市場經濟條件下企業檔案管理的探討

張福民

[摘 要]企業的變化相應地給企業檔案管理提出了新的內容與要求，如何使企業的檔案管理適應新形勢，促進企業的發展，這是企業檔案目前應認真研究探討的一個問題，筆者結合自己的工作實踐，就此談點粗淺的看法。

[關鍵詞]市場經濟條件；檔案管理；探討

一、抓好企業檔案人員的業務素質建設，是企業檔案管理的關健

一個好的企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽和質量，質量的優劣靠的是企業管理。企業管理的好壞與領導決策、市場信息、職工的道德素質與文化修養有直接的關系，這個關系處理的好，將推動企業的發展。企業的發展決定著管理水平的提高，管理水平的提高必然形成大量的文件資料，如管理制度、標準規范、人事任免、法律法規等，這些資料在企業管理中起著一定的促進作用。如果配備的檔案人員業務素質不高，管理不善，將會給企業帶來不可估量的損失。特別是當前面臨著企業的改革、市場的競爭，檔案管理更是企業發展的依據。因此，加強檔案人員的業務素質，是新形勢下提高企業管理水平的需要，也是檔案工作的需要。

（一）重理論學習

當今世界科技發展日新月異，世界發達國家己進入知識經濟時代，企業檔案工作者要想跟上發展的潮流，就必須用現代知識武裝自己，做“知識”的富有者，在學習中不斷給自己充電，成為本專業行家能手。

（二）檔案工作者要相互學習，取長補短

所謂“寸有所長，尺有所短”、“三人行，必有我師”，就是這個道理。檔案工作是一門學問，要想學深學透，深入研究，做好檔案工作的跟蹤服務，就要學會用別人的長處補自己的短處。“駿馬能歷險，耕田不如牛”，“堅車能載重，渡河不如舟”，在學習和工作中，各人都有自己的長處，如果認為自己總比別人強，整天不學無術，閉門造車，終究會落后于他人，也難以干好自己的本職工作。所以，工作中同行之間也要相互學習，這樣才能不斷提高自己的專業水平，更好地為企業的生產建設服務。

（三）知識面要廣博，業務素質要高

面對信息時代的今天，必須以理智和清醒的態度審視自己所從事的工作，不斷調整知識結構，擴大知識面，提高自身的綜合文化素質和業務素質，提高駕馭新技術的能力，以適應信息化時代發展的要求，勇敢地接受信息技術發展帶來的挑戰。

二、抓好科技檔案的管理提高企業檔案工作管理

在科技飛速發展，產品不斷更新換代的今天，科技的發展離不開科學技術的研究、論證、推廣，在發展過程中都要形成大量的科技資料與圖紙，這部分資料在生產應用中都將發揮不可替代的作用，它可以作為發展技術，提高產品質量的參考資料，它是企業在激烈的市場競爭中站穩腳跟，創出品牌，占領市場的重要組成部分，起保護產權的作用。所以，科技檔案在企業管理中占有重要位置.應重點保存好。為此，在整理科技檔案時.認真細致地把重點工程的圖紙及文字資料收集齊全、分類清楚、組卷合理，便于查找利用。工作中形成的大量圖紙.在整理中我們都一式兩份進行保管，每年利用率達到90%以上，這樣防患于未然，為查找利用奠定了監視的基礎。有了科技檔案作保證，檔案的管理水平也隨之得到了提高，促進了檔案工作的發展。所以，抓好科技檔案管理，為企業生產搞好服務，才能進一步強化和提高企業科技的創新能力。加快企業的整體市場競爭能力，促進企業的發展。

（一）加強學習，更新觀念

開發檔案信息資源，必須加強檔案信息基礎理論的學習，并結合實際工作，樹立市場經濟觀念。隨著經濟的不斷發展和社會的進步，各項工作迫切要求決策科學化，這就需要決策者具備相應的科學知識和決策能力，依靠科學的決策技術，掌握完整準確的信息。由此可見，檔案信息與科學決策有著不可分割的內在聯系，它是處于基礎地位。更新觀念，首先應改進傳統的檢索手段，以現代化方法取代傳統的檢索模式，以微機檢索為主干，進行區域檔案信息網絡管理，以實現檔案信息利用途徑的轉移。其次是提高開發研究檔案的能力和水平，向社會提供經過編研加工后可利用的總信息，以減少利用考查耗時，從而提高檔案的整體形象，使鮮明的特點和獨有的多重功能發揮得更趨完善。

（二）建立多層次企業檔案信息網絡

在企業內部實行部門之間的聯系，相互配合、協調，通過信息知識傳遞，及時收集反映本企業生產經營管理各個環節的基本數據、原始記錄等資料。在企業外部實行檔案信息網絡化，一方面進行縱向聯系，就是同行之間建立起互通、互補檔案信息的新型聯系，隨時溝通同行業檔案工作動態；另一方面進行橫向聯系，就是要與各類企業保持聯系互傳檔案信息，從單一的信息向綜合性的方面拓寬。只有做到這一點，才能為企業檔案信息網絡化建設提供強有力的保障。做好這項工作，一是采用計算機技術。從近幾年計算機用于檔案管理的實際數據庫，利用網絡發展和聯合數據情況來看，有關部門應負責制定網絡規劃和標準，確定檔案信息資源共享的規范約定，編制各類檔案信息資源共享聯合數據庫，利用網絡發展和現代化通訊技術的成就，使企業界和社會公眾能及時有效地獲得所需檔案信息，從而實現大范圍的檔案信息共享。只有這樣才能避免和解決檔案信息“孤島”問題。二是積極征訂儲存各方面的信息資料。企業要走向市場，占領市場，就必須抓信息資源的開發利用，為企業的發展獻計獻策。

（三）加強檔案編研工作，主動為領導決策提供依據。

開展檔案編研工作，是深層次開發企業檔案信息資料，主動為企業經濟建設服務的一個重要過程。為更好地適應新形勢發展的需要，檔案編研工作應面向經濟、貼近現實，有針對性地向單位推出一批選題新穎，實用性強的編研成果。

三、結論

市場經濟條件下，加強企業檔案管理，更好地為經濟建設服務.順應改革開放的大潮，在管理上狠下功夫，在服務上大做文章，緊緊圍繞市場經濟的總體要求，大膽地探索出市場經濟條件下企業檔案工作的新思路、新方法.使檔案工作更貼近現實，更好地為經濟建設各項工作服務。

參考文獻：

[1]李妍.加強企業檔案工作促進企業文化建設[J].北京檔案；2011（06）.

[2]馬玉琢.做好企業檔案工作的粗淺認識[J].黑龍江檔案，2011（04）.