與時俱進加強檔案的信息化建設

趙延民

[摘 要]檔案信息化建設是國家信息化建設重要的組成部分，信息技術和產業的高速發展，給檔案工作帶來了新的機遇和挑戰。為適應時代和社會發展，我們要加強檔案信息化建設，實現檔案管理的現代化，發展先進生產力和先進的文化，提高檔案信息服務，對進一步推動檔案信息化建設，具有一定的意義。

[關鍵詞]檔案；信息化；建設

前言

社會信息通信技術的飛速發展和廣泛應用，為檔案的科學保管和有效利用提供了前所未有的機遇。如何全面應用信息智能工具和現代信息技術，把館藏、室藏檔案信息揭示、開發出來，并實現檔案信息的接收、整理、存儲、利用等業務環節的信息化，成為事關新世紀檔案事業實現跨越式發展的關鍵問題。

1.檔案信息化建設中存在的問題

1.1思想認識不到位，重視程度不夠

一方面，傳統思想和畏難情緒嚴重，不懂現代科學知識和技術，又不愿去學，不愿去接觸。另一方面，對檔案信息化的了解不深不透，沒有充分認識到檔案信息化建設是大勢所趨，是時代要求，尤其是對其在社會信息化中的重要作用缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度。業務工作是信息化工作的基礎，沒有扎實、規范、標準的基礎工作，不認認真真地做好檔案的收集、整理、開發和利用工作，信息化工作則無從談起，也無異于空中樓閣。

1.2缺乏統一標準和規范，法律法規不完善

目前我國檔案工作的標準化、規范化的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準，這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

1.3缺乏信息化建設的人才基礎

近年來，檔案界人才隊伍建設由于受到原有基礎、總體環境、財政狀況和工作條件等限制，與其它行業相比，信息化人才緊缺，人才形勢十分嚴峻，主要問題表現在以下幾個方面：（1）信息化素養不夠。目前檔案隊伍的信息化素養遠不能適應檔案信息化發展的需要。盡管檔案工作者或多或少地經過了檔案信息化方面的培訓，檔案信息化意識已大大加強，但由于缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，在技術基礎和操作技能方面十分欠缺。所以他們學習創新意識不夠，獲取和運用復雜信息能力差，仍然習慣于傳統手工收集、檢索，導致檔案信息化建設工作難以真正地全面展開。（2）信息技術人才嚴重不足。信息化建設需要有計算機專業背景的技術人才參與，但通過調研發現，目前檔案從業者中具有信息技術背景人員的比例還不到5%。因為沒能擁有自己的技術人才，很多單位在開展與技術有關的信息化工作時，只能采用外包策略，在方案論證和工程設計過程中被邊緣化，對工程的進度和效果缺乏必要的技術監控，其結果是受制于人，影響到信息化整體效果。

2.對加強檔案信息化建設的幾點建議

2.1增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感

要加強檔案信息化建設，就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化建設對檔案事業的巨大推動作用，增強我們加快檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感，不等不靠，通過我們的努力，切實把檔案信息化建設各方面的工作抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對檔案人員的檔案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓，更新檔案干部隊伍的知識結構，提高我省檔案工作者的信息化整體水平。要轉變觀念，在努力提高檔案管理人員計算機和網絡應用能力的同時，借助社會力量，從社會上聘請技術人才。

2.2設立專業的檔案信息化工作專門機構

檔案工作的發展已經走到了歷史的十字路口，檔案信息化工作對檔案事業的持續發展提出了嚴峻的挑戰。目前，各級檔案機構都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設的領導機構，如各地的檔案信息化建設領導小組或檔案信息化項目建設領導小組等，這些機構的設立在很大程度上促進了各地檔案信息化工作的開展，但筆者認為，僅靠這種非常設性的領導機構是無法適應檔案信息化的長遠發展要求的。檔案信息化應該成為整個檔案業務工作體系的一個有機組成部分，因此也應該與業務指導、編研、檔案法制等業務領域一樣有相應的常設機構來具體負責此項工作。

2.3加強檔案信息標準化和規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。檔案信息化必須建立在上述有關標準規范的基礎上，才能保障信息化建設工作的有序和諧發展。因此檔案信息化建設必須加大制定標準規范的力度，有關部門應加快研究，盡快出臺這方面的標準規范。各檔案館室也應結合本地區、本部門實際制定相應的管理辦法和措施，遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準和規范的術語進行規范整理。

結語

信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展中發揮不可替代的作用，因此我們加快實現檔案的現代化管理進程，逐步實現檔案的信息化建設。

參考文獻：

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[2]張青云.檔案信息化建設的問題與對策.蘭臺世界，2005，（9）.