對檔案數字化加工過程質量控制探究

陳茜

摘 要：信息時代的計算機技術的快速發展，給檔案數字化建設提供了重要的技術基礎支持。本文將針對檔案數字化加工過程質量的控制進行闡述，從當前檔案數字化發展中出現的問題分析，并提出相應解決措施。希望能夠對檔案數字化建設提供一定的幫助。

關鍵詞：檔案數字化加工；質量控制；改進措施

隨著計算機技術與信息化浪潮的發展，各類檔案機構也開始向信息化管理轉變了，試圖結束信息技術的力量來進行檔案數字化管理，從而更好的進行檔案查詢、存儲與利用。就目前的檔案數字化發展現狀來說，各類檔案機構都處在摸索的階段，其中也有部分成功了，但是從檔案管理整體來說還是有所擔憂的。檔案數字化的質量對于檔案數字化的建設來說非常重要，質量的好壞將直接影響到檔案機構對檔案的資源管理、檔案利用情況，所以說，我們必須加強對檔案質量的管理。那么，怎樣才能夠在快速發展的檔案數字化中保證數字化的質量？如何提高數字化資源的利用也是我們所要面對的問題。

1 質量控制的內涵和意義

何為質量控制？其指的是人們為了確定實行的某一事物或者是服務能夠滿足規定的要求而必須進行的有計劃的系統活動，為了使“產品”達到質量標準所采取的一系列措施。檔案數字化建設過程當中檔案數字化的質量的好壞會直接影響到檔案信息的服務質量與檔案機構的整體形象。

在檔案數字化建設過程中采取質量控制能夠有效的為檔案數字化建設提供出一套具體的完整的管理計劃，從而進行規范性的操作，保證檔案的數字化加工中每一步都是科學嚴謹的。這樣對于提高檔案數字化加工的整體質量水平起到了重要的推動作用。

2 檔案數字化加工過程質量控制的重要性

2.1 檔案數字化質量的直接反映

檔案信息化建設工作情況可以說是通過數字化質量來反映出來的。在目前社會上，檔案工作并沒有得到很大的認同，因為檔案工作并不能夠直接給人民群眾帶來價值，所以檔案工作非常容易被人們誤解與忽視。如果說檔案的數字化質量再出現問題的化，那么在社會上必然會造成跟大的誤解，這對于檔案工作的打擊也會是非常沉重的。

2.2 直接影響到檔案數字化的建設

檔案數字化建設也可以說是信息化建設，檔案數字化建設就是通過信息技術來積累數字檔案資源。這也就對數字資源的質量有很高的要求了，如果因為數字資源的錯誤問題造成多次返工重新操作的化會對檔案數字化的建設進程帶來很大的阻礙，也會嚴重影響到檔案信息化的建設，最終影響到檔案信息資源的管理與利用。

3 檔案數字化加工過程質量控制存在的問題

3.1 發展過程不明確

檔案的數字化建設從一開始就是處于摸索階段，我們沒有足夠的經驗拿來借鑒。所以很多檔案機構在進行檔案數字化建設的工作當中很多步驟都沒有足夠的科學理論依據的。而檔案的數字化建設是在相應號召，倉促開展的一項工作，有著走一步是一部的被動思想。這樣一來，投資巨大，但是效果卻并不明顯，這對于檔案數字化的質量來說也是得不到保障的。

3.2 數字化信息缺乏挑選整理

多數檔案機構在進行檔案數字化建設的時候并沒有對信息資源做出評估，而是將原本的檔案資源全部數字化處理。在理論上來說，這樣整理出來的信息資源是比較多，但是從實際上來看確實會造成很多浪費的。原因是在檔案館中的信息資源儲藏量較大，有很多利用率非常之低的或者是需要銷毀的部分，如果沒有對資源進行整合挑選就直接錄入的化就會造成很大的浪費，大量資源的數字化會嚴重影響到檔案數字化的建設進程，這對于檔案信息的開發利用也是會造成阻礙的。

