做好新形勢下機關檔案工作的策略

朱曉穎

[摘 要]機關檔案工作是整個檔案工作的基礎，也是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業的一個組成部分。常言說得好，“基礎不牢，地動山搖”，沒有扎實的機關檔案工作，就不會有穩固的檔案事業；沒有完善的機關檔案工作機制，就不會有健全的檔案工作體系。

[關鍵詞]機關檔案工作；新形勢；創新

一、開創機關檔案新觀念

目前，全國各級各類檔案室有近2萬個，檔案室專職檔案人員近3.6萬人，兼職4萬多人，承擔著機關檔案的收集、整理、保管、編目和提供利用等日常工作，并定期向國家綜合檔案館移交到期檔案。機關檔案工作的法律、法規建設在我國是比較完備的，《檔案法》及其《實施辦法》、《機關檔案工作條例》和機關檔案業務建設規范從宏觀和微觀都明確了機關檔案工作的性質、地位和職責范圍，使機關檔案工作的開展有法可依、有章可循。當前，機關檔案工作面臨著新的形勢，一是計算機技術、網絡技術、信息技術的迅速發展及廣泛應用，為機關檔案工作的跳躍式發展帶來了機遇和挑戰；二是機構體制的改革，使機關檔案工作機構職能、檔案人員數量都發生了顯著的變化；三是機關檔案工作自身的改革，如立卷改革、檔案保管期限改革，給機關檔案工作注入了新的內容。

（一）要樹立重視檔案的觀念。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案的歷史價值在社會和經濟發展中，在內政、外交、政治、經濟、軍事、文化等諸多領域一直占有突出地位，發揮著不可替代的信息支撐作用。檔案是無價之寶，今天的現實就是明天的歷史，如果國家沒有檔案、機關沒有檔案，我們的工作就不可能在繼承中發展，在前進中創新。特別是機關檔案，不僅是國家檔案的重要來源，而且在機關工作中起到必不可少的憑證和參考作用。重視檔案和檔案工作，是做好檔案工作的關鍵。

（二）要樹立依法辦事的觀念。人們在檔案和檔案工作方面承擔的不僅僅是一個道德責任，而是一種法律責任，也就是說我們對檔案和機關檔案工作的認識和觀念，要上升到法律的高度，這不僅是一個認識問題，而是按不按法辦事的問題，因此，要樹立依照《檔案法》辦事的觀念，制定本機關的檔案工作規范，完善檔案工作各項制度，包括機關檔案收集、鑒定、整理、保管、移交、提供利用、安全保密等各項制度。加大監督指導力度.保證檔案的真實、準確、完整。

（三）要樹立服務的觀念。檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。檔案工作正如其他工作一樣，就是要圍繞中心，服務大局，與時俱進，開拓創新，在為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務方面有所建樹，發揮檔案的作用，實現檔案的價值。

二、在管理上，實現三個轉變

（一）從注重檔案實體管理到同時注重檔案信息管理的轉變。檔案歸根到底是一種可利用的信息資源，實體保管是為了利用實體上承載的信息，計算機技術、網絡技術、數字處理技術的應用為我們實現對檔案信息的管理開辟了廣闊前景，文檔一體化、數字檔案館都己在有關機關、檔案館變為現實，既提高了機關檔案工作水平，又提升了機關工作效率。

（二）從注重文書檔案的管理到同時注重其他門類檔案管理的轉變。文書檔案的管理在我國各級機關既比較重視、又比較完善，而對一些專門檔案相對忽視，在制度建設、規范整理、流向處置方面顯得相對滯后，抓住關鍵核心檔案就是把握住了所在機關的工作主線，反映了所在機關工作的特色。

（三）從注重機關內部檔案工作到同時注重下屬單位檔案工作的轉變。隨著機構體制改革深入，機關下屬單位、垂直管理單位也在增多，對下屬單位檔案工作業務指導工作相對薄弱，這就要求我們查漏補缺，加強對下屬單位的檔案工作，全面履行機關檔案工作的職責，不能只顧及一點，而是要以點帶面、上下聯功、推動全局。

三、在行動上，開展三個創新

（一）創新機關檔案工作機制。文件檔案管理中心是繼全國大力推行現行文件閱覽中心后，檔案管理體制的深層次改革，是檔案資源科學整合、檔案部門服務社會和公民的需要。檔案部門通過管理體制改革，密切了檔案部門與其他職能部門的關系，縮短了檔案部門為社會和公民服務的距離，拓展了檔案部門的發展空間，實現了檔案工作前置管理，為檔案部門更好地為黨和政府各項工作服務、為廣大人民群眾服務提供了新的平臺。機關檔案管理中心是在各工作部門相對集中的辦公地設立的，這是檔案工作的一項改革，也是檔案工作為各工作部門服務的重要舉措。建立機關檔案管理中心，能夠更加有效地管理好各工作部門的檔案，提高機關檔案管理社會化、專業化程度，充分體現精簡、效能、統一的原則，明顯提高工作效率，并能更好地保證進館檔案按時按質移交進館。

（二）創新機關檔案工作制度。在機關檔案工作方面，新的整理方法以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——立卷進行了改革，推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作，為檔案管理手段的創新創造了良好的環境和條件，為規范電子文件歸檔整理方法奠定了基礎，這將會有力地促進機關文檔一體化管理，對緩解機關檔案工作壓力，節省機關人力、物力，提高機關工作質量和工作效率具有積極意義。

（三）創新機關檔案工作服務方式。服務是檔案工作的永恒主題，沒有檔案提供利用服務，檔案就是死檔案，其價值和潛力就體現不出來。要把機關檔案工作的服務體現到三個層面上來，即為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務，落腳點是為實現好、發展好、維護好最廣大人民利益。在服務方式上，要變被動服務為主動服務，變要我服務為我要服務，開展多種形式、多種渠道的服務。只有服務社會，服務人民，檔案的強大信息功能才能挖掘出來，發揮出來。

總之，機關檔案工作任務繁重，只要我們實事求是，努力工作，找準機關檔案工作的重點，發揚與時俱進的精神，就一定能開創機關檔案工作新局面。

參考文獻：

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