基于高校基建檔案管理的進一步思考

章志勇

摘 要 作為高校檔案組成的重要部分之一，同高校的長期生存與發展有著密切聯系，不僅真實地記錄著高校從建校之初到現今的所有發展成就與眾多的寶貴經驗，還涉及到高校日常管理、教學與科研等眾多方面，記錄著高校發展的奮斗史，是高校精神的一種表達與傳承。而現階段，面臨數字化信息時代的發展，為高校基建檔案管理工作也帶來了一定的挑戰。文章闡述高校基建檔案的內容和意義，并對其在高校發展過程中的現狀進行分析，如何采用各種措施以做好高校基建檔案管理工作展開初步探討，以提高高校基建檔案管理水平。

關鍵詞 高校 基建檔案管理 現狀 措施

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A

Further Reflection on University Infrastructure File Management

ZHANG Zhiyong

（Asset and Logistics Management Department， Changshu Institute o Technology， Changshu， Jiangsu 215500）

Abstract As an important part of the composition of University Archives， with the long-term survival and development of universities are closely linked， not only a true record of the college from its early years to the development of today's all valuable experience with many achievements， but also to the daily management of universities many other aspects， teaching and research， a record of the history of struggle university development， is an expression of the spirit and heritage of the university. But at this stage， facing the development of the digital information age， file management for university infrastructure work has also brought some challenges. This article describes the content and meaning of the university infrastructure files， and analyze the current situation of universities in the development process， how to adopt various measures to do file management expand university infrastructure preliminary study in order to improve the level of university records management infrastructure.

Key words college; infrastructure file management; status; measures

1 高校基建檔案的內容和意義

高校基建檔案是指高等院校在基建管理和基建工程項目活動過程中直接而形成的，具有保存價值的文字、圖表以及聲像載體等材料，包含基建文件檔案材料、施工文件檔案材料以及竣工圖紙檔案材料。①

基建檔案在高校建設過程中占據著十分重要意義。首先，可以在高校建設中多次反復利用，因為基建檔案都是在工程的規劃、設計、施工、使用和維護過程中逐漸形成的。②而高校的各種建筑規劃、建設、管理、舊房改造以及新校區開發等都與基建檔案密不可分。一份完整的參考檔案，能夠有效地為高校在各種擴建中指引明確的方向，而基建檔案經過了施工的考驗以及實踐的檢驗，可以重復利用，不但可以加快工程的進度，還可以提高經濟效益和效率。其次，可以作為一種歷史憑證。因為高校基建檔案是在建校開始的文件、圖表、函件和記錄過程收集和整理而形成的。大部分的依據性文件能夠客觀記載了當時的歷史情況。基建檔案作為歷史憑證，對維護學校的權益和建設方面都顯得尤為重要。最后，具有增值的作用。對于基建檔案的有效利用，能夠在生產實踐過程中以及經濟活動中直接或者間接地起到增值的作用，因此，在工程的擴建、改造以及破壞恢復中科學合理地利用基建檔案，使其發生增值，具有重要的現實意義。

2 高校基建檔案管理的現狀

2.1 基建檔案管理規定和制度不完善

高校基建項目一般情況下要經過立項、招投標、設計、施工以及竣工等，在各種文件材料的形成時間長，再加上一些較為專業技術方面的材料，加大了基建檔案收集整理工作的難度。一方面，有些高校由于人員和經費的原因，沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網絡不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職的基建檔案管理人員，導致基建檔案的質量和安全得不到保障。③另一方面，有些高校在基建檔案管理中沒有制定嚴格的制度，導致檔案工作不實，管理人員只是敷衍了事，各種歸檔不齊全等都會對以后的基建檔案管理的完整性和準確性造成一定的影響。

2.2 基建檔案管理信息化程度不高

目前，大多數的高校基建檔案管理一直沿用著傳統的檔案管理手段，主要是采取紙質、膠片、音像等常規的載體進行歸檔，其工作的重點往往只是接收和保管。而落后的檔案管理方式，再加上高校對檔案的現代化、數字化建設的硬、軟件設備的投入過少，而現有的設施不完善、不配套等嚴重制約著檔案信息化的有效開展。然而基建檔案的建立是為了能夠有效進行各種檢索和查閱，但是大部分的高校基建檔案所提供的服務只是通過檢索查找出相對應的檔案原件，為使用者提供現場查閱和外借的復印。④可是，這種利用方式也存在一定的不足，比如原件外借如果發生遺失，是無法彌補的，因此，不能夠保證檔案的安全性，再者是如果頻繁地外借和使用原件，很容易導致原件的破損和污染以及褪色等，所以說傳統的管理方法已不能適應信息化社會發展的需要，如何加強基建檔案信息化的管理引起學校領導的高度重視，同時也是適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要。endprint

2.3 基建檔案管理意識不強，歸檔不規范

目前，部分高校基建部門以及領導對基建檔案管理工作的重要性認識程度不高，再加上“重質量、輕檔案”的思想，出現少配或不配備的基建管理人員，部分人員流動過于頻繁，甚至出現基建管理人員“在崗不負責，換崗不交接，人在資料在，人走資料滅”的現象。⑤嚴重影響到日常的歸檔工作。然而在實際的工作中，常常會出現部分工程項目資料的丟失，圖物不相符合，還有些資料往往會分散在監理人和業主技術人員的手中，導致歸檔文件的內容質量不高;其次，有些歸檔的文件，由于紙張大小不統一，紙質褪色嚴重，再加上過于頻繁的涂改，導致字跡模糊，影響了歸檔資料的質量。

