住房公積金行政執(zhí)法檔案管理初探

劉雪姣

[摘 要]行政執(zhí)法檔案區(qū)別于一般的業(yè)務(wù)檔案，是行政執(zhí)法過程中形成的專業(yè)檔案，是住房公積金行政執(zhí)法的重要組成部分，是行政執(zhí)法程序和依據(jù)的重要體現(xiàn)，對于提高行政執(zhí)法工作質(zhì)量和效率具有積極的促進(jìn)作用。本文討論了住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的意義，介紹了住房公積金行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)和檔案管理的內(nèi)容，并對如何做好住房公積金行政執(zhí)法檔案管理提出了建議。

[關(guān)鍵詞]住房公積金；行政執(zhí)法；檔案管理

前言

我國住房公積金制度開展較晚，由于制度上存在一定的漏洞，導(dǎo)致很多企業(yè)不愿意為職工繳納住房公積金，因此有必要開展住房公積金中心對這種違規(guī)行為進(jìn)行行政執(zhí)法的工作，隨著住房公積金事務(wù)的不斷發(fā)展，其行政執(zhí)法活動也會越來越多，要想體現(xiàn)出行政執(zhí)法的程序和過程的依據(jù)，并且提高行政執(zhí)法工作質(zhì)量和效率，就要在行政執(zhí)法過程中將具有保存價值的部分通過文字、錄音、錄像等形式記錄下來，可見在住房公積金行政執(zhí)法中檔案管理是一個重要的組成部分。

1.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的意義

1.1檔案管理是住房公積金行政執(zhí)法的依據(jù)和憑證。由于住房公積金行政執(zhí)法活動開展時間不長，并且沒有形成一個統(tǒng)一的制度，因此之前的執(zhí)法記錄很可能為后來的執(zhí)法活動提供參考和依據(jù)，同時通過檔案記載可以體現(xiàn)行政執(zhí)法的過程，而且行政執(zhí)法活動的過程越復(fù)雜、行政執(zhí)法檔案材料記載的越詳細(xì)則參考性也越強(qiáng)，行政執(zhí)法檔案不僅能夠?yàn)樾姓?zhí)法活動本身提供參考，而且可為住房公積金管理中心的管理人員提供日常管理的依據(jù)，如形成的檔案材料可以反映一個行政執(zhí)法人員的工作記錄，為執(zhí)法人員業(yè)務(wù)考評、人事考核、獎懲等提供一定的依據(jù)，而且經(jīng)過匯總后的材料可以為領(lǐng)導(dǎo)層提供行政執(zhí)法效能評價、社會效益分析等，除此之外也是行政執(zhí)法活動責(zé)任歸屬的憑證和依據(jù)。

1.2檔案管理是住房公積金行政執(zhí)法規(guī)章制度制定的參考。住房公積金行政執(zhí)法活動剛剛起步，因此無論是國家還是各級地方的住房公積金管理部門都沒有制定出成熟的規(guī)章制度，在這樣的背景下檔案管理往往是使執(zhí)法體系不斷完善的重要參考。

2.住房公積金行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)

2.1專業(yè)性。住房公積金行政執(zhí)法檔案是在住房公積金行政執(zhí)法活動中形成的記載性文件，由于住房公積金行政執(zhí)法活動本身具有很強(qiáng)的專業(yè)性，因此導(dǎo)致這些相應(yīng)的檔案材料的內(nèi)容、適用法律法規(guī)、材料形成過程以及側(cè)重點(diǎn)都與其他專業(yè)的檔案有不同之處，體現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。

2.2程序性。一個住房公積金行政執(zhí)法檔案的形成過程需要嚴(yán)格按照一定的程序來完成，包括立案、調(diào)查取證、案件合議、送達(dá)告知書、聽證、作出行政執(zhí)法決定書、行政復(fù)議、直到結(jié)案的全過程，每個過程都需要有詳細(xì)的記錄，經(jīng)過匯總成一個整體后才能最終形成住房公積金行政執(zhí)法檔案，

2.3現(xiàn)實(shí)性。住房公積金行政執(zhí)法檔案與經(jīng)濟(jì)和社會之間具有緊密的聯(lián)系，一方面可以為社會各階層人士在對行政執(zhí)法過程有異議的情況下提供查考作用，提高社會監(jiān)督力度的同時也可增進(jìn)與社會的溝通，提高其社會效益，另一方面在檔案形成后一經(jīng)利用就能得到一定的經(jīng)濟(jì)收益，因此體現(xiàn)出其現(xiàn)實(shí)性。

