與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

趙延民

[摘 要]檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)重要的組成部分，信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，我們要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)的文化，提高檔案信息服務(wù)，對進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，具有一定的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；建設(shè)

前言

社會(huì)信息通信技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案的科學(xué)保管和有效利用提供了前所未有的機(jī)遇。如何全面應(yīng)用信息智能工具和現(xiàn)代信息技術(shù)，把館藏、室藏檔案信息揭示、開發(fā)出來，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、整理、存儲(chǔ)、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化，成為事關(guān)新世紀(jì)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的關(guān)鍵問題。

1.檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠

一方面，傳統(tǒng)思想和畏難情緒嚴(yán)重，不懂現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和技術(shù)，又不愿去學(xué)，不愿去接觸。另一方面，對檔案信息化的了解不深不透，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，是時(shí)代要求，尤其是對其在社會(huì)信息化中的重要作用缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度。業(yè)務(wù)工作是信息化工作的基礎(chǔ)，沒有扎實(shí)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)工作，不認(rèn)認(rèn)真真地做好檔案的收集、整理、開發(fā)和利用工作，信息化工作則無從談起，也無異于空中樓閣。

1.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善

目前我國檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

1.3缺乏信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)

近年來，檔案界人才隊(duì)伍建設(shè)由于受到原有基礎(chǔ)、總體環(huán)境、財(cái)政狀況和工作條件等限制，與其它行業(yè)相比，信息化人才緊缺，人才形勢十分嚴(yán)峻，主要問題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）信息化素養(yǎng)不夠。目前檔案隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。盡管檔案工作者或多或少地經(jīng)過了檔案信息化方面的培訓(xùn)，檔案信息化意識(shí)已大大加強(qiáng)，但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面十分欠缺。所以他們學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識(shí)不夠，獲取和運(yùn)用復(fù)雜信息能力差，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)手工收集、檢索，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作難以真正地全面展開。（2）信息技術(shù)人才嚴(yán)重不足。信息化建設(shè)需要有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的技術(shù)人才參與，但通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前檔案從業(yè)者中具有信息技術(shù)背景人員的比例還不到5%。因?yàn)闆]能擁有自己的技術(shù)人才，很多單位在開展與技術(shù)有關(guān)的信息化工作時(shí)，只能采用外包策略，在方案論證和工程設(shè)計(jì)過程中被邊緣化，對工程的進(jìn)度和效果缺乏必要的技術(shù)監(jiān)控，其結(jié)果是受制于人，影響到信息化整體效果。

2.對加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感

要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，就必須進(jìn)一步深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)的巨大推動(dòng)作用，增強(qiáng)我們加快檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫感和責(zé)任感，不等不靠，通過我們的努力，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)各方面的工作抓實(shí)、抓緊、抓好。同時(shí)，要加強(qiáng)對檔案人員的檔案管理新技術(shù)、新方法和新信息等基礎(chǔ)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，更新檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高我省檔案工作者的信息化整體水平。要轉(zhuǎn)變觀念，在努力提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力的同時(shí)，借助社會(huì)力量，從社會(huì)上聘請技術(shù)人才。

2.2設(shè)立專業(yè)的檔案信息化工作專門機(jī)構(gòu)

檔案工作的發(fā)展已經(jīng)走到了歷史的十字路口，檔案信息化工作對檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，如各地的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組或檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組等，這些機(jī)構(gòu)的設(shè)立在很大程度上促進(jìn)了各地檔案信息化工作的開展，但筆者認(rèn)為，僅靠這種非常設(shè)性的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是無法適應(yīng)檔案信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展要求的。檔案信息化應(yīng)該成為整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作體系的一個(gè)有機(jī)組成部分，因此也應(yīng)該與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、檔案法制等業(yè)務(wù)領(lǐng)域一樣有相應(yīng)的常設(shè)機(jī)構(gòu)來具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

2.3加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。檔案信息化必須建立在上述有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，才能保障信息化建設(shè)工作的有序和諧發(fā)展。因此檔案信息化建設(shè)必須加大制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的力度，有關(guān)部門應(yīng)加快研究，盡快出臺(tái)這方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。各檔案館室也應(yīng)結(jié)合本地區(qū)、本部門實(shí)際制定相應(yīng)的管理辦法和措施，遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的術(shù)語進(jìn)行規(guī)范整理。

結(jié)語

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，因此我們加快實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶碧云.論檔案信息化內(nèi)涵及其相互關(guān)系.檔案學(xué)通訊，2002，（6）.

[2]張青云.檔案信息化建設(shè)的問題與對策.蘭臺(tái)世界，2005，（9）.