新時期開展水利行業(yè)科技檔案管理工作芻議

趙鈺帝

摘 要：水利科技檔案的收集、整理和保存是水利科技管理中的基礎(chǔ)工作。結(jié)合多年水利科技檔案管理的工作經(jīng)驗，分析了現(xiàn)階段水利科技檔案管理中存在的問題和不足，提出重視科技檔案管理，檔案管理制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、信息化的措施，具有借鑒意義與啟示性。

關(guān)鍵詞：新時期；水利行業(yè)；科技檔案；管理工作

1 引言

水利科技檔案是在長期水利科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)中積累形成的科技文件材料，包括圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像等，充分反應(yīng)水利行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，具有較高的保存價值與參考意義，對同行業(yè)科研、生產(chǎn)、工程項目有借鑒性與繼承性，對水利行業(yè)發(fā)展更有推動作用。因此，做好水利科技檔案的管理工作，對提高檔案管理水平、推廣應(yīng)用科技成果、交流和改進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)、服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)，具有重要的作用與意義。

2 水利科技檔案管理現(xiàn)狀

1、認(rèn)識不足，忽視科技檔案管理的重要性

“重文書檔案、輕科技檔案”現(xiàn)象普遍存在于各行業(yè)中。造成這種現(xiàn)象的原因主要有以下兩點：

（1）管理層對科技檔案管理的不重視。在水利工程建設(shè)過程中，更多關(guān)注工程進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問題，存在重現(xiàn)場管理、輕內(nèi)業(yè)資料整編的現(xiàn)象，經(jīng)常在竣工驗收時才突擊整編資料。

（2）缺少檔案管理專業(yè)人才。檔案管理人員缺少水利專業(yè)知識，水利專業(yè)人員缺少檔案管理的技能，再加上認(rèn)識不足、專業(yè)技能較差等原因，使部分科技檔案資料短缺、不完善，使水利科技檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。

2、檔案管理制度不完善，檔案整理與保管不規(guī)范

（1）科技檔案管理未制度化。檔案管理制度可以約束檔案管理者的行為，規(guī)范檔案管理工作的流程，提高工作效率與工作質(zhì)量，而大多數(shù)單位的檔案管理制度卻并不完善。沒有健全的檔案管理組織機構(gòu)，沒有明確各管理者的職責(zé)，也會造成“踢皮球”的現(xiàn)象，降低檔案管理的工作效率、工作質(zhì)量。

（2）檔案資料收集整理工作不規(guī)范。由于資料收集、整理、歸檔、保管、移交沒有一套完整的規(guī)章制度，使日常工作行為不規(guī)范，收集、整編不及時，拖延、突擊補充檔案資料，極易造成檔案資料的遺漏。加之水利工程建設(shè)項目工期較長，檔案資料種類多、數(shù)量大，也會為檔案員的整理工作增加難度。

3、科技檔案利用率不高，未發(fā)揮其使用價值

水利工程項目在設(shè)計、施工、竣工過程中，會形成一系列的科技文件，反映該項目的全過程和研究成果，具有成套性。水利科技檔案能夠為行業(yè)發(fā)展提供參考與指導(dǎo)，然而，目前科技檔案的利用率較低，并沒有發(fā)揮出其指導(dǎo)作用，主要原因有以下三點：

（1）檔案未成套，資料遺漏，降低使用價值。水利科技檔案是根據(jù)項目的時間順序而編訂的，具有時間性、連續(xù)性、獨立性，每一階段生成的資料僅能反映本階段的研究成果。由于整編過程不規(guī)范造成的資料遺失，會使某一階段的研究成果缺項，破壞水利科技檔案的成套性，對科技檔案的再利用存在影響。

（2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，信息化管理不足，增加檔案查詢難度。檔案庫房作為收藏檔案的專門用房，有嚴(yán)格的建設(shè)要求。部分單位沒有獨立的科技檔案庫房，經(jīng)常會將其與文書檔案放在一起；有些庫房的建設(shè)不符合要求，則易導(dǎo)致檔案保存中受損。此外，大多數(shù)單位的科技檔案信息查詢系統(tǒng)不完善，僅能查詢案卷名目，有些甚至沒有查詢系統(tǒng)。這些問題都會降低科技檔案的利用率。

