝通協調資料歸檔相關工作；第三，要做好電子數據的收集、整理，維護和利用好文書檔案管理系統，努力做到收一份文，及時存錄一份文件；第四，要按照檔案管理制度，對單位檔案室進行常態化管理，專人管理，按照標準對已入庫檔案進行保存，做好檔案的收藏和保密工作。第五，要嚴格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進行登記。嚴格履行借閱手續，借閱者要認真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內容，確保檔案的保密、完整與安全。第六，要耐心細致，搞好檔案工作。檔案服務工作的內容比較繁瑣，面對大量的日常性檔案保管工作和領導臨時交辦的事項，檔案管理人員要抓緊時間，提高自己的業務能力，掌握計算機和檔案學的知識，這樣才能高效、圓滿、妥善地辦理好檔案管理工作，使檔案管理在新時期，為更好地發揮人才的作用，做出共享，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。

四、結語

總之，檔案在社會經濟建設和各項管理工作中都具有重要的意義，而且是推進社會進步和發展的重要文獻資料。加強和規范檔案管理是具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，直接反應現代社會建設的成果。因此，不斷夯實檔案基礎建設，系統完善檔案管理辦法，持續加大檔案管理力度和優化提高檔案管理人員素質，有效地發揮檔案的功能和價值，就變得非常重要。

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