住房公積金行政執(zhí)法檔案管理初探

劉雪姣

[摘 要]行政執(zhí)法檔案區(qū)別于一般的業(yè)務(wù)檔案，是行政執(zhí)法過(guò)程中形成的專(zhuān)業(yè)檔案，是住房公積金行政執(zhí)法的重要組成部分，是行政執(zhí)法程序和依據(jù)的重要體現(xiàn)，對(duì)于提高行政執(zhí)法工作質(zhì)量和效率具有積極的促進(jìn)作用。本文討論了住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的意義，介紹了住房公積金行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)和檔案管理的內(nèi)容，并對(duì)如何做好住房公積金行政執(zhí)法檔案管理提出了建議。

[關(guān)鍵詞]住房公積金；行政執(zhí)法；檔案管理

前言

我國(guó)住房公積金制度開(kāi)展較晚，由于制度上存在一定的漏洞，導(dǎo)致很多企業(yè)不愿意為職工繳納住房公積金，因此有必要開(kāi)展住房公積金中心對(duì)這種違規(guī)行為進(jìn)行行政執(zhí)法的工作，隨著住房公積金事務(wù)的不斷發(fā)展，其行政執(zhí)法活動(dòng)也會(huì)越來(lái)越多，要想體現(xiàn)出行政執(zhí)法的程序和過(guò)程的依據(jù)，并且提高行政執(zhí)法工作質(zhì)量和效率，就要在行政執(zhí)法過(guò)程中將具有保存價(jià)值的部分通過(guò)文字、錄音、錄像等形式記錄下來(lái)，可見(jiàn)在住房公積金行政執(zhí)法中檔案管理是一個(gè)重要的組成部分。

1.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的意義

1.1檔案管理是住房公積金行政執(zhí)法的依據(jù)和憑證。由于住房公積金行政執(zhí)法活動(dòng)開(kāi)展時(shí)間不長(zhǎng)，并且沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的制度，因此之前的執(zhí)法記錄很可能為后來(lái)的執(zhí)法活動(dòng)提供參考和依據(jù)，同時(shí)通過(guò)檔案記載可以體現(xiàn)行政執(zhí)法的過(guò)程，而且行政執(zhí)法活動(dòng)的過(guò)程越復(fù)雜、行政執(zhí)法檔案材料記載的越詳細(xì)則參考性也越強(qiáng)，行政執(zhí)法檔案不僅能夠?yàn)樾姓?zhí)法活動(dòng)本身提供參考，而且可為住房公積金管理中心的管理人員提供日常管理的依據(jù)，如形成的檔案材料可以反映一個(gè)行政執(zhí)法人員的工作記錄，為執(zhí)法人員業(yè)務(wù)考評(píng)、人事考核、獎(jiǎng)懲等提供一定的依據(jù)，而且經(jīng)過(guò)匯總后的材料可以為領(lǐng)導(dǎo)層提供行政執(zhí)法效能評(píng)價(jià)、社會(huì)效益分析等，除此之外也是行政執(zhí)法活動(dòng)責(zé)任歸屬的憑證和依據(jù)。

1.2檔案管理是住房公積金行政執(zhí)法規(guī)章制度制定的參考。住房公積金行政執(zhí)法活動(dòng)剛剛起步，因此無(wú)論是國(guó)家還是各級(jí)地方的住房公積金管理部門(mén)都沒(méi)有制定出成熟的規(guī)章制度，在這樣的背景下檔案管理往往是使執(zhí)法體系不斷完善的重要參考。

2.住房公積金行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)

2.1專(zhuān)業(yè)性。住房公積金行政執(zhí)法檔案是在住房公積金行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的記載性文件，由于住房公積金行政執(zhí)法活動(dòng)本身具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此導(dǎo)致這些相應(yīng)的檔案材料的內(nèi)容、適用法律法規(guī)、材料形成過(guò)程以及側(cè)重點(diǎn)都與其他專(zhuān)業(yè)的檔案有不同之處，體現(xiàn)出很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。

2.2程序性。一個(gè)住房公積金行政執(zhí)法檔案的形成過(guò)程需要嚴(yán)格按照一定的程序來(lái)完成，包括立案、調(diào)查取證、案件合議、送達(dá)告知書(shū)、聽(tīng)證、作出行政執(zhí)法決定書(shū)、行政復(fù)議、直到結(jié)案的全過(guò)程，每個(gè)過(guò)程都需要有詳細(xì)的記錄，經(jīng)過(guò)匯總成一個(gè)整體后才能最終形成住房公積金行政執(zhí)法檔案，

