如何加強檔案的保管工作

楊文麗

摘 要：“保管”一詞在檔案學中有廣義與狹義之分。廣義上的保管就是指管理；狹義上的保管是指檔案管理工作的八項業務工作內容之一，即對已整理好并已經存入檔案庫房及其柜（架）中的檔案進行的日常維護和保護性管理工作。在筆者所寫的論文中所講的檔案保管是指狹義上的，即對檔案的日常維護與保護性管理工作。

關鍵詞：檔案；利用；保護

科學規范的檔案保管只有堅持與時俱進，才能適應新形勢需要，開創檔案管理工作的新局面。要做好檔案保管工作，就必須立足于我國現代管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案保管工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

1 檔案保管工作的內容

檔案保管工作是指根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全保護措施。保管工作的內容包括：

（一）檔案庫房管理。主要是指日常的檔案庫房管理工作。

（二）流動過程中的保護。主要是指檔案在利用過程中所采取的保護性制度和措施。

（三）保護檔案的專門措施。主要指采用專門的技術和方法對檔案進行保護，延長檔案的壽命。

2 檔案損毀的原因

（一）人為因素

人為因素包括人為原因的盜竊、篡改、縱火，有關工作人員的失誤，如失火、丟失、雨淋等以及搬運、利用過程中保護不力而造成檔案的磨損、污染、揉折、撕裂等方面。新中國成立以來，人為原因對檔案造成較大范圍的破壞，是在十年動亂時期，檔案材料先后三次遭受嚴重破壞：

一是1967年“文革”初期，搞所謂“銷毀黑材料”，搶燒了大量檔案材料；二是1968—1969年，機構撤并、干部下放期間，占房子、搶柜子、丟毀檔案，有的機關甚至片紙無存；三是年開展“批林批孔”運動期間“，四人幫”及其爪牙大搞“打砸搶”，造成了檔案材料的較大范圍的損毀。

十年動亂時期，不僅僅使我國的知識分子出現了斷層的現象，同時對許多寶貴的資料也造成了嚴重的損害，檔案資料的破壞是其中的一個方面。

（二）自然因素

自然因素包括兩個因素：

1、檔案制成材料的內因損毀。如紙張變質、字跡褪化等。

2、檔案保管條件的外因損毀。如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、有害氣體、有害生物、機械磨損以及地震、水災、雷電等自然災害因素。

檔案壽命的長短與檔案保管條件有著極為密切的關系。為了解決檔案長久保管與檔案“壽命”有限這一矛盾，檔案工作人員必須以高度的政治責任感，切實搞好檔案的保管工作。

（三）操作因素

由于計算機改變了我們的生活方式和工作方式，現在的工作中，有很多文件、資料、檔案是電子版的，由于工作人員的操作可能造成數據的丟失。所以對于檔案工作者一定要掌握現代的工作手段，與時俱進的掌握知識。

3 檔案保管工作的任務

維護檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務。

（一）防止檔案的損壞

檔案工作人員要了解和掌握檔案損壞的原因與規律，努力消除各種因素對檔案的不利影響，盡量降低檔案的損壞程度，防止和減少各種損壞檔案的不利因素。

（二）延長檔案的壽命

從根本上采取措施改善檔案的保管條件，提高檔案的復制與修復技術，盡可能地延長檔案的壽命。

（三）維護檔案的安全

一方面是在檔案的物質保管條件上（如庫房、柜架、卷皮、卷盒等）最大限度地保證檔案的安全；另一方面保證檔案內容和載體的安全，防止檔案丟失、被盜或泄密，確保檔案的安全完整。

4 檔案保管的基本要求

（一）以防為主，防治結合

“防”就是預防檔案損壞，無“病”先防，它是檔案保管的主導方面，是積極主動的治本辦法。“治”就是檔案一旦毀壞，要積極妥善地處置。“防”與“治”是互相促進、相輔相成的關系。

（二）加強重點，照顧一般

重點保護那些需要長久保管的檔案以及重點立檔單位的檔案，使這部分重點檔案既安全又延長壽命。對于一般性的檔案要適當兼顧。

（三）自力更生，勤儉節約

檔案保管必須具備一定的物質條件，要有一定的技術設備，特別是設立規范化的檔案庫房。但國家還不太富裕，不能抱著“等、靠、要”的被動思想，要本著自力更生、勤儉節約的精神辦事。

（四）立足長遠，保證當前

既不要片面地強調保護檔案而不考慮利用的方便，又不能只顧一時的利用方便而不顧及檔案的保護。保管工作既要立足長遠利用的需要，又要保證當前利用的方便。

5 檔案利用過程中的保護方法

檔案在使用過程中的保護制度，應當涉及檔案使用過程中所有與保護問題有關的基本問題和基本方面。它大體上包括兩個方面：

（一）檔案使用的登記與交接制度

檔案無論因何故被利用時，都必須對調卷、還卷及交接行為實行嚴格的登記交接手續。如檔案出庫、入庫的登記，借閱登記及交接清點等。

（二）檔案利用行為的管理與限制制度

這一制度涉及檔案利用行為的方式及所應注意防止的不良現象。如利用者不允許吸煙、喝水、吃食物等，不允許在檔案上勾畫、涂抹，未經允許不準擅自拍照、抄錄、復印，更不允許有撕損剪切等破壞性行為，利用者必須保證檔案的完好無損。對損毀檔案行為要按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規予以處罰。

1、量與順序的控制

檔案利用時，無論是內部使用還是外部利用，當所需檔案數量較大時，可按管理制度分批限量提供，且應要求利用者在使用過程中和交還檔案時，保持其實體秩序的排列順序，以免發生錯誤。

2、加強對利用行為的現場監督與檢查

凡外部利用，在利用現場均應配備檔案工作人員實行監督，隨時檢查利用者的利用行為，發現問題及時指出并予以糾正，將不良現象消滅在萌芽狀態。有條件的檔案館（室），尤其是面向社會提供利用的檔案館，應配備電視監控系統。

3、利用方式及利用場所的限制

檔案的利用方式以現場閱覽為基本方式。經允許的拍攝或復印工作原則上應由檔案館（室）工作人員承擔；檔案利用的場所應為集中式的閱覽中心，一般不為利用者安排單獨的利用房間，以免發生不測事件。

4、對重要檔案采取有效的保護性措施

對珍貴檔案，檔案館（室）應當實施重點保護：一是嚴格限制利用人次；二是盡量不提供檔案原件，只提供縮微件或復印件等；三是利用中要格外注意監護問題，必要時可以責成專人始終陪伴進行利用。檔案工作的根本目的是為社會各方面提供檔案信息服務。檔案館（室）應當正確處理管理與利用的關系，充分發揮檔案信息在物質文明、政治文明和精神文明建設中的作用。

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