關于職業學校檔案管理中相關問題的探討

尹英范

[摘 要]近年來，在社會和經濟的快速發展帶動下，市場上對技術型人才有了更大的需求，因此職業教育得到蓬勃發展起來。職業學校針對專業技術性的高中，培養專業的技術性人才，所以學生在市場就業時具有更強的競爭力。隨著職業學校生源數量的增加，對其檔案管理工作提出了更高的要求。文中針對當前職業學校檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并進一步對提高職業學校檔案管理水平的具體措施進行了闡述。

[關鍵詞]職業學校；檔案管理；問題；對策

隨著職業教育的興起，職業學校需要加強檔案管理工作，提升學校教學質量和管理水平，使學校的教育教學管理工作更加規范化、制度化，為學校各方面建筑工作的開展奠定堅實的基礎。

一、職業學校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

檔案工作在社會上普遍存在著重視度不夠的問題，這與人們檔案意識薄弱具有較大的關系。在職業學校中，學校的領導和職員也將更多的精力放在教學上，而對檔案管理工作較為忽視，意識不到檔案工作對于學校各項建設工作的重要性。而且在檔案管理工作中，沒有明文的法規文件作為指導，使檔案管理工作很難達到規范化和科學化。

（二）檔案管理工作的經費投入不足

目前很大一部分職業學校在檔案管理工作中存在著經費嚴重不足的情況，檔案管理設施陳舊，設備不齊全。檔案室不具體基本的檔案保管要求，無法滿足通風、防潮、防火等諸多檔案保管的標準條件，導致所保管的檔案存在著破損、發霉、蟲蛀等情況。同時由于保管設備嚴重不足，所以檔案存在著隨處亂入的現象，給檔案的安全埋下了嚴重的隱患。部分學校甚至沒有專用的檔案室，利用木箱來對檔案進行存放，不僅不利于檔案管理工作的開展，而且也使檔案的使用效果大打折扣。

（三）管理工作體制不合理

通常情況下職業學校的教育檔案管理工作都是由上級檔案局來負責，但檔案局作為行政事業單位，對學校的檔案管理工作只是履行宏觀指導的職責，但由于行業內每個單位都具有各自的特點，所以對于檔案管理的科學指導和監督職能無法得到有效的發揮。

（四）檔案管理人員素質較低

職業學校的檔案管理工作往往是與人力資源合二為一的，不僅沒有專門的制度和規劃，而且也缺乏專業的檔案管理工作。職業學校的檔案管理人員往往是兼職人員，不僅沒有經過系統的專業知識教育，而且忙于其他工作，對于檔案管理工作較為忽視，導致管理工作僅僅是對檔案的保管。

（五）缺乏有效的檔案資料收集體系

由于職業學校從上到下對檔案都缺乏足夠的認識，更不注重檔案資料的收集工作，不僅各部分沒有專人進行檔案資料的收集，而且檔案部門與各科室在工作中也很少進行溝通，各類活動檔案人員很少參與，這樣就導致收集工作無人進行管理，導致檔案材料收集存在著較大的難度。

二、提高職業學校檔案管理水平的具體對策

（一）加強宣傳，提高全體員工檔案的意識

檔案意識是做好檔案工作的基礎，因此，首先要得到學校領導的高度重視，加大宣傳力度。組織好《檔案法》學習與宣傳活動。通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。

（二）建立健全檔案管理網絡和管理制度

要把學校檔案工作做好，要有健全的管理機構和管理網絡。學校應該成立檔案工作小組，組長應該由校級領導擔任，各科室的領導和綜合檔案室的管理員應該是組員，同時各科室還要設立一名兼職檔案管理員。這樣就從組織上保證檔案工作的順利開展。有了管理網絡，還要有健全的檔案管理工作制度，這樣才能保證檔案工作逐步實現規范化管理。建立文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度等并監督實施，組織和協調學校各科室兼職檔案員做好檔案管理工作。

（三）加強對檔案管理人員整體素質的培養

學校檔案管理水平的高低是學校教學質量和管理能力的重要體現，所以作為學校檔案管理人員，不僅需要具有較高的職業素養，而且還要熟練掌握檔案專業知識，及時對自身知識結構進行更新，掌握最先進的檔案管理方法和手段來提高檔案管理水平。學校應該為檔案管理人員提供培訓和再教育的機會，利用多種形式來提高檔案管理人員專業技能的提升，請專業人員對其進行定期培養，實際指導，積極參加上級管理部門組織的培訓和再教育學習，提升檔案管理人員的職業素質，提升其責任心和使命感，從而使其能夠據實立檔。同時檔案管理人員可以從各校檔案工作的共性與特殊性出發，廣泛開展經驗交流、學術研究和業務培訓，改變以往職業教育學校檔案工作任其發展、各自為政的狀況。

（四）做好檔案的收集和整理工作

檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理。綜合檔案室的檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部門的聯系，全方位收集學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源。各科室的管理員特別要注重日常工作中及各項活動中各類材料的收集和整理，確保檔案材料的完整性。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案。

三、結束語

加強檔案管理工作，可以有效的促進職業教育學校的健康發展，使外界能夠對學校進地正確的評估，實現對教師和學生的考核，為學校教學改革提供科學的信息依據，使學校領導在學校各項建筑工作的開展中能夠正確的進行決策，實現學校的科學管理，確保教學質量的提升。

參考文獻：

[1]韓鴻立.關于做好檔案管理工作的思考[J].經營管理者.2010（21）.

[2]李鵬云.數字化校園建設背景下中職學校檔案管理工作的幾點建議[J].大眾科技.2012（05）.