中學檔案管理實踐中遇到的問題及對策

施蕓蕓

[摘 要]中學檔案工作是中學學校各項工作的一個組成部分，它不僅是中學開展各項活動的一個載體，真實記錄學校發展的歷程，更是貫穿學校教育教學管理工作各方面，是學校的信息之源。

[關鍵詞]中學；檔案；管理；問題

學校檔案是學校作為一個活動范圍，其兩大主體教師和學生分別從教育教學活動、學校管理、教學督導、教科研及其他工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值，可供查詢、利用、佐證的文字、圖表、照片、聲像等多種載體的歷史原始記錄。中學檔案工作是中學學校各項工作的一個組成部分，它不僅是中學開展各項活動的一個載體，真實記錄學校發展的歷程，更是貫穿學校教育教學管理工作各方面，是學校的信息之源。作為中學檔案管理員，在檔案的收集、分類、整理、歸檔的過程中遇到這樣那樣的問題，并不斷的思考如何通過專業知識技能解決這些問題，在不斷的努力嘗試碰壁中獲得了一些經驗。下面筆者結合自身的經歷，淺談一下自己實踐過程中遇到的幾個問題及解決的對策。

一、中學檔案管理實踐中遇到的幾個問題

1、中學檔案收集難，收集全更難

檔案收集是檔案整理工作的基礎，是學校重要信息資源的源頭，是保證檔案齊全完整，質量合格的第一個關口。所謂巧媳婦難為無米之炊，工作伊始就遇到了這樣的“無米之炊”，檔案資料收集不上來，更別談檔案資料的完備齊整了。學校根據職責任務劃分科室諸如有辦公室、教務處、藝術處等好多個部門，但很多部門不是很配合，主要表現在有檔案意識淡薄，覺得沒有必要設立檔案部門，更別提收集檔案；有傳統思想阻擾，對檔案工作的不理解，不愿意將部門資料收歸檔案室統一保管，只想放在科室供自己保管使用。也有愿意配合，但是毫無檔案常識，部門資料不甄別全部移交，不區分資料文件的價值，將檔案室當成一個堆放資料的庫房。種種表現如同攔路虎讓檔案收集工作舉步維艱，檔案工作陷入僵局，更別談豐富檔案室庫藏。

2、中學檔案利用率低

縱觀學校檔案資源，可以分為文書類檔案，其中包含黨群類檔案和校務類檔案；教學檔案，其中包含教師教學、科研、學生、學籍檔案；會計檔案；基建檔案；實物檔案等很多類。但是就筆者學校而言，利用比較多的就是學籍檔案。學籍檔案主要是用來記錄學生在校期間學習和生活的基本信息，由學校統一保管，能夠達到客觀反映學生在校期間的道德素質、人文素質和專業素質，也是學生獲得學歷的憑證。所以也決定了利用者的需求基本是學歷憑證、學習經歷的證明等。另外一部分主要是學校用于參加各類評估、評比、重大活動時資料的補充和論證，其中涉及比較多的是學校的榮譽資料和榮譽實物獎牌及相關照片。相對于檔案室檔案資源的庫藏，這些利用的只是很少的一部分，利用率比較低。

3、中學檔案管理工作缺乏特色

檔案管理工作有著一系列的流程，中學檔案管理也不例外，有檔案的收集、分類、整理、鑒定、保管、保護、統計、編研和利用。當筆者在檔案整理實踐中熟悉流程，熟練操作，漸漸地發現自己進入了一個檔案的怪圈，為了整理檔案而整理檔案。由于檔案工作本身的一些特征決定了檔案工作是要將耐心與細致沉淀到時間的長河中，與各種介質為伍，使得很多檔案工作者習慣了沉默，而漸漸思維也開始局限。就比如檔案信息化問題，時代的發展、科學的進步，信息的交流和傳播使得檔案的載體介質開始呈現多元化，除了紙質，照片、聲像等傳統媒介，現在更多的是電子檔案。電子檔案呈現的形式也多種多樣，不在局限在所謂的電子文字。為了更方便快捷的提供檔案的查詢和利用，現在很多紙質文件開始通過掃描或者拍照轉變成電子形式，原本是電子格式的有價值的文件直接以現有格式保存。檔案信息化工作繁重而漫長，使得很多時候工作很被動，為了信息化而信息化。另外學校檔案室館藏檔案雖然逐漸豐富，但缺乏有特色、代表學校形象或者有某個重要線索串聯的組成的檔案記憶，這也是檔案利用率的一個因素。

二、中學檔案管理中解決一些問題的策略

雖然以上遇到了中學檔案管理中幾個典型的問題，但是它們也并不是毫無關聯的。檔案的收集不全會影響檔案的利用，而檔案的利用低也會影響到檔案工作的創新問題，但這并不是全部，所以解決這些問題的對策還是值得探討一下的。

