分析如何提高檔案管理的科學化水平

江沛鴻

[摘 要]檔案管理工作為適應時代要求，創(chuàng)新和變革在不斷的進行中，對檔案工作的從業(yè)人員有了新的要求，檔案工作者在不斷完善自身專業(yè)知識的同時，要掌握先進的計算機技術，并且能融會貫通，使其與檔案管理工作有機的結合，從根本上實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理工作從傳統(tǒng)紙張模式向科學化的信息模式轉變，為檔案事業(yè)的整體騰飛提供動力，更好的促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

[關鍵詞]檔案；管理；科學化

一、引言

科技帶動經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，使得社會信息化的步伐也不斷加快，各個企業(yè)為了適應時代的要求也都相繼變革，檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)信息化變革的過程中，勢必要隨之變革，檔案的信息化建設已經(jīng)成為企業(yè)的著重要建設的內容，是企業(yè)資源實現(xiàn)優(yōu)化配置的重要途徑，人事變動，人才儲備，科研記錄等都是檔案工作所包括的內容，這些信息雖然復雜，但卻十分重要。檔案工作信息化的實現(xiàn)，不但能將這樣復雜的工作分門別類的貯存起來，還能夠在需要時準確快速的被調取出來。提高檔案管理的效率和水平。

二、當前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案資料歸檔建設不全面，信息歸集的重心缺失。當前我國企業(yè)在檔案管理中，片面重視人員信息備案管理的現(xiàn)狀十分凸出，而對于企業(yè)的科研實驗管理、具有實用價值的會議及討論記錄等信息的歸檔十分不周。

2.企業(yè)檔案管理較為封閉，行業(yè)之間信息查詢難度較大，共享機制建設不完善。我國大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面還仍然采取的是較為傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息并不對外公開，僅企業(yè)內部人員才可以查詢，有的甚至僅限企業(yè)高層才能調，檔案信息基本上被當做高度機密保護起來，造成檔案信息難以及時有效地利用起來，難以實現(xiàn)資源的合理利用。

3.企業(yè)檔案管理方式落后，缺乏有效的創(chuàng)新。當前我國企業(yè)的檔案管理仍然采取較為傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，信息查詢十分不方便，并且企業(yè)內部的檔案管理往往是一種被動的信息服務，而非主動地去開發(fā)檔案潛在價值。在檔案管理過程中，其管理手段往往十分繁瑣，效率低下，既浪費時間又浪費管理資源，管理方式缺乏活力。

4.企業(yè)檔案管理人才缺乏，管理水平較低。當前企業(yè)的檔案管理人員有許多根本就沒有進行過系統(tǒng)的檔案知識學習，其管理觀念難以轉變，對現(xiàn)代檔案的價值認識不清。

三、提高檔案管理科學化水平的必要性

檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，它的工作內容和工作范圍很廣泛，檔案室和檔案館要完成各個類別檔案業(yè)務的歸類，記錄，標注以及儲藏等一系列的工作。使得資料再被需要時能夠盡量快速的進行查找并取出，傳統(tǒng)的紙質檔案管理時期，完成這一系列繁瑣的工作，需要浪費的人力和時力相對較多，因此，信息化的檔案管理對于檔案管理事業(yè)來說具有非常重大的歷史意義。運用科學的管理方法以及現(xiàn)代化的手段對檔案進行科學、有效的管理，使之能夠更好地為社會、為人類服務。我們通過新時代對檔案管理所提出的要求，來分析提高檔案管理科學化水平的必要性，這也是我們從大環(huán)發(fā)展的形式下來看待檔案管理水平的提高。主要的內容如下。

1.提高檔案管理的科學化水平是社會不斷進步

隨著人類管理理念的不斷上升以及人類管理方法的逐漸科學化，勢必會更加趨向于人類的需求，使人類能夠更加快速、準確、隨時隨地的使用檔案所附帶的信息價值。如果因為檔案管理水平的滯后性，從而影響了社會不斷進步的步伐，那是人們所不愿意看到的也是不允許發(fā)生的，所以說在確保社會不斷進步的情況下，我們非常有必要提高檔案管理的科學化水平。

2.提高檔案管理科學是檔案管理發(fā)展的必然要求

隨著人類在各個領域不斷取得新的成就和科學研究成果的不斷創(chuàng)新，檔案的類型和種類正在不斷的擴大與增多，這就為檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，特別是電子檔案的興起給檔案管理帶來了深度變革的必然要求。

四、提高檔案管理科學化的措施

1.合理規(guī)范檔案管理機制，為檔案管理保駕護航

在進行社會主義市場經(jīng)濟體制建設的過程中，要求檔案管理的機制必須要能夠適應社會生產關系與生產力的發(fā)展，上層建筑必須要能夠適應經(jīng)濟基礎的發(fā)展變革。管理工作者必須要遵循現(xiàn)代管理機制的相關原則，對檔案工作的發(fā)展進行科學的預測和計劃、最終實現(xiàn)檔案管理科學化的目標。

2.檔案管理工作要建立起規(guī)范的檔案管理機制

檔案管理工作要建立起規(guī)范的檔案管理機制就需要樹立依法建檔，要想檔案管理機制更加的規(guī)范合理，還應該將競爭激勵機制引入到高校檔案工作中。建立起合理規(guī)范的檔案管理機制，必須保證檔案收集的及時性與完整性。

3.實現(xiàn)管理技術信息化

檔案信息資源的建設，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化等各種信息技術來建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案信息存儲系統(tǒng)，它同時還是對已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。建立起檔案信息資源共享的信息技術支撐平臺，從而實現(xiàn)檔信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化與檔案信息資源的共享。

4.提升高校檔案管理人員素質

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質，對于提高檔案管理的科學化水平是十分重要。隨著社會的不斷發(fā)展，高校檔案工作越來越重要培養(yǎng)出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化和科學化已經(jīng)勢在必行。為了能夠讓檔案管理人員能夠適應檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，必須對他們進行相應的業(yè)務培訓與管理意識培訓。培訓必須要突出重點、抓好典范，通過相關的知識學習、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠適應檔案工作科學化的要求。

五、結語

目前，我國檔案管理事業(yè)的形勢非常嚴峻，科技化的新時期，各項事業(yè)之間的競爭日益激烈，掌握先進的科學技術，將其合理的利用在自身的專業(yè)領域，是一個企業(yè)成功的關鍵，因此，檔案事業(yè)想要立于競爭的不敗之地，就必須要進行管理體制的變革，在挑戰(zhàn)與機遇并存的情況下，我們應該在發(fā)揚傳統(tǒng)優(yōu)勢的基礎上，學習和借鑒國外先進的管理技術和經(jīng)驗，不斷的完善管理體制，從真正意義上實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的信息化，科技化。為社會經(jīng)濟騰飛做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]肖晨蓮.做好市政工程檔案管理服務社會穩(wěn)定發(fā)展[J].辦公室業(yè)務，2011.2.