淺析高校電子文件管理中存在的問(wèn)題

郭婳

[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展及信息技術(shù)的完善，電子文件的管理與使用日漸成為檔案工作的重要組成部分，不少地方檔案館或企事業(yè)單位檔案室都為管理其所產(chǎn)生的電子文件而進(jìn)行了理論的研究與管理方法的變革，本文就高校中電子文件的管理方法及其可能存在的技術(shù)、制度等方面的問(wèn)題進(jìn)行了一些討論。

[關(guān)鍵詞]高校；電子文件；管理方法

一、引言

近年來(lái)隨著中國(guó)信息化程度的日漸提高，電子文件以其豐富的形式越來(lái)越廣泛深刻的影響著人類生活的各個(gè)方面，并真實(shí)記錄了社會(huì)生活的變遷。在國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，將電子文件定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，以來(lái)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件數(shù)量的快速增長(zhǎng)，使它成為檔案記錄中重要的組成部分。但是，在諸多因素的影響下，電子文件在管理方法、管理技術(shù)及管理標(biāo)準(zhǔn)等方面一直存在一些問(wèn)題，特別是對(duì)于高等院校，研究院所等一些檔案文件利用率較高的地方，如何對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化的管理以方便用戶特別是高校學(xué)生能夠更方便的了解檔案中信息，在提高電子文件的利用效率同時(shí)也要確保文件的真實(shí)性與完整性，就成了人們所關(guān)注的問(wèn)題。

二、高校電子文件管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題

盡管各個(gè)高校如今都產(chǎn)生了大量的電子文件，但卻未得到學(xué)校的高度重視，未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，有的甚至得不到應(yīng)有的保護(hù)。

1、對(duì)文件管理電子化重要性的認(rèn)識(shí)有不夠充分。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是高校內(nèi)電子文件的歸檔選擇和保存普遍不夠規(guī)范，沒(méi)有形成一套行之有效的規(guī)章制度。目前，高校中普遍存在的問(wèn)題是歸檔不及時(shí)，紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的過(guò)程缺乏規(guī)范的管理，不同系統(tǒng)之間不兼容的情況等，這些問(wèn)題加大了電子文件管理的不確定性；二是對(duì)電子文件管理資金和設(shè)備的投入不足。工作人員無(wú)法利用新技術(shù)快速準(zhǔn)確的處理電子文件，更缺少對(duì)電子文件運(yùn)行所依賴的軟硬件的保護(hù)，使得電子文件的安全可用性大打折扣。

2、學(xué)校與所設(shè)檔案館（室）的分離。各所高校由于工作的性質(zhì)，通常會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，包括人事檔案、教學(xué)檔案等，因此多數(shù)高校都設(shè)有單獨(dú)的檔案館（室），由于文件數(shù)量龐大，單獨(dú)的檔案館（室）可以提供良好的建筑結(jié)構(gòu)和更為先進(jìn)的保管設(shè)施，以及合理的人員配置，在一定條件下會(huì)改善檔案保管的條件，但同時(shí)加大了學(xué)校及時(shí)歸檔進(jìn)行信息整合的難度和文件為學(xué)校或高校學(xué)生所利用的難度，并且容易造成電子文件形成與歸檔的脫節(jié)和歸檔文件與利用者的脫節(jié)，不利于高校電子文件的管理水平和利用效率的提升。

3、缺乏電子文件管理的專業(yè)技術(shù)人員。對(duì)電子文件及其歸檔后形成的電子檔案的管理，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，否則會(huì)因?qū)w檔的電子文件進(jìn)行分類整理不科學(xué)，影響到文件的利用價(jià)值。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這就要求電子檔案的管理要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，能熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又能熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。但如今許多高校檔案部門人員偏少，技術(shù)力量薄弱，缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才，這是高校電子文件管理出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因。

4、高校間的電子文件相互交流較少，信息共享的程度弱。首先各所高校的發(fā)展水平都各有優(yōu)勢(shì)與不足，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的交流與共享勢(shì)必會(huì)提升一些學(xué)校的科研教學(xué)水平。但是由于各高校目前使用的電子文件管理系統(tǒng)五花八門，尚未有一套成熟通用的管理平臺(tái)，因此也很難建立一套適應(yīng)性廣泛的電子文件管理規(guī)范，無(wú)法體現(xiàn)電子文件信息輸出時(shí)高度時(shí)效性的優(yōu)勢(shì)，也大大減少了高校學(xué)生可以獲取的信息量，不符合現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展潮流，正是高校電子文件管理中亟待提高的一部分。

三、針對(duì)所存在問(wèn)題的變革方法

1、針對(duì)電子文件的管理最重要的就是要建立健全管理體制，制定必要的規(guī)章制度，規(guī)范電子文件的管理流程。首先就要明確電子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及電子檔案的保管、提供利用等環(huán)節(jié)的有關(guān)問(wèn)題，以明確規(guī)范的程序維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可用性，同時(shí)電子文件的數(shù)字化建檔、內(nèi)容格式，保全形式、規(guī)章制定都應(yīng)該有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以確保高校內(nèi)電子文件管理能夠安全有效的開(kāi)展。

2、加強(qiáng)高校檔案部門、電子文件形成部門和文件利用者之間的相互關(guān)系。由于電子文件在歸檔工作中所涉及的問(wèn)題非常廣泛，因此必須協(xié)調(diào)好各部門工作，使其參與到電子文件管理活動(dòng)的全過(guò)程管理中去，使高校電子文件形成一套貫穿于始終并包含學(xué)校工作各個(gè)方面的完整的系統(tǒng)，共同形成高質(zhì)量且符合利用需求的電子文檔。此外若將學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，在檔案生成的初期就由系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理和保護(hù)，不僅節(jié)省人力資源，增加工作效率，還能更好實(shí)現(xiàn)信息共享和管理。

3、重視高校電子檔案管理人員的培養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。面對(duì)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的滲透與沖擊，檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，將電子文件視為檔案系統(tǒng)中不可或缺的組成部分。提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，要了解計(jì)算機(jī)信息管理和開(kāi)發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，使用新的管理模式和方法對(duì)電子文件進(jìn)行有效的整理。同時(shí)高校可將電子文件形成單位的信息錄入員加入到電子文件管理的隊(duì)伍當(dāng)中，形成結(jié)構(gòu)更加合理的管理人才體系。

四、小結(jié)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們目睹著又電子文件的產(chǎn)生和管理而帶來(lái)的一系列問(wèn)題，以及人們對(duì)電子檔案的保管、價(jià)值鑒定等一系列管理理論和實(shí)踐上的探索創(chuàng)新。通過(guò)以上對(duì)高校電子檔案管理中相關(guān)問(wèn)題的闡述與分析，我們能看到雖然目前的管理還存在諸多不足，但是基于對(duì)電子文件特點(diǎn)的深入了解，和檔案管理工作與單位的協(xié)調(diào)發(fā)展，及時(shí)調(diào)整管理方式，建立完整的電子文件管理體系，保證電子文件得到有效利用，最終高校的電子檔案會(huì)借助社會(huì)信息化這一歷史機(jī)遇形成更加完善合理的管理模式。