現代高等院校數字化檔案的備份管理探析

金芳

摘 要：隨著現代數字技術的應用越來越廣泛，在高校檔案管理中也逐步實現數字化存儲。但是由于數字化檔案管理技術在高校檔案管理中并不成熟，再加之容易受到各種不安全因素的影響，可能導致很多重要的檔案資料丟失，給高校的檔案管理帶來極大的損失。因此，為了提高高校數字化檔案資料的安全性，筆者認為應該及時對數字化檔案資料進行備份管理，這樣可在各種不安全性因素影響下最大限度減少檔案資料的損失。

關鍵詞：高校；數字化檔案；備份管理

在高校數字化檔案館建設中，其將傳統的紙質等材質的檔案資料通過現代信息技術手段轉化為數字化資源并存儲于磁盤、光盤、計算機硬盤或者學校計算機中心服務器等設備，這樣不僅縮小了檔案資料的保存空間，還便于工作人員檢索、使用檔案資料[1]。但是，數字化檔案改造也給檔案管理人員提出了一個新問題，即：當數字化檔案資料被破壞、丟失時則將對學校造成巨大的損失。因此，筆者認為采取必要的備份管理是降低數字化檔案資料損失的重要保障手段，對此各個高校檔案館應該重視檔案備份管理的意義、原則及備份方式，并根據自身實際情況選擇最佳的備份管理方式，以此來提升數字化檔案的安全性、實用性。

1 高校檔案備份的意義、原則

1.1 高校檔案備份的意義

對于高等院校的檔案館而言，其核心工作是就是安全保存檔案資料。在現代化檔案館升級改造中，檔案資料將被轉化為數字化資源，但是在數字化檔案管理中可能由于各種因素（如：自然災害、技術缺陷及人為操作失誤等）的影響，可能會導致數字化檔案資源出現丟失、破壞，這將對數字化檔案管理工作帶來無法估量的損失。因此，高校檔案館在數字化檔案管理中采取備份管理方式，可最大限度提升數字化檔案資源的安全性。

1.2 高校檔案備份原則

基于高校數字化檔案資源的備份管理，筆者認為在進行備份管理中應該遵循以下原則：科學性、安全性、實用性、簡單化、自動化、兼容性等，這樣有利于在任何情況下均能夠及時獲取完整的檔案資源，從而提升數字化檔案資源的利用率。

2 高校數字化檔案資源的備份管理方式

高校數字化檔案資料的備份管理主要是對所有檔案數據資源進行復制、另存，其主要目的是用于恢復已經被損壞、刪除的檔案數字資源，這樣可有效保護高校檔案數字資源的完整性、安全性。從目前的數字化檔案資源備份管理現狀來看，高校數字化檔案資源備份管理方式一般以本地備份、本地備份聯合異地保存、遠程站點熱備份為主。

2.1 本地備份方式

高校數字化資料的本地備份方式主要根據本地檔案數據存儲介質情況，利用磁帶、光盤、硬盤對數據進行備份處理。當高校檔案館中的檔案數據出現丟失、破壞，則可以利用本地備份數據進行快速恢復。

由于本地備份主要采取階段式備份，也就是說只能對備份前的數據進行恢復，而備份后的檔案數據則無法進行有效恢復。本地備份方式的優勢在于若數據出現丟失、破壞后可及時進行人工修復或者補充，這樣將減少數字檔案管理的資金投入、運營成本低，但是最大的缺點在于：若出現自然災難則無法做到對檔案數據的有效恢復[2]。因此，本地備份方式已經被很多高校檔案館淘汰，只有個別學校由于受到硬件設施落后、資金不足等因素的影響而仍然采用這種方式。

2.2 本地備份聯合異地保存方式

本地備份聯合異地保存方式主要將比較重要的檔案資料的數據資備份到磁帶、光盤、硬盤上，然后再被送到異地進行保存。在高校數字化檔案管理中采取這種備份方式，可以在本地備份存儲場所出現災難時，可以利用異地備份數據進行快速恢復。

本地備份聯合異地保存方式與單一采取本地備份相比，由于采取了雙份備份方式，在出現任何意外情況導致檔案數據丟失或者破壞之后，可啟用異地保存數據進行快速恢復。這些備份方式的優勢在于存儲量大、運營成本低、容易配置，但是缺點也比較明顯，如：備份效率低、備份間隔時間長，大量數據資料無法及時恢復等，這樣可能會對檔案數據資料的收集、整理、利用等產生一定影響。本地備份聯合異地保存是我國部分高校的異地備份中心所采取的主要備份方式[3]。

2.3 遠程站點熱備份方式

遠程站點熱備份方式主要是在異地建立一個熱備份站點，也就是將本地存儲服務器作為主機，異地備份站的計算機作為備份機，利用數據備份網絡通信系統、數據共享傳輸系統，采用遠程備份控制技術將主機上的檔案數據資料以同步、異步等方式備份到熱備份站點上的備份機上[4]。

在高校數字化檔案管理中，遠程站點熱備份方式與上述兩種備份方式相比，其具有以下幾點優勢：①由于采取了數字化存儲方式，這樣可最大限度的減少異地備份場地所需空間，這樣比較容易選擇、建立異地熱備份站點；②由于在高校發展過程中檔案資料逐漸增多，采用網絡遠程傳輸、復制技術可以最大限度提高檔案數據資料備份效率；③由于在異地建立一個與本地備份中心一樣的檔案數據存儲中心，有利于發揮數字化檔案的信息共享能力，提高數字化檔案的利用率；④從數字化檔案的安全角度來講，遠程站點熱備份可在本地備份數據受損后迅速進行恢復，縮短了數據恢復時間。從目前的應用情況來看，遠程站點熱備份方式已經成為我國高等院校數字化檔案備份管理的主要方式。

3 結語

近年來，我國高校都開始將傳統的紙質檔案管理逐漸轉化為數字化檔案管理，而在數字化檔案的備份管理一直是大家比較關注的問題。在現代高校檔案館在數字化檔案改造中，為了保證數字化檔案的安全性，在選擇數據備份管理方式方面需充分考慮到自身條件、檔案利用等多方面因素，選擇合理的數字化檔案備份方式。而隨著高校數字化檔案工作的不斷發展，數字化檔案的備份工作也會隨之逐步完善，這將進一步提升高校數字化檔案的安全性。

參考文獻

[1] 丁瑾，陳翠芳.檔案數據備份與恢復的探析[J].蘭臺世界，2007，（12）：147.

[2] 孫曉霞.數字檔案備份模式的研究[D].蘇州大學， 2013.

[3] 蔣建峰.檔案備份的方法和策略[J].檔案與建設，2012（08）：617

[4] 羅大琦.電子檔案備份策略之我見[J].檔案管理，2012（05）：53-54.endprint