2.4真實(shí)性。行政執(zhí)法檔案中記載了執(zhí)法活動中的各個要素，如時間、地點(diǎn)、相對人、違法既定事實(shí)以及執(zhí)法的法律法規(guī)依據(jù)、行政執(zhí)法責(zé)任人、調(diào)查取證過程等，材料的記錄形式無論是文字還是影音，都要具有真實(shí)性，記錄人員要對其真實(shí)性負(fù)責(zé)。

3.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的內(nèi)容

3.1收集檔案資料。將不同時間、不同執(zhí)法活動行程的分散的執(zhí)法檔案接收后進(jìn)行歸集，集中到檔案室進(jìn)行保存和保管。

3.2鑒別。對收集上來的檔案材料進(jìn)行鑒定，分析材料的保存和使用價值，根據(jù)價值上的差異分為永久保存、定期保存以及無需保存等檔次，以便提高檔案的整體質(zhì)量。

3.3科學(xué)分類。將收集來的檔案按照行政審批類、案件類等分類方法以及密級程度、要求存檔時間等進(jìn)行分類、編號以及排列，便于日后的檢索和查閱。

3.4保管。按照“九防”的要求對檔案材料進(jìn)行保管和保存，防止檔案在保存過程中丟失和損壞，保證檔案的原真性和完整性。

3.5檔案使用管理。在有關(guān)人員利用檔案的過程中，要從借閱開始直到歸還的整個過程進(jìn)行規(guī)范化管理。

4.住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的建議

4.1培養(yǎng)住房公積金行政執(zhí)法檔案管理專業(yè)人才。由上文可知，住房公積金行政檔案具有專業(yè)性的特征，因此就要求相應(yīng)的檔案管理人員具備足夠的專業(yè)水平，在實(shí)際工作中，由于住房公積金的檔案管理人員都是由其他崗位的人員來兼任，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平較低，無法勝任越來越重要的行政執(zhí)法檔案管理工作，因此首先就要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)工作，其次要掌握住房公積金行政執(zhí)法方面的專業(yè)知識，只有這樣才能使檔案管理與行政執(zhí)法有機(jī)結(jié)合在一起。

4.2加快住房公積金行政執(zhí)法檔案制度化建設(shè)的進(jìn)程。與業(yè)務(wù)檔案不同，行政執(zhí)法檔案的相關(guān)制度較為缺乏，因此必須加快其制度化建設(shè)，首先對行政執(zhí)法和檔案管理兩項(xiàng)工作落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，細(xì)化每個崗位的職責(zé)，使行政執(zhí)法與檔案管理工作相互促進(jìn)、相互監(jiān)督，其次要制定行政執(zhí)法檔案的歸檔保存制度，明確各類執(zhí)法文書資料的期限、裝訂標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)等，為檔案文書的科學(xué)分類提供制度性參考；最后，要建立健全檔案管理制度，對檔案借閱、審批、使用等進(jìn)行規(guī)范，以確保檔案的完整性。

4.3加快住房公積金行政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。將現(xiàn)代化的科技手段與管理經(jīng)驗(yàn)用在住房公積金行政執(zhí)法檔案管理中，用現(xiàn)代的管理方式來管理檔案材料，并通過計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息技術(shù)等逐步實(shí)現(xiàn)檔案分檔、分類、編碼、使用管理的現(xiàn)代化，大大減少人為因素的影響，增強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量，并且有效提高檔案管理的工作效率，因此加快住房公積金行政執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)將是未來的一個發(fā)展趨勢。

結(jié)束語

住房公積金行政執(zhí)法檔案是行政執(zhí)法過程的體現(xiàn)和依據(jù)，也為日漸成熟的住房公積金行政執(zhí)法制度提供一定的參考，是行政執(zhí)法活動的重要組成部分，具有專業(yè)性、真實(shí)性、程序性、現(xiàn)實(shí)性等一系列的特點(diǎn)，因此在實(shí)際工作中要把握這些特點(diǎn)，加快相關(guān)人才和制度方面的建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化的手段，使檔案管理在住房公積金行政執(zhí)法中發(fā)揮更大的效用。

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