關于檔案管理工作的幾點思考

張小云

摘 要：干部人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想、品德作風、任務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載。干部人事檔案工作是國家干部工作中不可缺少的一個重要組成部分，是為貫徹黨的干部路線，方針和政策服務的，是做好干部工作的條件之一。這項工作做的好與賴，將直接影響到干部工作的效率和質量。目前的檔案事業已經逐步走向了規范化、標準化的軌道，但由于很多因素的影響，致使檔案工作還存在很多問題，需要更好的探究、改進和提高。怎樣解決檔案管理中存在的問題，我談一點個人見解與意見，希望對檔案事業的發展有所裨益。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策；思考

1.檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案的重視程度不夠，檔案工作意識薄弱，檔案法制觀念弱

很長一段時間以來，部分領導干部對檔案工作的認識存在誤區，他們認為檔案工作就是抄啊寫啊，涉及保管的一項事務性工作，不是本單位的重要工作，也不會給單位帶來經濟效益，只要“守好攤”，不弄丟，不漏密，能對付查閱、調檔就夠了。有的單位的領導認為《檔案法》是一部軟法，它的約束力不強，與該部門的工作職能無關，只是有關檔案行政部門的事，對檔案和檔案管理工作一知半解，甚至全然不知《檔案法》，因此對檔案工作支持程度不夠，導致檔案管理存在一些問題。

1.2 檔案管理人員專業素質低，缺乏檔案管理的專業人才

當前，我們大部分單位已經有了一支穩定的檔案管理干部隊伍，可是這個隊伍的文化程度和專業素質都不夠高，絕大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱、轉遞等業務不太熟悉，還不能適應新時代開展檔案管理工作的需要，而且大多數管檔都是兼職檔案員，他們身兼多職，對檔案工作精力投入明顯不夠，只是完成了將材料放入檔案盒這樣的日常實務，沒有及時規范整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。而且有的單位換人很頻繁，有的交接不及時、不到位。其次一些歸入檔案的材料真實性存在質疑，有些材料收集不齊全，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.3 檔案費用投入不多，保管保護條件不好

因為受經費的限制，再加上有關領導重視不夠，造成有的單位管理硬件未配齊，由于辦公室用房緊張，導致沒有規范統一的庫房保存征管資料。有的檔案室不寬闊、陰暗潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多。影響檔案的整潔美觀。還有的在檔案室空的地方堆放別的雜物，不屬于專門檔案室，基本不具備檔案“六防”的要求，不利于檔案的存放保管。部分管檔單位沒有購置必備的切紙刀、規范的檔案夾，有的單位計算機及網絡技術管理檔案較少，采用手工收集、搜索，不但信息量太小，而且更不便于于檔案的收集、利用和開發。

1.4 檔案管理不規范

檔案資料裝訂不規范，或存在查找困難和材料丟失的現象。這些問題存在的原因主要有以下幾種：一是上級對檔案資料無統一的執行標準，只是按照工作需要來裝訂整理，也幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作。二是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。三是絕大多數案卷缺少卷內目錄。還有的是組卷類別混亂，沒按照檔案管理細則整理裝訂。

2.提高檔案管理工作效率的對策

2.1 獲取單位領導的重視， 穩定檔案干部隊伍.，加強檔案人員的責任感、事業心

只有得到領導的重視和支持，才能做好檔案管理工作。如何才能得到領導的信任和支持，我覺得應該強化檔案管理人員的職責。首先是愛崗敬業。檔案工作人員要熱愛本職工作，努力鉆研和學習業務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家內手，干一行愛一行，有了出色的工作業績，就會給領導留下良好的印象。其次是請示匯報。有的單位領導缺乏檔案意識，認為檔案管理工作與其他業務工作相比，有沒有都行，所以，檔案管理人員應經常向主管領導請示和匯報檔案工作，這樣就能引起領導的重視。檔案的許多工作尤其是基礎業務和制度建設，需要檔案人員很長時間的學習，逐步積累經驗。檔案干部的頻繁調動，就會影響到檔案工作的連續性，所以，必須做好檔案干部的穩定工作.還需加強檔案人員的事業心、責任感。對收集的檔案材料要要經過仔細的審核，把完整、準確、真實可靠的材料收入干部檔案，把好質量關。檔案工作是項細致入微的工作，必須杜絕粗心大意。

2.2 注意提高檔案管理人員的專業素質

在日益發展的新形勢下，在迅速發展的市場經濟中，要想做好檔案工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先要把好人才入口關，通過考試招聘一些懂得專業知識，有專業技術、技能的人才，來推動檔案事業發展，加速檔案科技進步。針對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，目前和今后很長一段時間內一項刻不容緩的工作任務就是加強現有人員的繼續教育。繼續教育的內容應根據各層次人員的情況，因人而異. 有的 需要學習基礎知識，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩定，又具有一定的文化知識，則需要補充一些新技術、新方法。檔案管理人員通過不斷的學習，豐富專業知識，還要對分類學、編目學、信息學等相關學科知識有一定的了解，對計算機及網絡科技能夠熟練操作、正確運用，同時要在傳統文化及文字提煉上多下功夫，不斷更新已有知識，開闊視野，優化管理知識，提高綜合文化素質，更好地適應檔案事業發展的需要。

2.3 要充分調動檔案管理人員工作的積極性

檔案工作是一項單調又枯燥的工作，如果工作人員有了熱情和積極性，就會在很大程度上提高工作效率和質量。檔案工作應當引進競爭激勵機制。實行物質和精神獎勵。對檔案工作開展不錯的單位和個人，要進行大張旗鼓地表彰和獎勵，將檔案管理狀況同精神文明創建、社會治安綜合治理等創建活動結合起來，符合相關條件的，提倡檔案管理人員職級高配，或授予相應榮譽稱號，以激勵檔案人員堅守平凡，創造非凡。還可以實行工作目標考核。確定合理的工作目標，并分階段對完成情況進行考核，檔案工作主管部門應每年初對年度工作任務加以分解，以責任書的形式進行簽訂，將工作目標完成狀況同各項業務工作同部署、同考核。從而激發每個人的工作活力，能夠最大限度地發揮個人潛力，激發檔案工作人員的工作熱情，使其走上科學化規范化的道路，使檔案工作出現開拓創新的新局面。

2.4 新時期檔案管理需創新，還要提升檔案人員的服務意識

檔案管理者要建立健全檔案管理模式，保證檔案的安全與高效。還要與時俱進，樹立新的科學發展觀，正確的掌握和應用現代科學的方法和理論，在新的領域中不斷的創新，使傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法完美結合，運用現代的網絡信息技術，來吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量。檔案工作管理工作人員還要增強服務意識，以“主動服務”作為工作的出發點。只有做到了明確服務的方向，端正服務的態度，提高服務的質量，才能充分發揮檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務。

總之，檔案管理是各種珍貴歷史資源得以保存的重要途徑，是一項功在當下，利在千秋的大事，隨著社會迅速發展，科學技術日新月異，使得檔案管理的發展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰。檔案人員應該建立與時代合拍的檔案意識，建立健全檔案管理的創新思維，開展創新實踐的理念，對檔案管理的現狀特點要求做到心中有數，端正思想，以積極的態度去創新去摸索，做到穩中有升，穩步前進，不斷地在這條道路上取得更優秀的成就。

參考文獻

[1]趙巍試，《論文書檔案管理的信息化》[J]

[2]郭金菊，《淺談文書檔案管理工作的研究》[J]