淺析高校綜合檔案管理的現代化建設

譚春霞

【摘 要】隨著計算機信息技術的不斷發展，各行各業均逐步實現信息化建設，為適應時代發展需要，高校檔案管理也需加快向自動化、社會化建設發展的步伐。本文主要就目前各大高校檔案管理的現代化目標進行探討，并提出了一定的解決方案。

【關鍵詞】高校 現代化建設 檔案管理

1 高校檔案工作現代化的目標

1.1高校檔案工作的標準化和管理的現代化

高校檔案管理的工作內容主要包括檔案內容具體業務范圍的規范化，檔案工作設備和技術的標準化，以及檔案專業術語的標準化，這些均是檔案工作的基礎內容，不僅方便單位檔案管理者之間的學術交流，更能夠提高辦公效率。所謂現代化管理主要指的是思想觀念的現代化和管理方法的科學化。強烈的服務意識是工作能夠順利開展的前提條件，唯有主動為廣大師生提供服務和資料，才可以提高檔案的使用效率，才能更好地為學校的發展盡到應有的責任。同時，加強對科學合理管理方法的建立，全面提高檔案的技術管理工作和管理水平。

1.2檔案技術與設備的現代化

切實引進國內外先進的設備和管理方法，利用計算機網絡技術對現有的檔案進行存儲、保管和利用。運用計算機對檔案實行登記和管理，全面實現檔案管理工作的自動化、信息化和網絡化。運用快速掃描技術、計算機輸出縮微技術和光盤存儲技術等對檔案實行高密儲存。

1.3檔案工作管理人員的專業性

檔案工作人員需具備一定的職業素養和較高的專業知識，對本職工作有著較高的信仰，能夠積極參與到學校組織的各項培訓工作中去，主動學習相關的管理技術和管理方法，不斷提高自身的專業技能，以便更好地應對日益發展的信息技術，從而更好地為學校的發展提供服務。

2 實現高效檔案工作現代化的措施

2.1增強檔案管理意識

傳統觀念里，人們認為對檔案實現現代化管理就是不斷引進先進的科學技術和設備，以及國內外值得借鑒的經驗，殊不知科學的管理方法才是實現現代化管理的重要途徑。檔案管理人員必須充分認識科學管理的重要性，只有這樣才能夠確保信息的完整有效，才能夠提高工作效率，從而降低人員的消耗，節省人財物力。同時，不斷加強學術界間的交流，制定科學合理的規范性規章制度，用科學的方法對其進行管理。

2.2解放思想，強化服務意識

明確檔案資料在國家事業單位中的重要地位，改變傳統觀念中對檔案管理的膚淺認識。各大院校檔案部門需解放思想，不斷開拓新的服務領域，改變傳統管理模式中重管輕用的觀念，積極主動地為外界提供檔案資料，提高資料的使用價值，從而更好地為學校的發展提供服務。同時，注重對檔案資料管理工作的規劃，包括近期和長期規劃，降低因目標不清導致的人力、財力和物力的浪費，保證每一環節實現利益最大化。

2.3加強檔案的收集整理工作

實現檔案信息化建設的首要工作任務就是實現檔案的網絡化建設，各大高校為更好地實現資源共享，為社會和學習創造經濟效益，可直接在自己學校的網站上進行接口建立和信息網頁建立，將校內非保密性文件和資料放在網站上供學生和社會有志之士使用，從而大大提高檔案資料的利用價值。其次，實現檔案的數字化建設。檔案數字化建設主要從兩方面著手，一是檔案進館前的數字化建設，二是對現有檔案的數字化建設。前者主要是對接收的各種形式的紙質或電子檔的檔案進行統一接收管理，并根據檔案部門的相關規定對所收集的資料進行分門別類的整理、編排、歸檔和保密工作，實現管理的規范化。同時，對于網上直接接收的檔案可放在網站上供學生查閱，并做好校內文檔的管理工作，從而實現文檔一體化建設。后者主要是通過手工錄入或縮微膠片的轉換將檔案部門現有的資源進行整合，并根據要求對其進行分級管理，同時做好紙質檔案的數字化處理信息。再者，做好業務管理工作。業務管理工作的完善有利用保證檔案資料的完整性和有效性，任何人不得以任何名義將工作范圍內獲取的文件資料據為己有，各相關部門需對此引起高度重視，加強對檔案資料的建設管理，定期將整理好的檔案遞送至檔案部門，對于檔案的管理工作需實行集中統一管理。

2.4注重專業人才的培養工作

隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理的技術和設備也越來越先進，這就需要加強對相關工作人員綜合素質的培養，努力建造一支具有高素質技能的管理隊伍。同時，需樹立以人為本的思想觀念，充分發揮人力資源的作用，不斷對檔案部門內部人員進行結構調整，積極調用較為年輕的人才對檔案隊伍進行擴充，從而實現資源的優化配置，不斷推動檔案工作向更好的明天發展。高校檔案管理工作和教育體制變革密切相關聯，只有檔案部門不斷地完善自身的管理體制、信息化技術和基礎設施，才能更好地服務于教育體制的改革。

3 總結

總之，對高校檔案實行現代化管理已是時代發展的必然趨勢，是高校檔案管理逐步實現科學性、規范性管理的客觀要求。因此，盡管實現現代化管理是一項任重而道遠的項目，但各大高校仍需積極采取措施應對。同時，國家相關部門也應運用經濟手段、法律手段和相關行政手段對其進行宏觀調控，加快高校檔案實現現代化管理的步伐。

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