1.要強化檔案宣傳力度

很多人認為相比較檔案的制度建設、檔案的標準化建設等等而言，檔案的宣傳可有可無，因為它起到的作用微乎其微。而筆者之所以將強化檔案的宣傳力度作為第一個對策，是覺得檔案宣傳很重要，宣傳得好它能解決工作中很多問題，應該得到更多檔案工作者的重視。就拿檔案收集難的問題來說，之所以收集難那是由于很多人在意識形態中不了解檔案，不由自主地拒絕檔案。檔案的本質屬性原始記錄性，使得檔案記錄的是已經發生過的有價值的歷史，而從古至今就如同古董一樣越是價值高昂越是束之高閣，使得檔案雖然來源于人們的生活，卻始終與大家的生活保持一段距離，使得它在大多數人眼中依然是那么神秘，那么格格不入。而當我們實實在在的加大檔案的宣傳，解開檔案的不近人情的面沙，使得大家開始了解檔案，了解生活中工作的檔案的來源、特征、原則、用途等等，就會慢慢接受并認同檔案工作。知道檔案的收集是學校檔案工作起點和基礎，檔案的集中統一管理是檔案工作的原則核心，檔案的歸檔是有范圍的，不是所有文件資料都能成為檔案，通過收集工作，實行集中統一管理，才便于綜合開發檔案信息資源，便于檔案資源的充分利用，實現檔案資源共享。那么檔案的收集就會從被動開始變成了主動。

做好檔案的宣傳我們需要做到以下幾點：（一）、將檔案的宣傳列入到每個階段的檔案工作計劃當中，使檔案宣傳工作有計劃有步驟的進行。（二）、熟悉學校的館藏，挖掘檔案資源找出特點特色并通過創新檔案的利用形式擴大檔案的影響力，從而起到宣傳作用。三擴寬宣傳的渠道途徑。我們不局限在檔案宣傳月期間進行檔案工作的宣傳，而是要通過一切可能的途徑，在任何時候宣傳我們的檔案工作和檔案事業。比如結合學校愛國教育活動，比如通過學校的刊物，宣傳欄、論壇、校信通等，甚至可以通過特色活動或參與電臺、報紙、電視的宣傳而擴大檔案工作的影響度。

2.建立健全檔案收集網絡，進行嚴格考核

根據學校的實際情況，確定學校檔案的歸檔范圍。再根據學校機構設置和職能分工，建立健全檔案收集網絡，確定每個處室的檔案責任人，確保每個處室都有相應的兼職檔案人員負責本部門檔案文件材料的收集、積累和立卷歸檔工作。

在得到領導的工作支持下，充分利用學校的網站平臺，將檔案收集網絡工作在平臺上展示，讓處室檔案收集工作所有人有目共睹，既相互督促又相互競爭。對收集工作及時到位齊備完整考核優秀的給與加獎，對于拖拉催交不支持檔案工作的給與嚴格考核，將責任落實到人，使得認識到檔案的重要性。

3.拓寬檔案服務領域，提高檔案的利用率

學校檔案的服務利用是建立在學校館藏基礎上的，貧乏的館藏由于檔案資源單一，無法全面的滿足服務對象的利用需求，一旦他們的利用需要一次或者兩次得不到及時的滿足，他們的利用熱情會降低，很多應當得到利用或者能夠提供利用的檔案資源得不到及時的開發。所以首先我們要豐富學校檔案室的館藏，突破傳統的收集檔案的定式，通過多個渠道，多個途徑收集有價值、有內容、有特色的檔案資源。

時代的發展，科學的飛速進步使得信息化成為檔案管理事業發展的趨勢，它給檔案工作既注入了活動，同時對檔案管理工作提出了新的要求。一方面我們要改變檔案工作的手段，從傳統的手工操作過渡到使用現代化的高科技手段，提高檔案工作的工作效率；另一方面用現代化的管理手段提供利用，將檔案服務領取拓寬。學校的檔案管理員要將學校的信息資源分門別類，通過現代的信息渠道將它們提供給領導、老師、各個處室部門，提供快捷的查閱服務，提高檔案的利用率，使學校教職工更多地體驗到檔案資源的價值，促使他們更加積極在互動的配合學校檔案室做好檔案工作。

4.創新學校檔案管理，挖掘檔案特色資源

創新檔案工作觀念和服務行為。思想是行動的先導，檔案工作觀念就是檔案工作創新的先導。所謂檔案管理觀念的創新，就是既要實事求是的立足于學校檔案管理工作的現狀，正確分析當前工作的存在的不足和問題，又要解放思想更新觀念，培養獨立思考的能力，提高自己的檔案工作水平和認知，能夠觸類旁通地促進檔案工作的整體發展。創新檔案的服務行為，營造濃郁的檔案服務文化氛圍。首先學校檔案部門要擴展服務方式和服務領域，充分開發檔案資源，促使檔案室由封閉孤立的看管變成一個公開的服務窗口，檔案服務由被動式請求到主動式幫助。

檔案資源是一個不動不顯山露水的財富，要創新檔案管理工作，就要挖掘這樣的財富，讓它形成自己的特色，讓它熠熠生輝。作為學校檔案管理員要增加檔案信息的開發，主動介入學校的重大活動，跟蹤收集學校的檔案資料。平時多注重收集學校領導、教職工、處室部門、科研教育的需求，通過線索提前整合資源，形成一個個符合學校特色的資源庫。比如我們學校有藝術特色教育，近幾年一直屢獲成績，作為學校檔案管理員尤其注重這塊資源的跟蹤及時收集，并開發這些資源，獨立形成了有藝術教育歷史、藝術教育成就、藝術教育展示等特殊資源。

三、總結

中學檔案工作是學校檔案工作的重要組成部分，作為學校檔案工作的管理員，我們在做好檔案工作的同時，要發現問題及時解決問題，讓學校檔案管理的道路更加通暢。