略論高校畢業(yè)生學籍檔案管理

韓忠全

[摘 要]隨著社會的變革、人才的流動、高教的發(fā)展，突顯檔案的利用價值。本文從工作實際出發(fā)，簡要闡釋畢業(yè)生學籍檔案含義與利用價值，重點分析畢業(yè)生學籍檔案管理存在的問題，深刻提出了科學管理畢業(yè)生學籍檔案的相應對策，力爭實現歸檔科學、管理規(guī)范、利用充分，以期更好地為高校、學生和社會服務。

[關鍵詞]高校；學籍檔案；學籍檔案管理；檔案利用

按照高等學校檔案實體分類辦法，學籍檔案屬于教學檔案類，學籍檔案占了教學檔案相當大的比例。學籍檔案是對學生德、智、體諸方面表現狀況的全面的、歷史的綜合反映，它來源于學校的教學行政管理和教學業(yè)務活動，即“教”、“管”、“學”的過程[1]。本文所指的畢業(yè)生學籍檔案是學生畢業(yè)后各部門各學院移交給校檔案館保存以便為學校、師生和社會提供利用的檔案資料，而非學生畢業(yè)隨學生本人檔案轉至工作單位或報到單位的那部分學籍檔案資料。畢業(yè)生學籍檔案具有“原始性”“歷史性”“記錄性”，“原始的歷史記錄”是學籍檔案的本質屬性[2]。就近幾年學校實際來看，畢業(yè)生學籍檔案主要包括畢業(yè)生的紙質學籍表（卡）、學籍附表、成績單等。

一、畢業(yè)生學籍檔案的利用價值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：

首先，憑證價值。畢業(yè)生學籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學籍檔案服務于學生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。

二、畢業(yè)生學籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業(yè)9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統(tǒng)的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學籍檔案管理的相應對策

1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學習。首先，培養(yǎng)學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規(guī)與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。

2、加強隊伍建設，完善規(guī)范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業(yè)務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規(guī)范。學籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規(guī)范標準按其內在聯(lián)系組成一個科學的有機整體——學籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業(yè)處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統(tǒng)一、規(guī)范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業(yè)務素質，規(guī)范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。

3、拓展管理系統(tǒng)的開發(fā)利用。隨著招生規(guī)模擴大，學籍檔案數量龐大，本校借助信息化、數字化有力條件，2003年采用了南大之星檔案網絡管理系統(tǒng)，實現了全校各部門各類文件網上分類歸檔管理，方便了查詢、利用，實現了檔案的接收準度、處理速度、利用效度。檔案網絡管理系統(tǒng)，一定程度上實現了管理的方便，但仍需開發(fā)利用其真正價值，如隨著利用率的提高，頻繁翻閱紙質檔案，存在壞損風險，因此將紙質學籍檔案原件掃描，存儲電腦之中，上傳至管理系統(tǒng)，緩解紙質檔案磨損，提高查找利用效率，建立電子檔案為主，紙質檔案為輔的檔案管理制度是今后改進創(chuàng)新之處。

4、加強校際間學籍檔案管理經驗交流。高校發(fā)展到一定程度，原有學籍檔案管理制度就會在某些方面表現出不足，制約管理的效率，加強校際間學籍檔案管理經驗交流成為“沖破學籍檔案管理瓶頸的突破口”[4]，有利于發(fā)現自身盲點與缺陷，互相學習，彼此借鑒，節(jié)約成本，提高效率。

參考文獻

[1]劉英.談高校學籍檔案的特點及管理[J].山西檔案，1993，（3）：22.

[2]陸蘇榕.淺談高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理[J].教育與職業(yè)，2008，（27）：190.