淺談機關單位檔案網絡化管理

蘆蕾

[摘 要]隨著計算機技術和網絡技術的發展，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。本文分析了機關單位檔案管理中存在的問題及網絡環境下檔案管理的對策和方法。

[關鍵詞]檔案；信息網絡化；管理

隨著計算機技術和現代通訊技術的進步，特別是互聯網的產生和飛速發展，檔案工作進入了一個全新的網絡化時代，網絡環境的產生為檔案信息資源提供了有力的工具和手段，同時也對檔案信息資源的開發模式提出了新的要求。如何應用現代技術，使其管理更加先進便捷，是一個現實面臨的重要問題。

一、機關單位檔案管理中存在問題

近年來，隨著機關單位人事制度的改革，各地機關單位人員流動頻繁，使得機關人事檔案的動態性進一步加大，同時需要反映人員工作的相關信息增多.手工管理方式己難以滿足要求，給機關人員業務檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。

（一）管理體制不規范

機關人員業務檔案作為機關檔案管理的重要組成部分，應由機關統一管理。但有的機關人員業務檔案管理卻是按照人員的業務歸屬分屬不同的職能部門來管理，即人事檔案歸人事部門管理，科研檔案歸科研部門管理。這不僅容易造成人員業務檔案資料零散、不完整、不系統，甚至丟失，而且當提取、利用人員的全部業務檔案資料時，必須分別到不同的主管部門查閱、提取，給人員業務信息的提取和利用帶來很大麻煩，直接影響工作效率，給使用造成麻煩。同時，這種分散管理的狀況，造成人員業務檔案載體、排列、編目等規格不規范、不統一，影響歸檔質量。

（二）管理手段較落后

機關單位檔案信息內容廣泛.涉及面廣，需要建立快速、高效、系統的現代化管理模式與之相適應。但是，目前大部分人員業務檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態，使人員檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術嚴重滯后，從中影響到人員業務檔案的利用、編研和開發。

二、解決機關單位人員業務檔案管理問題的對策

為了改變人員業務檔案的現狀，充分發揮檔案的作用，我們應采取積極有效的措施，建設規范化、科學化的人員業務檔案。

（一）增強人員業務檔案管理意識

一方面，要有機關單位專門領導負責，各部門選派負責人及檔案專職管理人員對人員業務檔案進行專門管理。另一方面，要向單位人員宣傳業務檔案的內容及重要性，增強大家對業務檔案的整體認識，了解檔案的管理機制，使得大家能夠積極主動協助或配合管理人員工作。

（二）做好材料收集及編研管理工作

材料的收集整理是檔案管理的基礎工作，是征集的材料向檔案轉化的重要步驟。這是一項經常性的工作。管理人員要通過各種方式真實、完整、及時、全面地將待存入檔案的材料進行界定收集，按照檔案材料管理機制進行合理分類、編目、登記、統計及必要的加工整理。同時，在整理過程中，歸納出更具有規律性、實用性及科學性的結論，發揮人員業務檔案的功能及價值，提升人員業務檔案管理工作的社會地位。

（三）建立健全檔案管理機制

檔案管理人員應該根據人員檔案的內容、特點、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式及應用手段對檔案材料進行編目；同時應選擇有效的管理及調控手段，制定檔案查閱及維護制度，使得管理工作能夠做到有章可循、有法可依，建立健全檔案整體的管理機制。

（四）注重培養及提高檔案管理人員專業能力及水平

機關單位業務檔案管理工作者不僅要全面了解所在單位的基本情況、特點及管理方式、目的，還要具有一定的檔案專業知識，熟悉檔案管理各項業務工作的原則和方法；因此機關單位應加強人員業務檔案管理人員的培訓教育工作，同時給予他們相互交流思想、經驗的平臺，提高他們鉆研檔案專業知識及編研人員業務檔案的能力。

（五）積極采用信息化管理手段

現代信息技術優越性及發展普及速度.決定了信息化管理人員業務檔案建設管理的必需手段。計算機對檔案材料進行的簡單信息整理、數據統計、運算及儲存，管理軟件及網絡技術對人員業務檔案進行的專業管理和使用，給人員業務檔案的管理工作帶來極大的方便。因此，充分運用計算機和網絡等現代信息技術手段，發揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點，建立起符合人員業務檔案信息的管理系統，對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關單位業務檔案管理工作發展的必然趨勢。

三、實現機關單位業務檔案管理網絡化的方法

實現機關單位業務檔案的網絡化管理首先要建立機關單位人員業務管理的網絡系統，以網絡方式進行檔案數據處理，檔案工作人員即以此進行查詢、檢索、編輯等管理工作。

（一）原始數據的存儲管理

用戶可以憑個人用戶名和密碼進入系統，管理自己的個人主頁和業績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關信息；機關單位管理員由機關單位指定專人，負責機關單位業績檔案和個人檔案的審核。利用這套系統，能夠進行人員業務檔案原始數據的登錄，有關數據全部采用數據庫的形式存儲。

（二）數據維護工作

數據維護工作非常重要，人員業務檔案中的許多數據會隨著人員情況的變動而發生變化，為了及時反映出這種信息變化，經常建立新的數據庫。同時，以前的數據必須進行儲存。人員基本情況的變動是多方面的，這些數據需要定期修改；人員業務成長過程是動態的.需要隨時修改。因此，要及時地更新數據，每次更新數據之前都要把舊數據存起來長期保管。數據維護工作是一個經常性、及時性的工作，也是計算機處理數據的一個優勢。在計算機上修改數據非常方便、快捷，是手工修改數據無法比擬的。

通過對人員業務檔案的信息化管理，可以極大地豐富人員的檔案內容，利用計算機技術對各種資源進行分類、組合，為管理者了解人員信息提供快速通道，提高了檔案檢索的效率，管理者可以根據需要迅速、準確地查詢人員的具體信息以及統計性分析，省卻了過去手工操作的麻煩和不必要的重復勞動，準確而快捷。

參考文件：

[1]林林；檔案工作的信息網絡化[N]；中國檔案報；2001年

[2]劉俊玲；檔案開放利用的信息安全保障研究[D]；安徽大學；2012年