新時期開展水利行業科技檔案管理工作芻議

趙鈺帝

摘 要：水利科技檔案的收集、整理和保存是水利科技管理中的基礎工作。結合多年水利科技檔案管理的工作經驗，分析了現階段水利科技檔案管理中存在的問題和不足，提出重視科技檔案管理，檔案管理制度化、規范化、專業化、信息化的措施，具有借鑒意義與啟示性。

關鍵詞：新時期；水利行業；科技檔案；管理工作

1 引言

水利科技檔案是在長期水利科學研究、生產運營、項目建設中積累形成的科技文件材料，包括圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像等，充分反應水利行業的發展進程，具有較高的保存價值與參考意義，對同行業科研、生產、工程項目有借鑒性與繼承性，對水利行業發展更有推動作用。因此，做好水利科技檔案的管理工作，對提高檔案管理水平、推廣應用科技成果、交流和改進生產技術、服務經濟建設，具有重要的作用與意義。

2 水利科技檔案管理現狀

1、認識不足，忽視科技檔案管理的重要性

“重文書檔案、輕科技檔案”現象普遍存在于各行業中。造成這種現象的原因主要有以下兩點：

（1）管理層對科技檔案管理的不重視。在水利工程建設過程中，更多關注工程進度、質量、資金等問題，存在重現場管理、輕內業資料整編的現象，經常在竣工驗收時才突擊整編資料。

（2）缺少檔案管理專業人才。檔案管理人員缺少水利專業知識，水利專業人員缺少檔案管理的技能，再加上認識不足、專業技能較差等原因，使部分科技檔案資料短缺、不完善，使水利科技檔案不能發揮其應有的使用價值。

2、檔案管理制度不完善，檔案整理與保管不規范

（1）科技檔案管理未制度化。檔案管理制度可以約束檔案管理者的行為，規范檔案管理工作的流程，提高工作效率與工作質量，而大多數單位的檔案管理制度卻并不完善。沒有健全的檔案管理組織機構，沒有明確各管理者的職責，也會造成“踢皮球”的現象，降低檔案管理的工作效率、工作質量。

（2）檔案資料收集整理工作不規范。由于資料收集、整理、歸檔、保管、移交沒有一套完整的規章制度，使日常工作行為不規范，收集、整編不及時，拖延、突擊補充檔案資料，極易造成檔案資料的遺漏。加之水利工程建設項目工期較長，檔案資料種類多、數量大，也會為檔案員的整理工作增加難度。

3、科技檔案利用率不高，未發揮其使用價值

水利工程項目在設計、施工、竣工過程中，會形成一系列的科技文件，反映該項目的全過程和研究成果，具有成套性。水利科技檔案能夠為行業發展提供參考與指導，然而，目前科技檔案的利用率較低，并沒有發揮出其指導作用，主要原因有以下三點：

（1）檔案未成套，資料遺漏，降低使用價值。水利科技檔案是根據項目的時間順序而編訂的，具有時間性、連續性、獨立性，每一階段生成的資料僅能反映本階段的研究成果。由于整編過程不規范造成的資料遺失，會使某一階段的研究成果缺項，破壞水利科技檔案的成套性，對科技檔案的再利用存在影響。

（2）基礎設施建設不完善，信息化管理不足，增加檔案查詢難度。檔案庫房作為收藏檔案的專門用房，有嚴格的建設要求。部分單位沒有獨立的科技檔案庫房，經常會將其與文書檔案放在一起；有些庫房的建設不符合要求，則易導致檔案保存中受損。此外，大多數單位的科技檔案信息查詢系統不完善，僅能查詢案卷名目，有些甚至沒有查詢系統。這些問題都會降低科技檔案的利用率。

（3）缺乏科研成果交流，過度保密，不利于水利行業科技創新?？萍紮n案是科研活動、工程項目中形成的科技文件和研究成果，除供本單位利用外，必須與相關單位進行交流或成果轉讓，發揮它的成果性和資料性。知識產權在現代科技發展中越來越受重視，水利工程項目涉及科研創新，水利知識產權保護也成為水利科技檔案不能隨意交流與轉讓的最大原因。