3.3 缺少控制，造成返工現象

檔案的數字化加工過程可以說是一項系統性的工作，每一步都息息相關，上下環節相扣，上一環節的輸出可能就是下一環節的輸入，每一環節的質量都是相互影響的。所以，建設環節數量越多，那么數字換建設的質量出現的問題可能性也就越大，需要進行控制的關鍵點也就越多，工作難度也就越大。在數字化的建設進程中，因為缺少控制所造成的質量問題比比皆是，如對檔案進行掃描的時候掃描質量就會影響到掃描圖片的處理質量，掃描不全或者是掃描不清晰就算經過經驗再豐富，技術再高超的人員也無能為力，最終只能是重新掃描。還有可能出現的問題就是檔案目錄庫的建設，目錄庫的建設對后續檔案查詢檢索來說是非常重要的，但是，現在很多檔案機構卻依然存在的數據目錄不全，信息不準確的情況。這對于檔案數字化信息來說會嚴重影響到檔案的查詢、共享與利用，如果進行返工，又會是一個很大的工程，也會帶來很大人力物力財力的損失。

4 檔案數字化過程質量控制的改進措施

將紙質檔案進行數字化加工主要分為以下幾個環節：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據連接、數據驗收以及數據備份等。在這幾個環節的工作當中，數據的質量從頭貫穿到尾，所以在以后的檔案工作中必須制定出一套合理可行的質量控制計劃，然后根據計劃一步一步開展工作，持續控制質量。

4.1 統籌安排，做好計劃

檔案數字化的加工使用的技術就是通過計算機與網絡技術的利用，對傳統紙質、聲像材料進行掃描、處理轉化為計算機可以識別的信息，在進行計算機錄入，之后存儲起來。信息數字化處理的原則就是為了讓人們能夠更加快速、方便、準確的找到需要的信息，從而進行利用。

數字化加工工作的順利進行首要步驟就是要做好前期的準備工作，從源頭開始對數字化加工質量進行把控。而這對計算機等設備的硬件和軟件都有一定要求，如掃描儀、相機設備，圖片處理軟件等。這些事實現質量控制的最基本要求。

4.2 加強質量意識，強化數據加工規范

對檔案數字化加工提出規范性加工對于檔案的數字化建設質量的提高具有十分關鍵的作用，它能夠從最基礎部分的工作開始按照國家標準化規范將數字化建設發展為有標準、有規范的方向上去，能夠有效保障檔案信息的數字化質量。

規范性加工必須滿足以下要求：數字化信息加工所按照的技術、格式以及工作標準都必須按照國家或者國際上的規定來執行，包括網絡上部分信息的整合，這樣一來就不會造成因為技術或者格式不同帶來無法轉化而造成的資源浪費了。另外，還要提高信息的存儲傳輸效率、可擴展性，這樣對于以后檔案信息的修改處理以及更新都會有很大的幫助。

4.3 建立并完善檔案數字化制度體系

為了更好的開展檔案數字化加工工作，除了進行規范化的開展以外還需要根據不同檔案機構以及數字化加工目標制定出適應工作開展的制度體系，可以從管理制度、業務規范、工作規章制度等角度出發。檔案的制度化體系制定需要我們從宏觀角度考慮問題，保證全員都能夠準守。

4.4 強化培訓，提高工作人員綜合素質

檔案數字化加工主要涉及到的技術主要有掃描、圖像處理、存儲、數據庫以及檔案基礎知識這些技術。這樣一來就對從事檔案工作的人員的綜合素質提出了一定的要求。工作人員的素質對于工作的開展有著非常大的影響。所以就要求檔案機構能夠加強對工作人員的培訓，使其能夠掌握相關的知識技能，這樣對以后的檔案工作的開展也是具有非常大的幫助的。

5 結語

檔案數字化加工工作是一項長期的工作，檔案機構必須加大對檔案數字化加工過程中的質量控制力度，切實每一步每一個環節都能夠將質量控制落實到位，這樣才能夠有效的保障檔案數字化建設工作的開展，從而為檔案信息的網絡化現代管理化發展打下堅持基礎。

參考文獻

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