淺析如何做好新時期人事檔案管理工作

曹冰

摘 要：人事檔案是人力資源管理與開發的重要依據，也是反映個人成長歷史的重要憑證。隨著社會的快速發展，人事檔案在人事管理中發揮著越來越重要的作用。本文通過闡述人事檔案管理的重要性以及管理現狀，分析存在的問題，并探討解決對策，以期進一步提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案；管理現狀；解決對策

隨著市場經濟的快速發展，企業競爭日趨激烈，而企業間的競爭歸根結底是人才與技術層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強的競爭力，這使更多的企業單位越來越重視人力資源管理工作。人事檔案管理屬于人力資源管理中的重要組成部分。它為企業評價人才提供了有效的依據，也是對人才進行相應管理與待遇提供的重要憑借措施與手段。因此，人事檔案管理無論是對企業還是對個人均有著非常重要的意義。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案屬于社會公共信息中十分重要的一個組成部分。它能夠證實個人的學歷、經歷、技術職稱、社會關系以及獎懲情況等。從人力資源開發與管理的角度來看，人事檔案在個人求職與企業求才時發揮著重要的作用，能夠提供很多真實、全面的原始資料。對于個人來說，人事檔案也非常重要，能夠反映出個人不同時期的人生軌跡，因此，也是個人學習經歷與工作經歷的重要憑證[1]。此外，人事檔案管理部門可據此為職工提供下列服務：（1）提供婚姻狀況證明；（2）辦理護照或港澳通行證的政審手續；（3）為職工代辦申報職稱；（4）為職工代繳相關養老保險、失業保險以及大病醫療統籌，工資調整等；（5）為流動人員提供身份認定與辦理社會保險。

2 人事檔案管理現狀

隨著社會的發展，人事檔案管理工作得到了一定的發展，不少單位已實現了檔案管理信息化，極大節省了人力與物力。相對于私企來說，行政機關事業單位對人事檔案普遍較為重視，因此，人事檔案管理也更為規范。不僅對人事檔案管理員的綜合素質進行了嚴格把關，而且還建有專門的檔案管理人員的相關檔案。很多私企由于不具備人事檔案管理資格，加上對這項工作不重視，人員流動頻繁，斷檔問題比較嚴重。

3 人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視

部分企業領導更看重經濟效益，將人事檔案管理當作事務性工作。在他們看來，這是一項附屬工作，只要做到檔案不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。在這種錯誤意識的影響下，不少企業都不重視人事檔案管理工作，導致檔案工作無計劃、無安排，缺乏經費、人員方面的保障。有的單位直接將一個簡陋的辦公室作為檔案室，室內保管條件差，檔案霉變、返潮、蟲蛀等問題時有出現，極大影響到檔案的完整性。

（二）管理制度有待進一步完善

當前，很多人事檔案管理部門仍是將《人事檔案材料收集歸檔規定》作為工作的主要依據。但在工作實踐中未根據自身實際制定相應的管理細則，導致制度執行力差。部分單位即使出臺了相關配套措施與管理細則，但卻沒有認真執行。這導致人事檔案管理工作缺乏相應的力度，具體表現為收集歸檔資料不完整、不真實；收集歸檔工作被動、不及時；一些人事檔案材料在內容與形式上雷同度較高，無法準確客觀地反映出個人的真實情況[2]。

（三）檔案管理人員業務水平偏低，管理方式滯后

很多單位未配備專職的人事檔案人員，往往是采用兼職的方法來應付。兼職管理人員工作變動頻繁，加上未接受過專門的業務培訓，導致檔案管理水平偏低。他們既不熟悉檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，也對檔案管理缺乏足夠的重視。另外，他們很多都身兼數職，對檔案工作投入的精力也十分有限，直接制約了檔案管理水平的提高。目前，檔案管理方式也比較滯后，仍以手工方式調閱檔案。檔案被反復調用后，加上陽光多次照射后容易使紙張變黃變脆，字跡模糊，從而降低了檔案的完整性與安全性。

