關于加強檔案資源開發利用的思考

馬鴻新

[摘 要]檔案管理部門在對檔案進行收集、保存和管理的最終目的是為現實工作服務，所以對檔案資源進行開發利用是檔案管理部門的重要使命，特別是在一些單位中擁有大量的檔案資料，由于其含有大量的信息資源，與實際工作具有密切的聯系，所以需要對這部分檔案進行不同方式和不同深度的深加工，從而為用戶提供優質的服務，使檔案信息資源的價值得到體現。

[關鍵詞]檔案；信息資源；開發利用

一、檔案信息資源開發與利用的方式

隨著人們對檔案的重視程度不斷提升，檔案信息資源開發利用的形式不斷增多。主要表現在以下幾個方面：

1、進行檔案編研。在檔案管理工作中，檔案人員通過原始檔案信息，從繁雜的信息中進行精心提煉，使其以出版物及內部參考等形式編撰成編研成果，這對于檔案利用者可以有效的節省時間，提高了利用效率，而且也使檔案的利用有效的體現出來，充分的體現了檔案保管工作的重要意義。

2、加強檔案室的服務功能。利用檔案室為使用者提供利用服務，這是檔案管理工作是最為傳統的工作方式，也是檔案部門最為基本的工作之一。

3、利用當前互聯網的便利性，來為使用者提供檔案信息。這是網絡普及以來檔案信息資源開發的新形式，也成為當前檔案服務方式的主要形式。

4、建立現行文件查詢利用中心。這是近幾年檔案部門在檔案開發利用方面的重要舉措，而且也受到社會各界的廣泛好評。

5、利用檔案展覽來加強對檔案的宣傳，以檔案原件或復印件為材料，利用展覽的形式將信息進行傳遞。

二、檔案信息開發利用工作中存在不足之處

1、編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象

由于編研成果自身要小于檔案原件信息，而且編研過程中編制人員的專業水平和素質高低也存在著差異，所以目前編研成果存在著信息的衰減已是特別普遍的問題。

2、檔案室在提供檔案信息的服務上，由于缺乏服務意識，所以在服務方式上存在著不科學的地方，導致服務效率低下，不利于查找及保存，特別是對檔案原件的安全性帶來較大的隱患。

3、網站雖然作為一種新興的檔案服務方式，但其實質是編研成果的另一種利用方式，無論是建立和后期的維護工作都屬于編研工作的利用形式。

4、文件查詢利用中心的時效性較差，因為從收集到利用需要一定的時間，所以對檔案部門現行文件的利用必然存在著滯后性。

三、加強檔案信息資源開發利用的具體建議

1、通過合作來加強檔案資源的開發利用

由于檔案開發人員存在著專業素質不高的問題，所以通過外引內聯來加強檔案的開發利用。同時還要使檔案工作與社會各方面加強聯系和溝通，使其更好的貼近于社會，采取獎勵的方法來調動檔案開發利用優秀的單位和個人開展檔案信息利用的積極性，從而使廣大檔案工作者積極的投身于檔案資源的開發利用工作中。

2、加快檔案數字化建設

檔案數字化建設工作是一項長期的系統性工作，所以為了使其能夠更好的提供網上服務，則需要建立健全數據庫數據質量控制體系，以數字的信息技術為基礎，通過向用戶提供檔案信息、檔案信息加工產品及咨詢等網上服務。同時在當前各類檔案網站廣泛建立的情況下，需要將檔案同站服務有效的開民起來，這將是一種新型的檔案利用方式，具有非常好的發展前景。另外，作為檔案管理部門，還南要充分的利用高校及科研院所的資源，使檔案網站更具廣泛性、交互性，為用戶提供更好的檔案信息服務。

3、結合政務信息公開工作

加大檔案開放力度隨著我國經濟、社會的快速發展.檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢。在繼續堅持開展現行文件閱覽中心工作同時，還要加大檔案的開放力度。分期分批向社會開放檔案信息。并同時公布開放檔案的目錄。要嚴格執行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案及時向整個社會開放。正確處理檔案開放與保密的工作.制定合理、科學的檔案開放、保密范圍。要正確把握好檔案開放、保密工作.檔案館的工作人員應當著重培養兩種能力，一是科學管理檔案的能力。二是閱讀和解析檔案文本的能力和習慣。我們應吸取國外檔案工作較為成熟的經驗，配備一定數額的高級職員專門負責解讀檔案文獻，為檔案開放工作服好務，把好關。

4、加強資源整合

計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現了檔案信息資源數字化，進而實現檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。在進行檔案信息資源數字化轉化的同時，應進行檔案信息資源整合。所謂檔案信息資源整合，就是圍繞特定的主題，對分散形式的檔案進行信息資源集中.以集中反映某一領域或對象的基本情況。檔案信息資源整合包含傳統式和數字式兩方面的整合內容。這種整合可以更加提高開發利用檔案信息資源的水平，并可為將來建立數字化檔案館打好基礎。

5、全面提高檔案人員的綜合素質

檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，擔負組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質。作為信息時代的檔案工作人員，要使自己成為一名“雜家”。

6、要加大檔案工作的服務創新力度

檔案部門要根據不同時期的工作重點，加強與其他行業的聯系，走出“孤獨”，了解各行各業對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。

四、結束語

檔案開發利用是一項系統的工程，需要我們堅持不懈的努力，所以需要全社會都加強對檔案工作的重視，從而積極調動各方面的積極因素，為檔案資源的開發利用創造一個良好的社會氛圍，使檔案信息得到活起來，為社會主義建設事業提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]孟麗君.提升檔案信息開發與利用服務能力方略淺議[J].黑龍江史志.2011（08）

[2]李海容.檔案信息資源的開發與利用[J].科技信息.2011（08）.