（3）缺乏科研成果交流，過度保密，不利于水利行業(yè)科技創(chuàng)新。科技檔案是科研活動、工程項目中形成的科技文件和研究成果，除供本單位利用外，必須與相關(guān)單位進(jìn)行交流或成果轉(zhuǎn)讓，發(fā)揮它的成果性和資料性。知識產(chǎn)權(quán)在現(xiàn)代科技發(fā)展中越來越受重視，水利工程項目涉及科研創(chuàng)新，水利知識產(chǎn)權(quán)保護也成為水利科技檔案不能隨意交流與轉(zhuǎn)讓的最大原因。

3 加強水利科技檔案管理的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，重視水利科技檔案管理

做好水利科技檔案管理，管理層負(fù)有重要責(zé)任，需要組織、監(jiān)督、管理好整個檔案整理過程，需要認(rèn)識到檔案管理的重要性；并且需要選擇選擇高素質(zhì)、專業(yè)技能強、學(xué)習(xí)能力強、責(zé)任心強的專業(yè)人員作為管理人員。檔案管理員同樣需要重視科技檔案整理，明確工作職能，提高專業(yè)素質(zhì)，認(rèn)真做好科技檔案的整理。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范、優(yōu)化檔案整理工作流程

根據(jù)《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定（水辦〔2010〕80號）》等要求，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，把科技檔案的形成、收集、整理、歸檔形成制度。成立檔案管理工作專職小組，由單位最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各科室主任為組員，并選派專業(yè)檔案管理員，明確各成員工作職能，規(guī)范檔案整理的工作流程，做到及時收集、及時整理、及時保存、不遺漏、不丟失。并適當(dāng)簡化、優(yōu)化檔案整理的步驟、減少工作量、提高工作效率。

3、做好培訓(xùn)工作，制定檔案管理人員績效考核制度

檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，決定著檔案事業(yè)發(fā)展的成效。為了適應(yīng)科技檔案信息化發(fā)展的要求，水利檔案管理人員既要掌握檔案管理的基本知識，還需要掌握一定的水利專業(yè)知識、計算機知識。單位需要定期組織檔案管理人員參加技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)科技檔案管理工作的新知識、新理論、新技能。此外，還應(yīng)建立科學(xué)、合理的績效考核辦法，對檔案管理人員的品德、能力、業(yè)績?nèi)矫孢M(jìn)行考評，促進(jìn)檔案管理人員提高綜合素質(zhì)。

4、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高信息化管理水平

科技檔案的存應(yīng)做到規(guī)范化、科學(xué)化。檔案庫房需要按照建設(shè)要求，注意安全、防潮、防火、防盜、防塵等方面。建立信息化管理查詢系統(tǒng)，設(shè)置瀏覽、修改權(quán)限，使檔案人員可以通過簡單的操作查詢文件內(nèi)容，快速進(jìn)行電子文檔的轉(zhuǎn)移、修改、刪除，又可以有效保密檔案，同時也可以保證在紙質(zhì)文檔受損失仍有完整的科技檔案。

5、加強科技檔案交流與利用，重視其現(xiàn)有價值和綜合效益

科技檔案受保密制度的約束，有些涉及國家層面的保密是必須的，有些涉及知識產(chǎn)權(quán)、專利的保密在一定程度上是可以進(jìn)行公開的，此外更多的是沒必要的保密。科技檔案的效益具有時間性，束之高閣的科技檔案，其現(xiàn)有價值在水利行業(yè)的快速發(fā)展中只能白白浪費。因此，對于這些本可以公開交流，卻被以扣上“保密”蓋子的科技檔案，該解密的還是需要解密。

4 小結(jié)

水利科技檔案是國家檔案資源的重要組成部分，真實記錄了科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)過程，為日后工程檢修、管理、維護、改擴建等方面提供重要依據(jù)，起到較大的參考作用。水利檔案管理者應(yīng)充分認(rèn)識其在水利工作中的重要性，完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，充分利用和發(fā)揮水利檔案的作用，提高水利檔案的信息化管理，更好地為水利事業(yè)服務(wù)。

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