4 加強人事檔案管理，提高檔案管理水平

（一）增強檔案管理意識，完善檔案管理硬件設施

企業領導必須充分認識到人事檔案管理在企業發展中所發揮出的積極作用，將其擺在重要的位置上。同時，將其融入到企業文化中，利用各種有效的宣傳手段在企業內部宣傳人事檔案的重要性，讓廣大干部職工了解到人事檔案對個人、對企業有哪些意義，人事檔案管理的主要方法，使其主動配合好人事檔案管理工作。另外，企業還應重視檔案硬件設施的建設，加大資金投入，建立專門的人事檔案管理庫房，配備鐵質檔案柜，并做到庫房、辦公室、閱檔室分開。同時，庫房內必須配備消防設施、空調、防潮設備，做好防火、防潮、防高溫、放光、防蟲、防盜等工作。

（二）建立健全人事檔案管理制度

隨著我國人事制度改革的日益深化，對人事檔案管理工作提出了新要求、新目標。因此，企業必須強化檔案管理意識，并重視相關制度建設，實現人事檔案管理的規范化、合理化。首先，根據《檔案法》、《干部檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等檔案管理制度，并結合企業自身實際情況出臺人事檔案管理的相關配套制度以及實施細則，完善查（借）閱制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、補充材料制度、保管保密制度等[3]。同時，要明確崗位職責，實現責任追究制，確保各項制度得到嚴格執行，從而使人事檔案管理工作有章可循、有法可依。

（三）加強人事檔案隊伍建設，提高管理水平

檔案隊伍必須從兼職型向專業型轉變，要安排作風好、責任心強、專業水平高的人員從事人事檔案管理工作。定期進行專業培訓，系統學習檔案管理理論知識與操作技能、計算機操作技能等，以更好地適應檔案信息化管理的需要。同時，還要經常學習關于檔案的相關法律法規，增強檔案法制意識。可為檔案員提供繼續深造的機會，為企業培養更多專業型檔案人才。另外，要改善檔案員的工作環境與薪資待遇，為招攬人才、留住人才打好基礎。采用激勵機制，并大力宣傳先進典型，充分調動檔案人員的工作積極性。

（四）加快人事檔案信息化建設，實現檔案管理信息化

隨著網絡信息時代的到來，傳統的人工管理模式早已無法滿足人事檔案管理的要求。因此，必須加快人事檔案管理電子化的進程，配備計算機、管理軟件，建立健全人事信息數據庫等，實現人事檔案的電子化與無紙化。同時，依托辦公自動化網絡系統，為有關部門與個人提供人事檔案信息服務。

（五）提高對人事檔案材料的利用率

在做好人事檔案管理的同時，企業還要增強服務意識，提高對檔案資源的利用效率，使其發揮出更多的效用。首先，必須將檔案利用的工作理念貫穿到檔案管理的整個過程中，從而為檔案利用工作做好鋪墊。其次，對人事檔案材料中涉及到的重要內容要有選擇性的保留，并對某些內容進行相應的補充。根據“準確、適度、保密”的檔案查閱三原則要求，為相關部門與個人提供多元化的檔案利用服務。合理公開部分人事檔案，為企業管理層選擇更多優秀人才提供參考依據，也滿足了個人的知情權。同時，在人事檔案管理信息化與網絡化的進程中，還應加強對人事檔案資源的異地共享。對擁有檔案保管權利的部門賦予相應權限，允許其通過網絡查閱相關檔案資料，而不具有權限的單位則無法查閱資料。此外，還應逐步建立人事檔案信息化管理標準，實現對人事檔案信息保存、交換、傳遞的標準化管理。

參考文獻

[1]陳亞蘭.試論人事檔案管理工作的重要性[J].中國市場，2012，35（14）：169-170.

[2]李 琪.人事檔案管理的現狀及優化路徑[J].經濟研究導刊，2012，19（36）：209-210.

[3]王 非，耿環宇.試論如何做好人事檔案管理工作[J].活力，2011，24（11）：132-132.