基于PMBOK的方法談總監如何組織示范監理項目創建活動

劉曉明

摘 要：基于項目管理（PMBOK）的思想理念并結合江蘇省建設廳編制的《江蘇省項目監理機構工作評價標準》（以下簡稱《評價標準》）的實施實踐，來看項目總監如何組織示范監理項目創建活動。

關鍵詞：項目管理 示范監理項目 評價標準

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（a）-0243-01

1 啟動階段

1.1 組建項目部、確定組織分解結構（OBS）

一個配置合理、團隊合作的項目部是項目的核心，也是項目成功的保障。工程開工伊始，總監的首要任務是組建監理項目部，根據各個監理人員的專業特長、合理分工、明確崗位職責。監理部只有分工明確，監理人員各盡所能，才能充分地發揮每個監理人員的作用。

1.2 項目策劃/制作任務書

（1）明確目標：創建省示范監理項目。

（2）評價標準：《江蘇省項目監理機構工作評價標準》、建設工程監理規范、監理規劃、監理細則、監理合同、國家和地方制定的工程建設的法律、法規、規章、標準、規范和有關規定等文件。

（3）各階段計劃安排。

（4）實施過程中主要存在的有利因素和不利因素。

（5）實施過程中涉及到的利益干系人：客戶、政府部門、各參建單位、公司高管、項目經理及項目團隊成員等。

1.3 項目開工會

由總監組織牽頭、項目部所有成員參加，監理公司高層出席會議并進行“創建省示范監理項目”掛牌儀式，也可邀請政府主管部門、建設單位、施工單位等領導列席會議，大家就創建省示范監理項目的目標、計劃、管理方式等達成共識，團隊成員互相交流、統一思想、明確制度，營造一種良好的團隊氛圍。

2 規劃階段

2.1 識別風險、制定風險溝通計劃

（1）根據WBS并結合以往的項目經驗，一一列出創建省示范監理項目的重點、難道、不確定因素及其可能對創建活動造成的影響。例如，《江蘇省項目監理機構工作評價標準》里：單項評分表中用“黑體”標注的內容為重要評價項，此項內容有不符合要求的，則該單項評價為不合格；用“▲”號標注的內容，為次重要評價項，此項內容如不符合要求，該評價項內容為不合格。經統計，“黑體”標注的內容有16處，“▲”號標注的內容有33處，均為創建省示范項目的重點。

（2）制定風險響應及溝通計劃。針對以上列出的風險因素，計劃好與各有關單位的溝通，明確溝通的頻率、形式、組織者。其中與業主的溝通計劃最為重要，例如，監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、設計變更、原始管線資料等等，都必須在開工前由業主提供；平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和業主有關；對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持。

2.2 工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）

WBS通俗地講就是“大事化小”，對照《江蘇省項目監理機構工作評價標準》，將項目的目標按照一定的邏輯逐層分解或解釋為可執行的單個活動，分解的方法可以按照評價標準的順序進行分解，也可根據公司的統一規定做法進行分類和分解，分解后的最底層特征：任務清晰、彼此獨立、可設置清晰的責任人。將工作分解結構（WBS）與組織分解結構（OBS）相對應，設置責任矩陣（RAM）。

2.3 制定創建管理計劃

項目部所有成員都應參與計劃的制定和討論，包括工作分解結構計劃、風險識別及溝通計劃、人力資源計劃、質量保證計劃、質量控制計劃等。

3 實施、監控階段

3.1 實施

目前我國的監理范圍大都以施工階段為主。創建省示范項目的監理工作實施貫穿于工程監理的全過程中，工程施工階段的監理工作更是重點和難點，這也是《評價標準》里把C表必須優秀作為評價省示范監理項目的必要條件原因，因此，總監必須發揮帶頭作用，對施工現場各個分部、分項工程的原材料進場到檢查驗收，都要掌握和了解，和全體成員一起實施全方位、全過程、全天候的系統監理，采取重點控制與一般控制相結合、巡視檢查與旁站檢查相結合的方法，確保工程安全、質量、進度始終處于受控狀態。在做好施工現場監理的同時，監理部還必須重視對施工資料的監理。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起，細分目標，步步把關。

3.2 溝通

總監經監理公司法人授權后即相當于項目監理機構的項目經理，按照PMBOK的理念，項目經理是一個整合者，項目經理最本質的核心工作就是溝通、協調、整合管理，實現項目整體最優，所以項目經理至少有75%的時間是花在溝通上。總監應按照制定好的溝通計劃做好與各干系人的溝通，溝通方式有很多：口頭、書面（聯系單、通知單、月報、備忘錄）、開會、報告、回訪等，從中了解項目監理機構及總監在哪些方面的工作需要改進或加強。主動接觸業主及各參建單位人員，向其介紹和解釋項目監理機構的工作及其作為，交流看法和意見，求得對方的理解和支持。總監將這些情況在項目監理機構工作會議上及時通報，提出改進意見，并視情況找有關監理人員談話，及時改進監理工作，最大限度地消除對創建工作的影響。

3.3 監控

監控工作貫穿于項目全過程，總監是項目監理部的第一責任人，但并不意味著總監要做所有的事情。總監可依據《評價標準》定期對項目監理部進行檢查和問題整改落實，重點是做好閉合檢查。例如：工程施工已到基礎驗收階段，工程項目某單元的土建專業的監理日記中應有該單元的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎隱蔽工程報驗等事項；如期間內有召開工程例會、質量問題處理等事項也應有記錄。以這些記錄為依據，可再進一步檢查該監理人員負責的監理資料是否完整、及時、分類有序。

4 收尾階段

（1）整理好項目部所有監理資料的整理、歸檔，做好項目階段性或整體性結束的自查。（2）接受公司管理層的檢查，再整改，再接受檢查。（3）迎接省市建設行政主管部門的省示范檢查。（4）收集整理資料、做好行政歸檔。（5）項目部所有成員就創建活動進行經驗教訓總結，為下一個項目的創建打好基礎。

5 結語

綜上所述，要做好創建省示范監理項目的總監工作，應建立健全完善的創建監理組織機構，強化項目部全體成員的創建意識，建立有序、良好的溝通渠道，積極爭取領導及參建各方的配合支持，形成良好、積極的工作氛圍，重點做好施工階段的監理實施和監控，重視監理資料的管理。

參考文獻

[1] 項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第4版）[M].電子工業出版社，2013.endprint