淺析檔案數字化建設

白靜

[摘 要]檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數字化建設則成了檔案信息化建設中一個重要的內容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此對檔案數字化建設進行研究具有十分重要的意義。

[關鍵詞]檔案；數字化；建設

21世紀隨著數字化信息時代的到來，數字技術已廣泛實施到各個領域之中，也成為一個國度知識經濟發展的重要標志和建設信息化社會的基礎。在數字化時代，隨著數字文件的大量產生，近年來，檔案數字化管理引起了國內學者的廣泛關注，數字化檔案將逐漸取代傳統以紙質檔案也是未來發展的主要趨勢，在一定程度上造成了檔案工作人員的觀念也發生了較大變化。當前，信息化社會格局已經形成，正確地判斷檔案工作發展形勢，牢牢把握檔案數字化建設這一刻不容緩的中心任務，利用目前大好的戰略機遇期，通過市場運作、政府扶持和挖掘自身潛在優勢來攻克難點、化解矛盾是檔案部門開創檔案工作新局面有效手段。

1、檔案數字化的含義

檔案數字化也就是檔案信息化，檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序的檔案信息庫。經過數字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件。

2、檔案數字化的特點

檔案數字化是通過現代技術對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數字化記錄，其特點主要表現在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數字化使用是以數字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態，才能識讀；（2）系統依賴性。檔案數字化管理需要借助計算機軟件系統，在計算機軟件系統與原系統不兼容的情況下，則需要進行系統調配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數字化建設的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。

3、對我國檔案數字化建設的分析

由于我國檔案數字化建設還處于試點階段，故在現階段，檔案數字化建設還存在不少問題：如技術上的問題、合作問題、數字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數字化建設過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數字化建設的可行性，結合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數字化建設才能健康發展。

3.1法律效力問題

電子檔案數字化是把紙質文檔轉換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數字化的可操作性。

3.2網絡基礎設施問題

要實現網絡化利用就需要一定的網絡基礎設施為前提，如局域網的建設、信息資源網站的建設等。而網站建設一般包括域名申請、服務器配置、網站規劃、網頁設計、系統配置、主頁發布、數據庫系統開發、網站宣傳等內容。所以網絡基礎設施的建設情況關系著能否把數字化檔案信息在網絡上發布。

3.3檔案數字化建設實施

檔案數字化建設是一項系統工程，任務艱巨而復雜，因此在建設過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內容：現狀分析、實施目標、實施要素和保障系統。為此，在制定檔案數字化建設實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數字化建設之前，應該進行調查研究，對本部門的現狀進行全面分析與把握；理制度方面的調查研究。硬件方面的調查研究，技術方面的調查研究，人才方面的調查研究。

3.4檔案所有權和檔案著作權確認

在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。因為，所有權與著作權是兩個不同的概念，擁有著作權而不一定具有所有權，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。

4、檔案數字化建設的主要目標

4.1完善檔案數字化管理體系

建立、完善檔案數字化建設工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩定。檔案數字化建設管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內的支撐體系。

4.2加強與信息管理部門的強強聯合

盡快將檔案數字化建設融入國家信息資源建設范疇。檔案數字化建設工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產業范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數字化建設推進過程中相互協調、互相促進已成為大勢所趨。

4.3豐富數字檔案的采集途徑

建立海量檔案信息資源庫，最終實現檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數字信息采集途徑，而且要輔助有關部門切實開展檔案數字化建設工作，生成巨大的數字檔案信息資源

5、結語

檔案數字化建設是一項復雜的、龐大的系統工程，也是一項長期的、艱巨的戰略任務。因此，對于檔案數字化建設理論的研究也是一個十分復雜的課題，所以，要從人員安全管理制度，文檔管理制度，系統運行環境安全管理制度，不斷建立健全管理制度體系，進而推進檔案數字化建設不斷趨于完善。

參考文獻：

[1]吳緒成.館藏檔案數字化實踐中的幾個問題[J].湖北檔案，2007（8）.

[2]梁兵.淺析檔案數字化與數字化檔案，信息管理[J].2003，5.