3 加強水利科技檔案管理的對策

1、轉變觀念，提高認識，重視水利科技檔案管理

做好水利科技檔案管理，管理層負有重要責任，需要組織、監督、管理好整個檔案整理過程，需要認識到檔案管理的重要性；并且需要選擇選擇高素質、專業技能強、學習能力強、責任心強的專業人員作為管理人員。檔案管理員同樣需要重視科技檔案整理，明確工作職能，提高專業素質，認真做好科技檔案的整理。

2、健全檔案管理制度，規范、優化檔案整理工作流程

根據《水利科學技術檔案管理規定（水辦〔2010〕80號）》等要求，建立健全的檔案管理規章制度，把科技檔案的形成、收集、整理、歸檔形成制度。成立檔案管理工作專職小組，由單位最高領導擔任組長，各科室主任為組員，并選派專業檔案管理員，明確各成員工作職能，規范檔案整理的工作流程，做到及時收集、及時整理、及時保存、不遺漏、不丟失。并適當簡化、優化檔案整理的步驟、減少工作量、提高工作效率。

3、做好培訓工作，制定檔案管理人員績效考核制度

檔案管理隊伍素質的高低，決定著檔案事業發展的成效。為了適應科技檔案信息化發展的要求，水利檔案管理人員既要掌握檔案管理的基本知識，還需要掌握一定的水利專業知識、計算機知識。單位需要定期組織檔案管理人員參加技術培訓，學習科技檔案管理工作的新知識、新理論、新技能。此外，還應建立科學、合理的績效考核辦法，對檔案管理人員的品德、能力、業績三方面進行考評，促進檔案管理人員提高綜合素質。

4、完善檔案基礎設施建設，提高信息化管理水平

科技檔案的存應做到規范化、科學化。檔案庫房需要按照建設要求，注意安全、防潮、防火、防盜、防塵等方面。建立信息化管理查詢系統，設置瀏覽、修改權限，使檔案人員可以通過簡單的操作查詢文件內容，快速進行電子文檔的轉移、修改、刪除，又可以有效保密檔案，同時也可以保證在紙質文檔受損失仍有完整的科技檔案。

5、加強科技檔案交流與利用，重視其現有價值和綜合效益

科技檔案受保密制度的約束，有些涉及國家層面的保密是必須的，有些涉及知識產權、專利的保密在一定程度上是可以進行公開的，此外更多的是沒必要的保密?？萍紮n案的效益具有時間性，束之高閣的科技檔案，其現有價值在水利行業的快速發展中只能白白浪費。因此，對于這些本可以公開交流，卻被以扣上“保密”蓋子的科技檔案，該解密的還是需要解密。

4 小結

水利科技檔案是國家檔案資源的重要組成部分，真實記錄了科研、生產、工程建設過程，為日后工程檢修、管理、維護、改擴建等方面提供重要依據，起到較大的參考作用。水利檔案管理者應充分認識其在水利工作中的重要性，完善檔案管理制度，規范檔案管理流程，充分利用和發揮水利檔案的作用，提高水利檔案的信息化管理，更好地為水利事業服務。

參考文獻

[1]李曉芳. 淺談如何做好水利工程建設項目檔案管理工作[J]. 經營管理者，2015，05：306.

[2]李可，李明，程文輝，劉惠娟，袁權紅，白曉卿. 水利水電工程施工階段科技檔案管理[J]. 云南水力發電，2012，06：37-39.

[3]笪艷. 淺談水利工程建設項目負責人在檔案管理工作中的作用[J]. 治淮，2015，04：53-54.

[4]朱鴻鈺. 水利水電科技檔案整理中存在的問題和對策[A]. 廣西檔案2010年第3期（總第99期）[C].：，2010：3

[5]李海峰. 水利工程檔案整理與保管方法淺析[J]. 山西水利，2015，10：51-52.