醫院檔案管理的問題及對策

宋秀菊

摘 要：醫院檔案是醫院的一種無形資產，醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分。在評價醫院檔案管理現狀的基礎上，分析了存在的突出問題。并就如何加強醫院檔案管理展開討論提出對策。

關鍵詞：檔案；管理；問題及對策

醫院檔案是醫院的一種無形資產，醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分〔1〕。醫院檔案管理者應在全面了解醫院發展動態及檔案管理現狀的基礎上，針對醫院管理中出現的問題進行分析，促使醫院檔案管理不斷良性發展。

1 醫院檔案管理的現狀及存在的問題

1.1 對檔案管理的重要性認識不足，檔案資源利用率低下

在實際工作中，醫院的管理重點是醫療業務質量，各級醫院領導普遍存在僅重視醫療業務技術的發展，相應忽視了檔案工作在醫院管理中的重要作用。另外，檔案管理者“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統觀念，以及封閉、被動、單一的思想意識，使得醫院檔案管理工作處于停滯不前、水平偏低的狀態，影響了醫院檔案資源開發利用工作的深入開展〔2〕，造成檔案利用率低下。

1.2 檔案管理機制不完善，管理分散效率低

現階段，醫院檔案管理最為明顯的問題便是機制不完善，對檔案的管理分散，管理效率低下。醫院所設檔案室一般更多地充當著保管員角色，不具備管理職能。檔案室著重負責收集醫院職能部門形成的各類檔案，而醫療設備、病案及各種檢查影像類檔案均由各個業務科室自行管理，形成醫院內各科室檔案類別之間相互分割、各自為政的封閉狀態。加上各個科室內部沒有配備檔案員，在檔案質量控制方面得不到保障，導致檔案收集不全面、整理不規范，部分資料缺失嚴重。

1.3 檔案管理信息化程度低，管理手段落后

近年來，隨著科學技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院檔案工作也由此迎來存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的時代。以現代手段改造傳統檔案方式成為新時期檔案管理者必須直面應對的一個重大問題。目前，仍有大部分醫院檔案管理者習慣于老辦法，對于檔案管理僅停留在紙質檔案的收藏、保管、查閱等水平，這樣的管理不僅對于人力物力是很大的消耗，而且對辦公資源和辦公空間的利用也是一種浪費，極大地制約了檔案信息化建設的發展，不利于檔案的收集、利用和開發。

1.4 檔案管理人員素質不高，管理不規范

醫院通常更注重對醫療技術人員業務素質的提高和培養，對檔案管理人員的專業知識培訓極少。而且大部分醫院的檔案管理者是從醫療業務崗位上因年齡偏大轉崗而來，還有的是兼職做檔案工作，除了對于檔案工作熱情不高之外，普遍地知識面偏窄、學歷偏低，對于現行新興檔案管理技術操作不熟，觀念不新，無法滿足現代化建設中檔案管理崗位要求，更談不上為醫院檔案管理的創新和利用做出貢獻。

2 加強醫院檔案管理的對策

2.1 領導重視，層級監督，重建組織管理體系

領導重視是搞好檔案管理的前提。醫院領導要把檔案管理與醫療業務發展同規劃、同部署，在檔案基礎工作、庫房建設、資金保障等方面給予大力支持。同時，重建院、科、室三級檔案組織管理體系，確保各類檔案的建檔工作落到實處。首先，成立檔案質量考核組，每月對全院各個門類的檔案監督檢查、統一考核。其次，成立檔案管理科獨立行使管理職能，將醫院所有檔案集中管理，最大程度地確保醫院檔案的真實、完整、規范。最后，每個科室配備一名兼職檔案管理員，負責收集保管以及按時向檔案管理科轉交科內檔案。

2.2 健全制度，明確職責，拓展檔案歸檔范圍

健全的、規范化的檔案制度是檔案管理人員工作的有效依據。醫院要根據《檔案法》《檔案工作條例》等相關要求，結合醫院實際情況，制定檔案收集整理、保管利用、應急處置等系列工作制度，逐步建成覆蓋醫院檔案收、管、用全過程的檔案管理制度體系，做到明確職責、規范操作，確保醫院檔案工作向精細化方向發展。同時，不斷擴大檔案的收集范圍，做到應收盡收、應藏盡藏。如醫院經營管理辦法、新技術新項目的開展及特大手術影像等重要資料均納入檔案歸檔范圍，真正讓檔案成為完整記錄醫院發展歷史的重要佐證。

2.3 轉變觀念，創新手段，實現檔案管理信息化

醫院檔案信息數字化是一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地方的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享〔3〕。醫院要積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，在確保醫院內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖像類檔案資料的紙質化與數字化并存。建立醫院電子文件中心或備份文件中心，把電子檔案信息資源完全整合到醫院檔案管理科，為領導決策和醫院職工提供可利用的電子檔案信息資源，實現檔案工作由封閉式管理向開門式服務轉變，真正把死檔案變成活信息，使檔案工作更加符合時代發展潮流，滿足醫院發展需要。

2.4 重視人才，提高素質，優化檔案管理隊伍

檔案管理最重要的是要有一支素質過硬、業務精湛的專業化管理隊伍。醫院要通過內部培養、外部引進等方式，大力開展檔案隊伍的培訓輪訓工作，強化檔案隊伍建設，優先吸納檔案專業畢業生，嚴格限制兼職人員。采取“走出去”與“請進來”并重的方針加快檔案信息交流，促進檔案人員不斷開拓視野、提升境界，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

3 結語

醫院檔案是醫院發展的重要借鑒和前瞻性資源。在新時期醫改過程中，醫院檔案管理必須與時俱進，提高技能，不斷改進工作方式和工作理念，努力獲得最大化經濟效益及社會效益，從而推動醫院管理全面健康發展。

參考文獻

[1]楊琳，馮瑞娟，陳石，等. 充分發揮檔案管理在醫院建設中的作用[J]. 中華醫院管理雜志，2001，17（10） ：638-639

[2]董毓貴.醫院綜合檔案管理的現狀及對策[J]. 江蘇衛生事業管理，2009， 20（6）：70-71

[3]郝培來.三級醫院檔案管理創新研究[J].中國醫院管理， 2010，30（12）：62-63