略論高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理

韓忠全

[摘 要]隨著社會(huì)的變革、人才的流動(dòng)、高教的發(fā)展，突顯檔案的利用價(jià)值。本文從工作實(shí)際出發(fā)，簡(jiǎn)要闡釋畢業(yè)生學(xué)籍檔案含義與利用價(jià)值，重點(diǎn)分析畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題，深刻提出了科學(xué)管理畢業(yè)生學(xué)籍檔案的相應(yīng)對(duì)策，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)歸檔科學(xué)、管理規(guī)范、利用充分，以期更好地為高校、學(xué)生和社會(huì)服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]高校；學(xué)籍檔案；學(xué)籍檔案管理；檔案利用

按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法，學(xué)籍檔案屬于教學(xué)檔案類(lèi)，學(xué)籍檔案占了教學(xué)檔案相當(dāng)大的比例。學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生德、智、體諸方面表現(xiàn)狀況的全面的、歷史的綜合反映，它來(lái)源于學(xué)校的教學(xué)行政管理和教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)，即“教”、“管”、“學(xué)”的過(guò)程[1]。本文所指的畢業(yè)生學(xué)籍檔案是學(xué)生畢業(yè)后各部門(mén)各學(xué)院移交給校檔案館保存以便為學(xué)校、師生和社會(huì)提供利用的檔案資料，而非學(xué)生畢業(yè)隨學(xué)生本人檔案轉(zhuǎn)至工作單位或報(bào)到單位的那部分學(xué)籍檔案資料。畢業(yè)生學(xué)籍檔案具有“原始性”“歷史性”“記錄性”，“原始的歷史記錄”是學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性[2]。就近幾年學(xué)校實(shí)際來(lái)看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案主要包括畢業(yè)生的紙質(zhì)學(xué)籍表（卡）、學(xué)籍附表、成績(jī)單等。

一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場(chǎng)對(duì)人才的需求，突顯檔案利用價(jià)值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價(jià)值是滿足社會(huì)需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值簡(jiǎn)要?dú)w納如下：

首先，憑證價(jià)值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來(lái)看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價(jià)值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評(píng)判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會(huì)價(jià)值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱(chēng)晉級(jí)、各類(lèi)報(bào)考、出國(guó)留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、各類(lèi)公證等諸多社會(huì)活動(dòng)，滿足學(xué)校、師生、社會(huì)的利用需求。

二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問(wèn)題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個(gè)本科學(xué)院85個(gè)專(zhuān)業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來(lái)看，主要存在以下問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案不夠重視，書(shū)寫(xiě)內(nèi)容錯(cuò)誤、不全，書(shū)寫(xiě)字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評(píng)語(yǔ)不實(shí)，獎(jiǎng)懲沒(méi)有記載，公章加蓋錯(cuò)誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國(guó)（英文）成績(jī)檔案的過(guò)程中，利用者要求時(shí)間緊，同一時(shí)期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無(wú)法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開(kāi)發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個(gè)重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長(zhǎng)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時(shí)和錯(cuò)誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對(duì)策

1、培養(yǎng)檔案意識(shí)，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢(xún)利用；提高教師檔案意識(shí)，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢(xún)利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案專(zhuān)兼職管理隊(duì)伍建設(shè)。選拔政治過(guò)硬，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語(yǔ)，熟悉專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實(shí)，提高效率，促進(jìn)工作的高效、快捷、準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實(shí)施，需要把所有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)科學(xué)的有機(jī)整體——學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現(xiàn)狀來(lái)看，專(zhuān)兼職隊(duì)伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負(fù)責(zé)科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)的統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于相互交流，利于檔案檢索。推進(jìn)部門(mén)二級(jí)檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門(mén)立卷，加強(qiáng)密切合作。檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。

3、拓展管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用。隨著招生規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)籍檔案數(shù)量龐大，本校借助信息化、數(shù)字化有力條件，2003年采用了南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全校各部門(mén)各類(lèi)文件網(wǎng)上分類(lèi)歸檔管理，方便了查詢(xún)、利用，實(shí)現(xiàn)了檔案的接收準(zhǔn)度、處理速度、利用效度。檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了管理的方便，但仍需開(kāi)發(fā)利用其真正價(jià)值，如隨著利用率的提高，頻繁翻閱紙質(zhì)檔案，存在壞損風(fēng)險(xiǎn)，因此將紙質(zhì)學(xué)籍檔案原件掃描，存儲(chǔ)電腦之中，上傳至管理系統(tǒng)，緩解紙質(zhì)檔案磨損，提高查找利用效率，建立電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理制度是今后改進(jìn)創(chuàng)新之處。

4、加強(qiáng)校際間學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流。高校發(fā)展到一定程度，原有學(xué)籍檔案管理制度就會(huì)在某些方面表現(xiàn)出不足，制約管理的效率，加強(qiáng)校際間學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流成為“沖破學(xué)籍檔案管理瓶頸的突破口”[4]，有利于發(fā)現(xiàn)自身盲點(diǎn)與缺陷，互相學(xué)習(xí)，彼此借鑒，節(jié)約成本，提高效率。

參考文獻(xiàn)

[1]劉英.談高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)及管理[J].山西檔案，1993，（3）：22.

[2]陸蘇榕.淺談高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性與學(xué)籍檔案管理[J].教育與職業(yè)，2008，（27）：190.