淺析網(wǎng)絡(luò)化背景下的電子檔案安全的維護

王莉

摘要：網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展使人類生活發(fā)生了巨大變化，它像一面雙刃劍給人們帶來了便捷的同時也帶來新的困難。新形勢下的電子檔案管理工作將面臨艱巨考驗，在全球網(wǎng)絡(luò)化的背景下建立健全、合理、嚴謹相關(guān)法律法規(guī)對維護電子檔案的安全與真實具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案，外部因素，載體， 風(fēng)險評估；

問題的提出：目前計算機廣泛應(yīng)用于辦公自動化與自動化工程設(shè)計，在此過程中產(chǎn)生了大量的CAD或公文電子文件，因此對電子文件和電子檔案的管理工作成為了檔案管理者的主要職責(zé)。如今電子文檔的廣泛使用的趨勢已經(jīng)變得勢不可擋。它不僅能夠快捷地傳遞交流信息，完善信息服務(wù)、縮小檔案保留空間、實現(xiàn)信息資源共享，同時也對檔案工作人員關(guān)于電子檔案的保護工作提出了更高的要求。以下的圖1為電子檔案的流程管理圖

圖1

一、電子檔案的保護問題

1、電子檔案及其潛在風(fēng)險

電子檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)的相比擁有許多自身優(yōu)勢，但是同時也不可避免其潛在的風(fēng)險。其中安全保密問題是最難于克服的問題，電子檔案是經(jīng)過數(shù)字電子計算機處理的檔案，因此它對現(xiàn)代的信息技術(shù)具有高度的依賴。而現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)安全問題成為了電子檔案保護安全的最大隱患，電子檔案的破壞問題部分是由于人為因素（如系統(tǒng)自身的漏洞導(dǎo)致的黑客對網(wǎng)站的入侵），同時電子檔案信息的安全除了人為因素外，自然因素也是導(dǎo)致電子檔案信息丟失和泄露的重要誘因，如（風(fēng)、雪、霉菌、一些不良化學(xué)反應(yīng)）

2、電子檔案信息的易變性

電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，電子文件是計算機中產(chǎn)生的文字、圖像、聲音。影像等多種形式等信息的集合體。電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，產(chǎn)生和讀取是以計算機為中介而實現(xiàn)的，同時對一些高科技設(shè)備和技術(shù)具有高度依賴性。電子文件在起草和處理階段其中最醒目的特點就是改動便捷。此外，電子檔案的內(nèi)容信息與載體之間具有可分離性，這是造成電子檔案在傳遞過程中或被更改到其他載體時被改動卻不被察覺的可能性。計算機內(nèi)部的儲存器磁盤具有可重寫性，例如儲存器的隨機讀寫功能，會使電子檔案內(nèi)部的信息發(fā)生增加、壓縮、涂改，這些都給電子檔案內(nèi)容的真實性與管理的保密性增加了工作的難度。

3、 電子檔案本身的不穩(wěn)定性

這里指的是電子檔案載體的不穩(wěn)定性，因為電子檔案大以軟硬磁盤、磁帶、光盤為中介，這些介質(zhì)與紙質(zhì)相對，更具有易變性。這種易變性還體現(xiàn)在常溫環(huán)境下。一旦載體的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，由于電子檔案與載體具有分離特性，從而電子檔案具有易變性，被改后卻留不下什么跡象；容易復(fù)制，而且復(fù)制件與初始件難于辨別；容易傳輸，而且多個用戶可以同時訪問同一文件；總而言之，載體的不穩(wěn)定性增加了工作人員對電子檔案安全管理工作的難度系數(shù)。

二、檔案保密工作面臨的新挑戰(zhàn)

1、保密領(lǐng)域的擴展

在全球化背景下，政治經(jīng)濟聯(lián)系日益密切，同時隨著對外開放不斷開展，經(jīng)濟、科技對外交流日益頻繁，經(jīng)濟、科技領(lǐng)域的保密工作越為突出。檔案的保密的工作范圍由過去保守的軍事政治寬展到如今的經(jīng)濟、科技、文化交流領(lǐng)域。保密工作的整體領(lǐng)域由簡單到復(fù)雜、由淺入深。

2、保密內(nèi)容日趨豐富

隨著電子文件、與檔案的出現(xiàn)，信息記錄的載體和傳輸途徑發(fā)生了巨大的變化，檔案保密工作內(nèi)容擴寬了，除了保護紙質(zhì)檔案，還需保證無形的電子檔案的信息安全。因此靜態(tài)管理與動態(tài)管理相結(jié)合貫穿于電子檔案信息的“收集—處理—傳遞”的全過程，既要做好單位的檔案保護工作，又要保證所處網(wǎng)絡(luò)的任何端口無懈可擊，倘若一個端口出現(xiàn)泄密，整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將有可能面臨癱瘓的危險。

3.保密工作難度系數(shù)加大

計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給人們帶來便利的同時，新的秘密泄露的途徑也不斷增加，黑客的攻擊竊密手段更加高明、竊取的途徑日益多樣化、速度變得效率化。網(wǎng)絡(luò)的快捷和距離的遙遠使其犯罪活動更加難于發(fā)覺和檢測。

三、電子檔案保密安全保障策略

1、“預(yù)防風(fēng)險”策略——預(yù)防為主

風(fēng)險評估是風(fēng)險管理工作最基本的依據(jù)。在電子保密工作中更要做到未雨綢繆，其中“預(yù)防為主”是指對將來不可預(yù)知的情況下引發(fā)問題的治理措施在檔子檔案安全管理過程中提前識別風(fēng)險并控制風(fēng)險。這種風(fēng)險意識順應(yīng)了新時期的潮流。同時既能夠保持警醒提前識別風(fēng)險，又能夠在未來常規(guī)風(fēng)險或非常規(guī)風(fēng)險一旦出現(xiàn)的情況下，最大化地降低損失。因此筆者認為電子檔案風(fēng)險評估是具有謀略的一種管理策略。它主要分三個階段即風(fēng)險識別—風(fēng)險評估—風(fēng)險控制階段。它同時也是電子檔案管理中最具全面周祥的體現(xiàn)。

2、 執(zhí)行嚴格的歸檔制度并建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)

首先在電子檔案歸檔時要進行全面認真的核查，需要檢查電子檔案的內(nèi)容是否完整，是否真實可靠；并說明相應(yīng)的機讀目錄、伺服軟件是否需要一起歸檔；歸檔的電子檔案是否正確反應(yīng)產(chǎn)品定型狀態(tài)的版本。其次，歸檔的電子檔案要使用光盤做為存儲介質(zhì)并對其進行嚴格安全的維護，使之處于只讀狀態(tài)。再次，建立一套嚴格的電子檔案記錄系統(tǒng)，可以在電子檔案進行整理或者軟件平臺發(fā)生變化的情況下，為每一份電子檔案建立必要的記錄，如記載文件的形成、管理和使用情況，用這些記錄來證實電子檔案的內(nèi)容真實性。

參考文獻

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