醫院電子檔案管理對策及保護

楊野

[摘 要]計算機、網絡等技術的應用讓醫院在檔案管理工作領域發生了一些變化，不少的新技術應用，讓檔案管理的科技含量得到提升，工作效率得到改善。電子檔案是現代化檔案管理的一個模式和類型，其對傳統的紙質檔案來說具有較大的改變，而在對電子檔案的利用、管理和保護這些工作中會有很多的問題產生，因為其應用不救，經驗不豐富，所以導致了其工作中難免的會有問題產生，那么為了讓醫院電子檔案管理工作得到提升，促進檔案管理工作質量的改善，需要對醫院電子檔案管理及其保護進行探討研究，尋找最有效的管理和保護方式，讓醫院的檔案信息完善。

[關鍵詞]電子檔案；管理；保護

一、建立電子檔案思想，轉變固有觀念信息社會環境下，醫院的檔案部門所保存的檔案是一種具有法律效應和原始性的記錄，其對醫院的發展、醫療技術的發展以及患者的個人信息等均有記載，而且檔案資源的各項工作中出現了差錯很可能就會讓醫院出現重大損失。

二、醫院電子檔案的整理目前，醫院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別組盤整理。

1.文書電子檔案整理（1）內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。（2）外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。

2.科技電子文件歸檔醫院作為高科技專業知識和技術密集單位，科技電子文件檔案種類較多，可以按照醫療、科研、基建、設備、財務、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。（1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。（2）設備檔案。醫院引進技術和購置各種設備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3.電子文件整理（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。（2）賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

三、電子檔案的保護目前的電子文件歸檔方式大部分都是在脫機的狀態下進行的，使用的電子文件中卻是由軟盤、磁盤等介質，光盤也是應用比較多的，其穩定性比較好，具有很長的保存期限，因此在目前的電子檔案應用中，建議將檔案文件轉儲到光盤上，提升其安全性。

1.軟磁盤的保護（1）統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤保存。（2）把住軟磁盤質量關。軟磁盤質量對磁盤的信息來說具有直接影響，其壽命長短均由軟磁盤的質量來決定，如果質量好，保存得當能夠保存10年，而劣質軟磁盤往往1年就會報銷。現在軟磁盤市場中充斥著低劣質量的產生，因此對軟磁盤的選擇還是需要謹慎的。（3）規范保管條件。軟磁盤的保存對環境有一定的要求，雖然不需要像紙質一樣防止發霉，但是其比較容易受到磁場的影響，灰塵、震動也是比較重要的因素因素，因此對環境的控制比較嚴格，要求溫濕度適宜。（4）加強病毒防范。軟磁盤的病毒是導致信息丟失的一個原因，相關部門在使用的時候要加強對病毒的檢測。（5）對加密盤的管理。部分文件存盤的時候會加密，如果遺忘密碼就會導致其無法打開，因此應該要對這類檔案進行解密后再存檔。（6）如果條件允許，可以講軟磁盤轉儲到光盤上，這樣可以提升安全性。

2.光盤的保護（1）規范排放和使用。光盤的保存應該要合理規范，不要大量疊放，很容易讓光盤出現變形，受到損壞，使用的時候要注意不要導致其受到嚴重的劃痕和摩擦。（2）控制好環境條件，防止其出現霉變。控制好溫濕度。（3）避免陽光直射，陽光的照射很容易讓其過早的老化，影響使用期限，各類電子存儲介質均有保存期限應該要對其進行定期的維護和轉存。

四、規范電子檔案管理的幾項措施

1、完善制度。醫院對于電子檔案管理的規范性要求一定要嚴格，根據不同的單位需求來制定合理的制度，讓電子檔案管理制度可以為其服務，電子檔案的管理、文件的產生、傳遞和使用均要有相應的制度來進行規范約束。電子檔案制度需要包括對責任的劃分，電子文件責任簽署，動態管理等等內容，讓電子文件的制度更加規范，出現問題可以追究到個人的責任。

2、把好電子文件的源頭質量關口。電子信息的管理需要強化，對其進行統一的管理，為檔案部門配備設備，完善其服務功能，滿足其工作需求，將電子文件的源頭處理好。

3、對圖紙和文件集中管理，電子文件在完成審核后統一的進行收集，根據需求來轉變成紙質文件。安排專門的地方來為其進行審核，確保紙質檔案和電子文檔的一致性。

4、搭建電子文件軟件管理平臺，使用軟件管理，制定軟件檔案管理制度，對檔案的歸檔軟件話進行建設。

5、做好歸檔工作，對電子信息文件的動態管理進行強化。首先，對電子文件的利用要求由相應的責任簽署，成立專家咨詢小組，對其進行評估和審核，對發現的問題及時的進行解決；其次，加強電子檔案信息化管理，研發相應的軟件設備，為檔案工作定制有效的管理模式。

五、總結。

醫院電子檔案管理工作是需要長時間來建立和完善的工作，其要求檔案人員有信息化管理的意識，能夠對工作進行改進，積極的引入新技術和新設備，讓電子檔案管理可以得到比較長遠的發展。