2.3現(xiàn)實(shí)性。住房公積金行政執(zhí)法檔案與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)之間具有緊密的聯(lián)系，一方面可以為社會(huì)各階層人士在對(duì)行政執(zhí)法過(guò)程有異議的情況下提供查考作用，提高社會(huì)監(jiān)督力度的同時(shí)也可增進(jìn)與社會(huì)的溝通，提高其社會(huì)效益，另一方面在檔案形成后一經(jīng)利用就能得到一定的經(jīng)濟(jì)收益，因此體現(xiàn)出其現(xiàn)實(shí)性。

2.4真實(shí)性。行政執(zhí)法檔案中記載了執(zhí)法活動(dòng)中的各個(gè)要素，如時(shí)間、地點(diǎn)、相對(duì)人、違法既定事實(shí)以及執(zhí)法的法律法規(guī)依據(jù)、行政執(zhí)法責(zé)任人、調(diào)查取證過(guò)程等，材料的記錄形式無(wú)論是文字還是影音，都要具有真實(shí)性，記錄人員要對(duì)其真實(shí)性負(fù)責(zé)。

3.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的內(nèi)容

3.1收集檔案資料。將不同時(shí)間、不同執(zhí)法活動(dòng)行程的分散的執(zhí)法檔案接收后進(jìn)行歸集，集中到檔案室進(jìn)行保存和保管。

3.2鑒別。對(duì)收集上來(lái)的檔案材料進(jìn)行鑒定，分析材料的保存和使用價(jià)值，根據(jù)價(jià)值上的差異分為永久保存、定期保存以及無(wú)需保存等檔次，以便提高檔案的整體質(zhì)量。

3.3科學(xué)分類(lèi)。將收集來(lái)的檔案按照行政審批類(lèi)、案件類(lèi)等分類(lèi)方法以及密級(jí)程度、要求存檔時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)以及排列，便于日后的檢索和查閱。

3.4保管。按照“九防”的要求對(duì)檔案材料進(jìn)行保管和保存，防止檔案在保存過(guò)程中丟失和損壞，保證檔案的原真性和完整性。

3.5檔案使用管理。在有關(guān)人員利用檔案的過(guò)程中，要從借閱開(kāi)始直到歸還的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理。

4.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的建議

4.1培養(yǎng)住房公積金行政執(zhí)法檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。由上文可知，住房公積金行政檔案具有專(zhuān)業(yè)性的特征，因此就要求相應(yīng)的檔案管理人員具備足夠的專(zhuān)業(yè)水平，在實(shí)際工作中，由于住房公積金的檔案管理人員都是由其他崗位的人員來(lái)兼任，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平較低，無(wú)法勝任越來(lái)越重要的行政執(zhí)法檔案管理工作，因此首先就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作，其次要掌握住房公積金行政執(zhí)法方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只有這樣才能使檔案管理與行政執(zhí)法有機(jī)結(jié)合在一起。

4.2加快住房公積金行政執(zhí)法檔案制度化建設(shè)的進(jìn)程。與業(yè)務(wù)檔案不同，行政執(zhí)法檔案的相關(guān)制度較為缺乏，因此必須加快其制度化建設(shè)，首先對(duì)行政執(zhí)法和檔案管理兩項(xiàng)工作落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，細(xì)化每個(gè)崗位的職責(zé)，使行政執(zhí)法與檔案管理工作相互促進(jìn)、相互監(jiān)督，其次要制定行政執(zhí)法檔案的歸檔保存制度，明確各類(lèi)執(zhí)法文書(shū)資料的期限、裝訂標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)等，為檔案文書(shū)的科學(xué)分類(lèi)提供制度性參考；最后，要建立健全檔案管理制度，對(duì)檔案借閱、審批、使用等進(jìn)行規(guī)范，以確保檔案的完整性。

4.3加快住房公積金行政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。將現(xiàn)代化的科技手段與管理經(jīng)驗(yàn)用在住房公積金行政執(zhí)法檔案管理中，用現(xiàn)代的管理方式來(lái)管理檔案材料，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息技術(shù)等逐步實(shí)現(xiàn)檔案分檔、分類(lèi)、編碼、使用管理的現(xiàn)代化，大大減少人為因素的影響，增強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量，并且有效提高檔案管理的工作效率，因此加快住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)將是未來(lái)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。

結(jié)束語(yǔ)

住房公積金行政執(zhí)法檔案是行政執(zhí)法過(guò)程的體現(xiàn)和依據(jù)，也為日漸成熟的住房公積金行政執(zhí)法制度提供一定的參考，是行政執(zhí)法活動(dòng)的重要組成部分，具有專(zhuān)業(yè)性、真實(shí)性、程序性、現(xiàn)實(shí)性等一系列的特點(diǎn)，因此在實(shí)際工作中要把握這些特點(diǎn)，加快相關(guān)人才和制度方面的建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化的手段，使檔案管理在住房公積金行政執(zhí)法中發(fā)揮更大的效用。

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