3 加強高校基建檔案管理措施

3.1 創新高校基建檔案管理機制

機制的創新是檔案管理工作實現全面創新的關鍵所在，而檔案管理機制的創新又是檔案管理工作實現創新的關鍵與核心，因此，高校基建檔案管理工作要想跟上現代化的管理步伐，就必須對其檔案的管理方式進行創新，具體內容則是擴大高校基建檔案工作的范圍;深化基建檔案管理工作的內涵，即改變傳統單一檔案管理工作方式，并逐漸轉變為信息集中式的檔案管理。⑥加之基建檔案工作本身所具有的管理復雜性與服務性的特點，使其必須建立起一套完善的工作機制，從而為其實現創新管理提供必要的保證。為此，高等院校必須構建出一套與之相適應的創新激勵制度，如用人機制、獎勵機制與分配機制等，在日常的管理中，將個人創新內容納入到員工績效考核體系中，并將之同勞動報酬與晉職掛鉤，積極營造出一種鼓勵員工創新發展的氛圍與環境，最終從整體上推動高校基建檔案管理工作實現良性發展循環。同時，還必須采取各種有效措施以不斷加強對檔案管理人員的繼續教育與在職培訓工作，在保證檔案管理人員素質與能力提高的同時，從整體上提高基建檔案管理工作效率與質量，最終促使高校檔案管理朝著更加長遠的方向發展。

3.2 強化信息化建設以提升基建檔案管理的綜合水平

如今，社會已經進入了網絡化時代，幾乎所有的信息都能借助網絡實現快速傳播，因此，新時期，高校基建檔案管理工作的開展也須緊隨時代發展腳步，以進一步實現網絡化檔案管理，更新管理設備以逐步提升技術水平。當前，眾多高校在各項工作中都基本實現了網絡化管理，為此，其基建檔案管理也須與之相適應，實現數字化的改造，加之高校校園網的建成，更是為基建檔案管理的現代化建設提供了有利條件。所以在實際工作中，檔案管理員可通過借助各項多媒體技術來對基建檔案材料中的相關文字、圖表、聲像載體材料等信息實施數字化的處理，并生成電子檔案存儲到檔案信息數據庫中，最終實現檔案資源存儲電子化與搜索的網絡化。同時，依照“存量數字化”理念實現基建檔案的數字化發展，改變傳統紙質檔案載體，并對其實施數字化處理，進而將其納入到社會信息化系統中以充分發揮出檔案的真實作用，并遵循“增量電子化”的工作思路來做好檔案歸檔工作，進而對其規范化的管理，以確保基建檔案的完整性。

3.3 注重培養基建檔案管理工作隊伍素質

只有培養出一支具有高素質的高校基建檔案管理工作隊伍，以充分發揮出其人才資源優勢，才能為高校檔案管理工作提供必要的動力與活力，最終實現高校的的長期發展。首先，積極構建吸引與穩定人才的環境與保障機制。一支隊伍的建設前提條件就是人員的思想。因此，高校必須積極采取各種行之有效的措施與途徑以逐步改善基建檔案管理工作人員的辦公環境，從而為檔案管理人員提供一個良好的工作與學習的環境;而在晉職晉級與提撥人才方面，盡可能對檔案管理人員予以優先考慮，并為其個體的發展創造良好的條件，從而使高校的其他干部領導充分認識到基建檔案工作的重要性。其次，推進檔案人員知識的更新與業務的拓展。伴隨現代信息技術的不斷發展，各種新科技、新知識在檔案學領域中的應用也越來越廣泛了，而這時基建檔案人員知識與業務的更新與拓展就顯得很有必要了。因此，新時期，基建檔案人員在學習一些基本的檔案理論與業務知識的基礎上，還需主動學習財務管理、外語與文學等相關領域的知識，并切實地掌握網絡、計算機與辦公自動化等現代化的管理知識，提高自身的綜合素質。最后，重視兼職檔案人員隊伍的建設。在高校基建檔案工作中，兼職檔案隊伍作為主力軍，對落實各項檔案法規與具體的檔案管理工作有著重要的作用。⑦然而，由于有些部門對兼職檔案人員工作不重視，整個人員的流動性較大，從而使得檔案工作陷入了難收集、難保管、難歸檔的泥潭中，故要想提高高校基建檔案工作效率，就必須加大對兼職檔案人員的教育與培養工作，逐步完善崗位責任機制，引入競爭激勵機制，以穩定兼職檔案人員的責任性，從整體上提高檔案管理工作的水平。

4 結語

總而言之，高校基建檔案管理的信息化建設工作只有不斷進行創新，才能促使檔案工作更加適應時代的發展，并服務于社會，緊隨時代的發展腳步，以滿足社會主義市場體制的發展需求。同時，高校基建檔案管理部門，不論是在業務方面，還是管理方面，都需做到不斷地創新，做到“人有我優，人優我新”，最終實現高校檔案管理事業的可持續發展。

注釋

① 許碧瑜.淺析如何加強高校基建檔案管理[J].職業技術，2014（4）：98-98，99.

② 秦紅梅.加強高校基建檔案管理[J].檔案管理，2011（5）：83-84.

③ 秦紅梅.如何加強高校基建檔案管理[J].檔案管理，2011（4）：93-94.

④ 朱麗榮.對高校基建檔案管理的分析[J].辦公室業務，2013（11）：106.

⑤ 王浩.新形勢下高校基建檔案管理的思考[J].中華民居，2014（21）：167-167，168.

⑥ 秦奕.試論如何加強高校基建檔案管理[J].城建檔案，2013（1）：73-74.

⑦ 徐榮靖.高校基建檔案管理存在的問題分析與對策建議[J].蘭臺世界，2013（29）：73-74.endprint