高校檔案信息化建設問題策略研究

涂曉英

[摘 要]當前，高校檔案信息化建設工作逐步成為新時期文明校園建設的重要工作內容。本文就高校檔案信息化建設工作中存在的問題展開探討，并制定了科學有效的應對策略。對提升高校檔案管理工作水平，優化檔案服務效果，激發檔案資料綜合應用價值，有重要的實踐意義。

[關鍵詞]高校檔案；信息化建設；問題；策略

1.檔案信息化工作內涵

檔案信息化，即是我國檔案行政管理機構通過統一引領，在實踐活動中引入現代化信息手段技術，對各類檔案資源展開處置管控，并提供優質服務，符合新時期信息化社會發展建設對于各類檔案信息的綜合應用需要。具體來講即為檔案信息傳輸應用、存儲管理、接受等工作全面實現了網絡化、共享化以及數字化。檔案管理工作模式則由管理實體資料逐步向著數字化模式發展轉變。

2.高校檔案工作狀況與特征

高校檔案工作記錄了學校發展變革的歷史印記，呈現出重要的作用與價值。近期來講，伴隨高等教育的全面擴充發展，學校規模、數量、培養學生、教師人才總量均呈現出穩步增長的趨勢。每年度大量的檔案資料變化更新、管理維護，給新時期高校檔案管理工作提出了全新的考驗與挑戰。

目前高校檔案管理工作具體顯現為下述幾方面特征：首先，檔案類別眾多，同時需要較大的工作量。基于高校特殊的環境，在行政管理、教學科研、學生培養等多層面均形成了豐富多樣的檔案資料，不論管理或是維護均耗費了較多的人力以及物力資源。同時，高校檔案工作需要進行頻繁的遠距離傳輸。例如學籍檔案，學生在考入學校、畢業、走向社會就業以及繼續深造之后，較多檔案需要跨區域遠距離的進行傳輸；其次，高校檔案信息化管理工作水平還有待進一步提升。基于資金成本投入沒能跟上，較多高校檔案開展信息化建設過程中的基礎設施管理存在一定滯后性。各類檔案多為紙質媒介保存。而電子信息檔案管理工作僅僅發揮了檢索應用、交換以及管理備份等功能。文檔綜合一體化管理體系仍舊處在初期發展階段，沒能全面發揮計算機技術以及網絡系統在檔案工作中的具體作用。另外，高校應用檔案信息資源的總體比率還有待進一步提升，一般來講傳統檔案管理主要側重在管理以及積累各類史料，始終無法擺脫重視館藏輕視應用的不良局面。再者，基于手工管理操作方式需要投入大量的人力工作，耗費較多的時間與精力，進而導致檔案信息總體應用率無法全面提升，不能體現較強的時效性。再者，高校檔案管理工作人員整體素質水平參差不齊，較多檔案機構欠缺專業技術人才，特別是檔案以及信息應用處理的高端復合人才更是極為稀缺。較多檔案工作人員應用現代技術的水平較低。

3.高校檔案信息化建設問題與策略

3.1信息分散問題與策略

伴隨辦公自動化應用系統的廣泛開發與應用，形成了豐富的電子信息文件，較多高校檔案工作系統則較為獨立，不能良好的融入至學校自動化辦公系統內，進而形成了信息化檔案管理接收工作任務繁重的問題。為此，高校應在辦公自動化工作體系之中嵌入基于檔案機構為基礎核心，同教學工作、科研管理、后勤服務、財務辦公、人事管理、學生工作等各個重要職能單位集成融合的檔案信息工作網絡。應在校園網中創建電子文檔自動化上傳的連接窗口，進而可在最快的時間之中實現電子文件檔案的接收以及匯總歸檔工作，真正實現文檔一體化工作目標。

3.2信息安全問題與策略

基于電子文件檔案信息同載體可實現相互分離，加之網絡入侵、計算機病毒，令文件信息可實時面臨被不良篡改以及盜用的風險。為此，應有效應對處理安全保密以及服務應用的相互關系。在制度層面，應創建嚴格細致的安全工作制度，配合網絡管理人員，預防非法操作現象。在技術上應通過設定訪問控制權限、保密處理、安裝防火墻系統，系統中裝設專項防毒軟件等方式進行防控。在管理上應做到定期維護管理，實時升級系統，定期備份文件信息，可通過雙重備份系統、光盤備份以及紙質備份等模式，確保檔案信息的可靠安全。

3、3電子文件長久可讀問題與策略

由于電子文件需要借助計算機系統實現識讀，進而導致了其對硬件以及軟件工具的依賴性。目前電子信息技術手段快速發展，軟件以及硬件工具更新換代頻繁，倘若技術過時，那么便無法讀取載體之中的數據信息。為確保電子檔案長期應用壽命，應采用豐富媒介手段做好存儲備份。還應及時的更新并升級有關存儲應用技術，進而確保文件信息存儲的可靠安全性以及長久可讀性。

3.4標準化建設、人員素質問題與策略

標準化建設為高校檔案信息化發展建設的核心基礎。當前，由于沒有形成統一一致標準，令工作程度存在差異性。會導致信息孤島問題，并對信息共享形成負面影響。為此應加快創建檔案信息工作規范標準。具體涵蓋文檔管理歸檔、資源標識處理、描述闡釋、管理存儲、應用查詢、處理交換以及管理應用等，進而逐漸構成有關檔案信息化工作的規范系統。對于高校檔案人員素質不高的現狀問題，應注重專業技能培訓，提升工作人員文字處理、綜合研究技能。同時，應強化計算機知識以及軟件工具的系統學習，令檔案人員精通現代化信息處理技術手段，豐富業務知識，發展成為具備雙重知識結構的優秀人才。

4.結語

總之，高校檔案信息化建設工作只有針對自身狀況特征、存在的現實問題，制定科學的應對策略。明確信息化建設工作重要性，方能開創有利條件，真正實現全面信息化管理，更新傳統工作模式，實現持久全面發展。

參考文獻：

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